醫(yī)院檔案管理存在問題與發(fā)展趨勢的思考

摘 "要：醫(yī)院檔案管理工作作為醫(yī)院的基礎(chǔ)性工作，也逐漸從傳統(tǒng)的一般性工作成為醫(yī)院工作中不可或缺的重要組成部分，在醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)中的作用也日漸凸顯。然而，現(xiàn)階段部分醫(yī)院檔案管理工作中仍然存在諸多不足之處，嚴(yán)重影響和制約了醫(yī)院檔案管理工作的開展。本文首先說明了醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的內(nèi)涵和作用，然后分析了醫(yī)院檔案管理存在的問題，最后詳細闡述了醫(yī)院檔案管理的對策及發(fā)展趨勢。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;管理制度;信息化;

中圖分類號：R197.3 " " "文獻標(biāo)識碼：A " " "文章編號：1674-3520（2014）-11-00-02

一、醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的內(nèi)涵和作用

醫(yī)院的檔案管理，其內(nèi)容主要是包括會議文件、病歷文件以及財務(wù)報表等信息文件。檔案管理主要是將這些檔案信息采用統(tǒng)一的分類、管理和存放，從而便于日后取閱和查詢。檔案管理是十分繁瑣的行政管理工作，也為醫(yī)院各部門工作的開展提供參與信息和依據(jù)，特別是病歷檔案的管理，起到支撐醫(yī)療活動正常進行和完成的作用。目前我國大多數(shù)的醫(yī)院開始引入信息化管理的手段，充分利用信息技術(shù)建立起數(shù)字化的管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)對于各類檔案信息的快捷、高效的查詢和檢索。

醫(yī)院檔案管理采用現(xiàn)代化的管理手段，其主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

首先，能夠正確的綜合信息、統(tǒng)計和分析。醫(yī)院的醫(yī)療信息一般分為效率管理指標(biāo)和質(zhì)量管理指標(biāo)。效率指標(biāo)主要有患者的流動狀況、床位的周轉(zhuǎn)以及診斷情況等。這些情況可以在一定程度上反應(yīng)特定時間內(nèi)醫(yī)院收治的實際狀況、床位使用情況等，可以借助計算機進行統(tǒng)計分析然后便于領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)這些信息做出一些應(yīng)對調(diào)整的措施。

其次病例檔案信息是教學(xué)、科研、總結(jié)以及提高醫(yī)療服務(wù)的最好資料。病歷檔案作為病人在醫(yī)院住院期間全部的檢查治療過程的真實的記錄，不僅是科研教學(xué)最為原始的信息和資料，也可以為醫(yī)療效果和質(zhì)量的控制提供有用的依據(jù)，并且也直接的反映著醫(yī)院醫(yī)療水平的高低。

二、醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）檔案信息內(nèi)容陳舊。

醫(yī)院檔案信息由收集到存儲，最后通過社會加以反饋，其內(nèi)容決定著醫(yī)院檔案的質(zhì)量優(yōu)劣。現(xiàn)在醫(yī)院檔案信息內(nèi)容陳舊，不注重更新，不注重開發(fā)利用及搜集新內(nèi)容、新課題，使醫(yī)院檔案在社會上的評價大大降低。

（二）檔案編研工作跟不上形勢。

現(xiàn)有專題匯編資料基本上源于醫(yī)院內(nèi)部的信息，多為一些原始資料、統(tǒng)計數(shù)據(jù)和基本事實的簡單羅列堆砌，不僅外部信息少，跟不上形勢發(fā)展要求，且由于平時缺乏主動積累、主動服務(wù)和超前意識，編研工作缺乏時效性，往往到需要用時才開始著手編制，因此編研成果普遍利用效率低下。

（三）醫(yī)院檔案管理疏漏現(xiàn)象嚴(yán)重。

醫(yī)院檔案管理存在某些疏漏，沒有嚴(yán)格的操作規(guī)程和規(guī)章制度，沒有規(guī)范的管理機制，濫用醫(yī)院檔案，造成醫(yī)院檔案被錯誤利用，使醫(yī)院檔案管理陷于某種困境。

（四）醫(yī)院檔案管理的信息化發(fā)展滯后。

電子信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)遠遠超過檔案從業(yè)人員的想象，也給檔案管理人員的科學(xué)化、高效化管理帶來了極大便利。如何在信息現(xiàn)代化時代利用好信息技術(shù)為現(xiàn)代化檔案管理服務(wù)，是擺在目前醫(yī)院檔案管理人員面前的難題。

三、醫(yī)院檔案管理的對策及發(fā)展趨勢

（一）建立健全醫(yī)院檔案管理制度。

建立健全檔案管理制度，如檔案收集和歸檔制度，檔案利用、保管等制度，歸檔范圍和檔案保管期限表等，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院崗位責(zé)任制和考核辦法之中。由于醫(yī)院檔案工作具有其內(nèi)容繁多復(fù)雜、部門眾多而又分散、專業(yè)性技術(shù)性強、檔案保管要求及機密程度高低差異懸殊等特點，因此，應(yīng)建立符合醫(yī)院實際情況的檔案管理制度，并在工作中不斷加以完善。

其中，建立和健全檔案收集制度尤為重要。從醫(yī)院整體角度看，醫(yī)院臨床醫(yī)技各科室、醫(yī)院行政管理及后勤等各部門、醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)、各科室干部和醫(yī)護技術(shù)人員，都會形成文件材料檔案，材料形成的這種分散性往往會影響檔案的收集工作。這就需要我們建立健全有效的檔案收集制度，在提高醫(yī)院全員檔案意識、積極配合檔案部門工作主動歸檔的同時，建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現(xiàn)動態(tài)管理，一旦發(fā)現(xiàn)遺漏丟失，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。

（二）重視檔案的開發(fā)利用。

檔案的價值只有通過不斷開發(fā)才能發(fā)現(xiàn)，這就需要檔案工作者充分利用檔案信息，及時編出較深層次的編研材料。

把編研工作列入重要工作。首先把編研工作列入醫(yī)院工作計劃，不僅要落實檔案信息開發(fā)的專題匯編數(shù)據(jù)，檢查編研成果的利用情況和利用效果，作為考核檔案管理水平、開發(fā)利用成效的主要表現(xiàn)。其次是醫(yī)院的分管領(lǐng)導(dǎo)要重視和支持本部門檔案編研工作，把編研工作擺在重要位置，作為單位的一項工作抓好，真正落到實處，確實克服編研工作只是檔案人員個人行為的傾向。最后，醫(yī)院檔案室在制定年度工作計劃時，必須結(jié)合醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃及當(dāng)前的工作重點，全面衡量、多方論證、認(rèn)真篩選，制定一個科學(xué)的、行之有效的檔案編研、信息開發(fā)計劃及各時期的編研規(guī)劃。

檔案人員要提高自身素質(zhì)，積極主動做好編研工作。要有主動參與意識，變被動為主動，以主人翁姿態(tài)主動參與和服務(wù)于醫(yī)院各項活動，使檔案編研工作與醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研、經(jīng)濟建設(shè)、管理工作結(jié)合得更加緊密。要不斷提高創(chuàng)新意識，增強對新生事物的敏感度和接受力，及時捕捉有利于醫(yī)院發(fā)展的選材信息。要提高效益意識，想方設(shè)法縮短編研工作的投入和產(chǎn)出的時間差，使醫(yī)院在競爭中掌握主動權(quán)，不斷提高經(jīng)濟效益。

（三）加強醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施以及信息化建設(shè)。

檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)可以說是醫(yī)院現(xiàn)代化信息建設(shè)中的重要一環(huán)，所以，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)對醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施以及信息化的建設(shè)給予足夠的重視，盡可能的創(chuàng)造更多、更好的條件來增加醫(yī)院在檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)過程中的有效的投入。因此，醫(yī)院要不斷加強對硬件環(huán)境、軟件系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，從而為醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)創(chuàng)造有利的條件和環(huán)境

（四）加強檔案業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。

要使檔案工作能夠主動發(fā)揮作用，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)有效的參考依據(jù)，服務(wù)于醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展，檔案管理人員就必須樹立終身學(xué)習(xí)的理念。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)定期組織檔案管理工作人員進行相關(guān)的培訓(xùn)，不斷增強檔案人員的綜合能力，從而適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的需要。

1.加強對檔案業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，鞏固檔案管理基礎(chǔ)理論知識，學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化的管理技能和信息技術(shù)手段;2.從醫(yī)院的實際出發(fā)，注重全院科室和人員間的相互交流與溝通，熟悉醫(yī)院檔案材料的形成流程和醫(yī)院檔案材料的特點，不斷拓展醫(yī)院檔案的服務(wù)效能，提高檔案工作的服務(wù)質(zhì)量。

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