淺談電子檔案管理

摘 "要：隨著科學技術(shù)的進步，電子信息技術(shù)得到了迅速的發(fā)展，并在各行各業(yè)得到了廣泛的應用，故在本文中主要對電子檔案的管理進行了詳細的分析與探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：電子信息技術(shù);檔案管理;

中圖分類號：G270 " " "文獻標識碼：A " " "文章編號：1674-3520（2014）-11-00-02

一、電子檔案概述

所謂的檔案就是一種對人類活動的真實記錄留存，具有記錄歷史，傳承文明，服務社會的功能。檔案工作是各項事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的重要資源，其在黨和國家事業(yè)中的地位和作用不可替代、不可或缺、不可忽視。不重視檔案工作，就是不重視歷史，就是缺乏遠見，也不可能很好地了解過去，把握現(xiàn)在，預見未來。信息時代的檔案管理工作應該與信息化建設(shè)緊密地結(jié)合起來。伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展和不斷更新，檔案管理工作面臨存儲數(shù)字化、管理自動化、利用網(wǎng)絡(luò)化的新趨勢，所以信息化是檔案工作發(fā)展的必然方向。檔案信息化是充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，充分利用豐富的信息資源來對檔案資料進行更加合理、科學的管理，通過高效的信息化管理來努力提高檔案管理工作的效率?？梢哉f檔案管理的信息化發(fā)展已經(jīng)成為未來社會的一個重要發(fā)展趨勢。

二、電子檔案的特殊屬性

（一）載體與內(nèi)容的可分離性。電子檔案對傳統(tǒng)檔案形成了巨大的挑戰(zhàn)。檔案等同于原件，這是對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的定義。而電子檔案所具有的載體和內(nèi)容的可分離性，是其最重要的特征之一，也是和紙質(zhì)檔案的主要區(qū)別之一。

（二）對計算機系統(tǒng)的依賴性。因為是在計算機的支持下完成電子檔案的生成。因此，電子檔案是和計算機不可分割的，對計算機有著極強的依賴性。

（三）共享性和快捷性。檔案的特征和形式在計算機環(huán)境下，會發(fā)生一系列變化。利用計算機系統(tǒng)，電子檔案可進行多方位的、有效而迅速的組合，不必像紙質(zhì)檔案一樣，進行整理和分類。因此可利用辦公自動化系統(tǒng)，遵照不同用戶的需要，對電子檔案進行自由的分類和組合?？赏瑫r在不同的地方，將一份檔案同時進行使用。在將紙質(zhì)檔案的局限性突破的同時，也使檔案的使用價值得到了提高。

（四）不安全性和不穩(wěn)定性。因為電子檔案具有獨立的形式和內(nèi)容，因此和紙質(zhì)檔案相比，它所具有的不穩(wěn)定性更加顯著，難以保障其安全性、完整性和真實性的實現(xiàn)，同時更不容易確認和判斷電子檔案的原始性。

三、電子檔案管理工作中存在的問題

（一）無法保障檔案的信息安全問題。在流動傳播的過程中，檔案信息因為信息系統(tǒng)自身的漏洞及網(wǎng)絡(luò)的不安全性，為非法竊取信息、傳染病毒及黑客入侵帶來了便利條件，致使極端脆弱的網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全無法保障。盡管目前我們已經(jīng)采取了各種防范措施，但對于檔案信息的安全問題，還不能從根本上進行解決。因為必須利用計算機網(wǎng)絡(luò)功能，才可實現(xiàn)電子檔案的管理。所以，使用互聯(lián)網(wǎng)的同時，相應的安全隱患也會隨之產(chǎn)生。作為非常重要的機密文件，其含有的信息非常有價值。一些黑客正是因為掌握這一點，才會對相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行惡意的攻擊，對信息進行竊取。所以，電子檔案管理工作中，所面臨的困境和首要的難題就是信息安全問題。

（二）無法追溯檔案的原始性問題。傳統(tǒng)的檔案管理是實行紙質(zhì)文件管理，可通過分辨字跡和紙張等特征來體現(xiàn)文件的原始性。而一旦紙質(zhì)檔案向電子形式轉(zhuǎn)變，就喪失了這些屬性和特征。其形式的生成是由實態(tài)檔案向虛擬檔案轉(zhuǎn)變，其生成的狀態(tài)和接收及傳輸?shù)臓顟B(tài)是一致的，既是復制的，又是原始的，這將無從追溯電子檔案的原始性。所以在電子檔案管理中，一個非常重要的問題，就是原始性問題。

（三）很難辨別檔案的真實性問題。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案往往是通過相關(guān)的紙張及個人筆記形成的，能夠很好地分辨材料的真實性。而電子檔案的形式，卻喪失了這些個人特質(zhì)的顯著特征。由于材料有著完全一致的特征和形式，對辨別材料的真實性留下了很多的疑問和困難。

（四）無法確認檔案的完整性問題。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件往往容易形成一整套完整的檔案形式，可保障文件的完整性。而目前的電子檔案形式因為無據(jù)可依，則不能對檔案的完整性做出保障，并形成了一定的障礙，不能對檔案的形成進行有效管理。

四、提高電子檔案管理的策略

（一）采取切實可行的信息保護措施。首先，應采取完善的措施，做好單位內(nèi)部檔案存儲的保密工作，對外來病毒的侵害做出有效的抵抗。其次，應維護好單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過對相應的專業(yè)人士的聘請，或者是成立專門的網(wǎng)絡(luò)維護部，對單位內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)信息安全進行定期的檢查，加強維護信息安全。另一方面，如果有異?；騿栴}出現(xiàn)，需采取相應的防范措施，降低危險系數(shù)，抵御外來侵害。此外，還應進一步提升電子檔案管理人員的操作技能，把好信息安全的第一關(guān)。

（二）制定嚴密、科學的電子檔案工作的規(guī)范和標準。不規(guī)范的操作流程和工作標準，直接導致電子檔案管理中大量問題的存在。所以，使電子檔案管理效率得到提升的有效途徑，就是制定一套切實可靠的嚴密而科學的檔案工作的規(guī)范和標準。單位應根據(jù)電子檔案管理的特點和類型，對電子檔案管理制定完善的工作標準。同時對管理人員實行嚴格的監(jiān)督，要求其在操作過程必須依據(jù)工作標準流程進行。一方面，可以對管理人員的行為進行規(guī)范;另一方面，也使電子檔案的管理效率得到切實的提升。為使工作標準真正落實到位，還需制定相應的獎懲制度，獎賞和肯定那些高效實行工作標準和操作流程的人員，懲罰那些與規(guī)定標準不符合的操作人員，進而使檔案管理的效率得到提升。

（三）提高檔案人員的綜合素質(zhì)。檔案的管理效率和單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)息息相關(guān)。正是由于管理人員工作上的疏漏才使電子檔案管理中出現(xiàn)大量的問題。產(chǎn)生這些問題的原因，主要是由于檔案管理人員不具備較高的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能，所以非常有必要使檔案管理人員的綜合素質(zhì)得到切實的提升。單位內(nèi)部應定期組織培訓，提高檔案管理人員的水平，鞏固他們的專業(yè)技能，并使他們的工作態(tài)度得到端正。管理人員在培訓的過程中，還可研討工作中存在的障礙和遇到的實際問題，共同尋找解決問題的方法和對策。同時，為了進一步激勵檔案管理人員的工作積極性，還應盡可能地為他們提供各種晉升的機會，使他們能夠全身心的為單位服務，進而提升單位的檔案管理工作水平。

總之，雖然電子信息技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮了重要的作用，但是由于電子信息技術(shù)本身存在的問題，使得電子檔案管理中仍有一些問題存在，這就要求我們不斷規(guī)范電子信息檔案管理的技術(shù)水平，為我國電子檔案管理事業(yè)做出積極的貢獻。

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