社會化信息消費對社會保險業(yè)務(wù)檔案信息化管理帶來的影響

摘 "要：高效的信息消費已經(jīng)成為社會的時尚。在深刻的影響著社會的方方面面，社會保險業(yè)務(wù)檔案也同一般的檔案一樣必須滿足這種消費。因其與信息化有著天然的聯(lián)系，通過對檔案的數(shù)字化加工，信息化人才的培育，加大投入的力度以適應(yīng)信息消費的高要求。

關(guān)鍵詞：信息消費;社保檔案管理;信息化

中圖分類號：G472.4 " " "文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A " " "文章編號：1674-3520（2014）-11-00-02

信息消費實質(zhì)上是人們對信息使用的渴望和需求。高效的信息消費已經(jīng)觸及到了人們工作、生活的方方面面，涉及領(lǐng)域之廣前所未有。信息已成為社會發(fā)展的重要資源，從而引發(fā)了人們觀念的深刻變化，人們渴望通過簡便的信息處理就可以解決自己的想要解決的問題，查閱到自己所要知道的信息，辦理自己所要辦理的業(yè)務(wù)。目前突出的矛盾是大眾對檔案信息消費的需求和檔案信息化管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足這種要求的矛盾。因而大眾信息消費的發(fā)展需要，對社保檔案管理模式的轉(zhuǎn)變產(chǎn)生了強(qiáng)大的沖擊和深遠(yuǎn)的影響，傳統(tǒng)的社保檔案管理的觀念和方法已經(jīng)不能完全適應(yīng)信息時代檔案管理的需要，檔案管理信息化及滿足大眾信息消費需求已經(jīng)成為大數(shù)據(jù)時代的最基本的任務(wù)。

一、高效的信息化消費與社保檔案信息管理的有著天然的聯(lián)系

1、社會保險業(yè)務(wù)檔案信息既具有檔案的一般特性又具有自己的特點。社會保險檔案信息涵蓋了參保人、參保單位及政府辦理保險單位合法的真實記錄，是人們參加社會保險業(yè)務(wù)留下來的原始的真實憑證。隨著信息消費時代的到來，人們都渴望通過簡便的免費信息查詢或購買信息查詢來了解或保護(hù)自己的利益，社保檔案記錄的信息恰恰是參保個體最根本利益保障的信息。同時因其具有檔案的內(nèi)在特點：一是內(nèi)在信息的神秘性。檔案內(nèi)容信息的基本部分，涉及到參保個體的基本信息具有保密性，查閱利用時具有一定的權(quán)限要求，進(jìn)而影響到了參保個體信息消費需求的快捷和方便。二是信息有一定的存在形式，具有可知性。也就是檔案內(nèi)容的外在形式和特征，它依附于檔案的內(nèi)容，能夠被人們所認(rèn)識、所利用。三是有規(guī)律的二次加工，使信息具有規(guī)律性的組合。社會保險業(yè)務(wù)檔案和一般的檔案一樣，只有對所形成的業(yè)務(wù)文書進(jìn)行收集、整理、綜述、匯編，最終成為有規(guī)律的價值信息，按檔案的要求進(jìn)行管理，才變?yōu)闄n案，也可以成為二次加工。

2、社會保險業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)是信息時代的必然要求。信息技術(shù)的發(fā)展最終將人類聯(lián)在一起，構(gòu)成一個全球化的人和機(jī)器的共同體，形成所謂的“網(wǎng)絡(luò)空間”虛擬社會。

3、社保檔案工作改革是信息化消費的必然要求。在信息社會中，信息消費將成為加快社會信息化進(jìn)程的源動力。在信息化建設(shè)發(fā)展的過程中，社會各信息部門擔(dān)負(fù)著掌握、存儲、加工和傳播信息的職責(zé)，有權(quán)利和義務(wù)對社會信息消費的需求作出反應(yīng)，提供社會發(fā)展和人們生活所需要的各種信息，這就賦予社會業(yè)務(wù)保險檔案管理信息化的內(nèi)在使命，促使其信息化改革以滿足信息消費的需求已成為發(fā)展的必然。

4、信息化建設(shè)可極大的提高社會保險業(yè)務(wù)檔案的利用率。信息社會的特點是信息生產(chǎn)量大，信息內(nèi)容豐富，帶來的直接社會效益就是快捷方便，人們可足不出戶就能了解到自己的社會保障信息，維護(hù)自己的權(quán)益，使檔案的信息利用效率得到了極大的提高。

二、信息消費對社保檔案帶來的直接變化

社會保險業(yè)務(wù)檔案目前已經(jīng)進(jìn)入了全面的信息化整合期。無論是歷史紙質(zhì)檔案，還是新生檔案，都在加速數(shù)字化的過程，以盡快適應(yīng)人們的日益增長信息消費的需要。

1、歷史檔案的數(shù)字化。大量的社會保險業(yè)務(wù)歷史紙質(zhì)檔案，沉積庫房中，管理極為不便，消耗巨大;利用已經(jīng)成為巨大的麻煩;參保人、參保單位要通過復(fù)雜的程序才能了解到自己的權(quán)益，社保信息消費受到了限制，社保檔案數(shù)字化已經(jīng)成為迫在眉睫的一項工作。社保部門通過對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，建立信息庫，極大的方便了檔案的利用。加工完的紙質(zhì)檔案通過塑封的方式保存節(jié)省了管理成本。

2、新生檔案的數(shù)字化。目前，因整個社會保險業(yè)務(wù)各個方面的限制，無法全面實施無紙化辦公，無法一步到位使社保檔案數(shù)字化，但信息消費的巨大需要，社保檔案只能對新生檔案進(jìn)行實時數(shù)字化以便利用。現(xiàn)在多由外包公司來完成。

3、網(wǎng)上辦理業(yè)務(wù)。實體檔案庫逐漸退出其重要地位，取而代之是簡便的信息數(shù)據(jù)庫的利用。通過網(wǎng)絡(luò)可以查詢，可直接在網(wǎng)絡(luò)上辦理業(yè)務(wù)，可以直接信息打印。檔案管理通過數(shù)據(jù)的連接直接在網(wǎng)上就可完成。

三、加快提升社會保險業(yè)務(wù)檔案消費的新思路

1、加大政府投入，盡快實現(xiàn)檔案信息化。信息化建設(shè)需要大量資金，和政府強(qiáng)有力的支持。要保證檔案工作信息化的實現(xiàn)，政府要加大財力投入，配置與檔案信息化相適應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，改善檔案工作軟硬件環(huán)境，盡快促成社會保險檔案外包加工。

2、改革檔案信息服務(wù)方式。信息時代，傳統(tǒng)的服務(wù)方式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要。檔案部門迫切需要運用當(dāng)今高新技術(shù)和知識開發(fā)檔案信息資源，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式，為社會發(fā)展服務(wù)。

3、培養(yǎng)具有信息化素養(yǎng)的人才。目前，對信息素養(yǎng)的認(rèn)識主要包括：對信息真?zhèn)芜M(jìn)行準(zhǔn)確鑒別、區(qū)別對待的能力;對信息的有效檢索、評價和使用的能力;獨立自主學(xué)習(xí)的態(tài)度、方法和批判精神;強(qiáng)烈的社會責(zé)任感和參與意識等，信息化時代，一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。社保檔案的信息化管理需要具有信息化素養(yǎng)的人才。一是檔案部門加大信息化培訓(xùn)的力度。在進(jìn)行培訓(xùn)前，應(yīng)做好需求調(diào)研，按需設(shè)計內(nèi)容，將培訓(xùn)課程內(nèi)容與工作相結(jié)合，也就是說，培訓(xùn)應(yīng)該是因需產(chǎn)生的。二是制定科學(xué)的信息化培訓(xùn)制度。制定科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)計劃，注重提高教學(xué)者層次，注重教學(xué)、自學(xué)、研討和實踐的有機(jī)結(jié)合。三是加強(qiáng)信息化交流。增加檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間的交流，為他們提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會，使其拓寬知識面，借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗，掌握和運用現(xiàn)代技術(shù)的方法，更新知識儲備。四是大力提拔和使用高學(xué)歷人才，使之盡快進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)層。高學(xué)歷人才的共同特性，知識面寬，信息化能力強(qiáng)，具有較高的智商，一旦進(jìn)入了領(lǐng)導(dǎo)層，就會帶動一批人及整個單位進(jìn)入信息化。五是加強(qiáng)對檔案利用的法制宣傳教育。檔案法制建設(shè)是信息時代檔案工作的重要節(jié)點，由于檔案的憑證作用可以有效地證明信息產(chǎn)權(quán)的所有者，所以信息時代檔案工作越來越多地涉到法律問題。進(jìn)入信息時代，不但在理論上要解決“網(wǎng)絡(luò)空間”、“虛擬社會”的法律約束問題，而且在技術(shù)上也必須盡快突破電子檔案的法律效力問題。只有這樣，信息時代信息產(chǎn)權(quán)的保護(hù)才能落到實處。健全社會保險業(yè)務(wù)檔案信息化法規(guī)體系是檔案信息法制化管理的前提，也是檔案行政管理部門依法行政的重要條件，檔案行政管理部門應(yīng)該充分運用檔案法律法規(guī)，加大執(zhí)法力度，依法行使管理監(jiān)督職能，為檔案信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力的保障。

四、結(jié)束語

社會保險業(yè)務(wù)檔案具有檔案的一般特性，其信息和信息化有著內(nèi)在聯(lián)系，在信息消費大潮的到來之際，應(yīng)加快檔案的數(shù)字化，并建立與之匹配的硬件環(huán)境，加大培訓(xùn)的力度，以滿足社會的需要。

參考文獻(xiàn)：

[1]《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理指南》，人力資源和社會保障部，社會保險事業(yè)管理中心組織編寫，中國勞動社會保障出版社

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[3]《檔案學(xué)論著》王金玉著，中國檔案出版社

[4]《信息時代檔案學(xué)理論研究與實踐》丁光勛著，上海三聯(lián)書店