2014年第1季度病案回收不及時(shí)原因分析及對(duì)策

摘要：目的 探討醫(yī)院回收不及時(shí)原因及管理對(duì)策。方法 分析2012年第一季度醫(yī)院不同科室病案回收率。結(jié)果 2013年一季度共出院15924例，2d內(nèi)回收病歷12906份（81.05%），3d內(nèi)病歷回收15565份（97.75%），均明顯低于2012版實(shí)施細(xì)則要求的2d內(nèi)病歷回收≥95%、7d內(nèi)病歷回收100%的要求。結(jié)論 醫(yī)院病案回收不及時(shí)的原因很多，應(yīng)完善病案回收制度及流程、嚴(yán)格執(zhí)行催繳制度、做好人員上的安排、強(qiáng)化病案人員的責(zé)任心。

關(guān)鍵詞：病案回收；原因分析；對(duì)策病案的按時(shí)歸檔是醫(yī)院各類報(bào)表的上報(bào)、病案數(shù)字化儲(chǔ)存、臨床醫(yī)生的查閱、患者的復(fù)印等工作順利進(jìn)行的基本保障。同時(shí)上級(jí)行政部門對(duì)于醫(yī)院數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)生成時(shí)間上又有著嚴(yán)格和明確的即時(shí)生成要求。24h回收在醫(yī)院的各種專項(xiàng)檢查中都是硬指標(biāo)[1]，分析病案回收現(xiàn)狀，查找原因并提出對(duì)策與建議，對(duì)于提高醫(yī)院基礎(chǔ)醫(yī)療質(zhì)量及管理能力有十分積極的間義。

1 一般資料

資料來源于我院病案室2012年第一季度內(nèi)科、外科、兒科、婦產(chǎn)科、五管科、中醫(yī)科等不同科室病歷回收登記本15924份。結(jié)合衛(wèi)生部《二級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)（2012年版）實(shí)施細(xì)則》規(guī)定，分別統(tǒng)計(jì)2d回收率、7d回收率。

2 結(jié)果

2013年一季度共出院15924例，2d內(nèi)回收病歷12906份（81.05%），3d內(nèi)病歷回收15565份（97.75%），均明顯低于2012版實(shí)施細(xì)則要求的2d內(nèi)病歷回收≥95%、7日內(nèi)病歷回收100%的要求，而對(duì)不同科室病歷歸檔分析，2d回收率排在前三位的分別是：兒科、外科、婦產(chǎn)科病案回收率分別為85.07%、82.73%、82.72%；7d回收率排在前三位的分別是：中醫(yī)科、內(nèi)科、五管科（98.73%、98.62、98.25%），各科室2d內(nèi)與7d內(nèi)病歷回收統(tǒng)計(jì)分析見表1。

3 原因分析及對(duì)策

3.1 影響病案回收的原因病案回收不及時(shí)的原因很多，通過對(duì)15924份病案回收情況的分析，發(fā)現(xiàn)與臨床醫(yī)師重視程度不夠、病案資料不完整、三組醫(yī)師未完成簽字、住院醫(yī)師信息配置不均、以及其它客觀原因等有關(guān)：①臨床醫(yī)師重視不夠：臨床醫(yī)師不重視病案回收工作，只重視醫(yī)療，忽略病案的書寫，常造成患者已出院，病案卻未完成[2]；②病案資料不完整：由于各種平均住院日的縮短，個(gè)別檢查報(bào)告未出患者就已經(jīng)離院。如特殊檢查、病理結(jié)果出報(bào)告延遲，影響病案按時(shí)回收[3]；③三級(jí)醫(yī)師未完成簽字： 一份病案的完成主要由住院醫(yī)師書寫，科主任、主任（副主任醫(yī)師）醫(yī)師、主治醫(yī)師、住院醫(yī)師簽字。如果其中一個(gè)環(huán)節(jié)由于各種原因不在崗，就會(huì)影響病案的準(zhǔn)時(shí)回收[4]；④住院醫(yī)師配置不均有的科室住院醫(yī)師過少，而工作量過大。過大的工作量造成患者出院后大量病歷積壓，不能按時(shí)完成病歷；⑤ 客觀原因隨著醫(yī)院的建設(shè)，病床數(shù)的不斷增加和醫(yī)療質(zhì)量提高帶來的各種檢查的增加，以及不斷降低病床周轉(zhuǎn)率和縮短平均住院日，使出院患者數(shù)迅速增加，造成病案回收率降低[5]。

3.2 對(duì)策 ①進(jìn)一步完善病案回收制度：醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要重視病案在醫(yī)療衛(wèi)生管理中的重要地位，把病案24h回收納入績效考核，并加大考核力度，特別是病案回收室人員的管理與考核，加強(qiáng)其回收與追蹤考核制度；② 建立科學(xué)的病案回收流程：每天由辦公護(hù)士將前一天出院病歷整理登記完畢送交病案室，雙方簽收，注明簽收日期姓名，強(qiáng)化不同環(huán)節(jié)人員的管理職責(zé)[6]；③病案室嚴(yán)格執(zhí)行催繳制度。病案室運(yùn)用\"病案編目子系統(tǒng)\"，每天打印前一天出院患者統(tǒng)計(jì)表，并檢查出院患者未編目病案數(shù)，將催繳頁面通過郵件下發(fā)到各個(gè)具體科室。遇有重大節(jié)日，要提前考慮做月結(jié)的時(shí)間，將病案管理缺失各環(huán)節(jié)死角徹底堵死[7]；④明確各環(huán)節(jié)崗位責(zé)任制，責(zé)任到人：無論醫(yī)師開會(huì)、出差、休假，均要提前指定責(zé)任人，保證每份病案的正常回收歸檔；⑤ 科主任協(xié)調(diào)好三級(jí)醫(yī)師日常工作：科主任要合理安排時(shí)間，理順門診、病房、手術(shù)各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)關(guān)系，使每項(xiàng)工作都能有條不紊地進(jìn)行，每份病歷都能及時(shí)認(rèn)真地書寫[8]；⑥ 合理調(diào)配住院醫(yī)師。隨著平均住院日的降低，住院患者不斷增加，更科學(xué)、合理的配備臨床醫(yī)師，以保證醫(yī)療質(zhì)量和病案質(zhì)量；⑦加強(qiáng)病案人員責(zé)任心。通過專業(yè)繼續(xù)教育、職業(yè)道德教育和對(duì)實(shí)際工作的不斷總結(jié)，提高管理水平和工作效率。加強(qiáng)病案人員的專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任心，把好病案回收質(zhì)量關(guān)，確保病案及時(shí)完整的回收[9]。

綜上所述，影響病歷回收不及時(shí)的原因很多，可能與臨床醫(yī)師重視程度不夠、病案資料不完整、三組醫(yī)師未完成簽字、住院醫(yī)師信息配置不均、以及其它客觀原因有關(guān)，應(yīng)進(jìn)一步完善病案回收制度、建立科學(xué)的病案回收流程、嚴(yán)格執(zhí)行催繳制度、明確各環(huán)節(jié)崗位責(zé)任制、協(xié)調(diào)好三級(jí)醫(yī)師日常工作、合理調(diào)配住院醫(yī)師、加強(qiáng)病案人員責(zé)任心等環(huán)節(jié)入手，切實(shí)做好醫(yī)院病案回收工作。

參考文獻(xiàn):

[1]陳海芳.出院病案延遲回收的原因分析及應(yīng)對(duì)措施[J].當(dāng)代醫(yī)學(xué)，2013，21：18-19.

[2]張菊芬，杜靜，高健，等.大型綜合醫(yī)院出院病歷回收的持續(xù)改進(jìn)[J].中國病案，2013，14（6）：10-11.

[3]張秀云，段秀麗，李靜艷，等.電子病案終末質(zhì)量缺陷原因分析及對(duì)策[J] .中國病案，2010，11（2）：49-50.

[4]曾巧平.病案質(zhì)量管理中存在問題與對(duì)策[J].中國社區(qū)醫(yī)師（醫(yī)學(xué)專業(yè)），2013，15（4）；415-416.

[5]方孝梅，吳蔚，沈大燕.醫(yī)院質(zhì)量監(jiān)測系統(tǒng)上報(bào)數(shù)據(jù)問題分析及改進(jìn)研究[J].中國病案，2013，14（9）；50-51.

[6]韓菲.建立健全現(xiàn)代病案服務(wù)機(jī)制，實(shí)施病案管理質(zhì)量控制系統(tǒng)[J].中國醫(yī)藥指南，2013，1：361-362.

[7]伍平.住院病案回收現(xiàn)狀分析與對(duì)策[J].中國病案，2013，14（7）：4-5.

[8]明星辰，涂自良，方孝梅.PDCA循環(huán)在病案質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)中的應(yīng)用[J].中國衛(wèi)生質(zhì)量管理，2013，20（5）：5-7.

[9]歐陽菊香，劉冬生，陳露，等.基于AST+SQO SERVER的病案回收管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用[J].中國病案，2011，12（5）：42-42.

編輯/許言