淺析如何提高基層水利檔案管理探討

杭州市水利規劃設計研究院 310000

摘要：水利是我國經濟的基礎產業，水利關系我國經濟的動脈，同時，水利檔案是水利建設的真實記錄，是水利部門開展水資源規劃、水利建設及管理的依據。就水利檔案的特點及價值進行分析，并就基層水利檔案管理工作中存在的問題及相應對策作初步探討。

關鍵詞：檔案管理；水利；基層

1、引言

水利檔案是水利建設的真實記錄，是水利部門開展水資源規劃、水利建設及管理的依據。建立完整、準確、科學、系統的水利檔案并加以充分利用，對加快水利建設步伐、保證水利建設質量，提高地方經濟效益和社會效益都有重要意義。基于此，本文就水利檔案的特點及價值進行分析，并就基層水利檔案管理工作中存在的問題及相應對策作初步探討。

2、水利檔案的重要性分析

與其他專業檔案一樣，水利檔案具有科學性、完整性、服務性等特點，還有其自身固有的特點。

2.1水利檔案的價值

原始數據價值十分珍貴 在長期的水利活動中人們積累了大量的原始數據，如氣象資料、地質資料、水文資料等，這些資料的隨機性很強，年內、年際間變化很大。水利工作需要科學分析很多年的原始數據資料，這些資料一旦遺失將無法再生，因此十分珍貴。

2.2地域性強

地域特色明顯 水在自然界中的分布很不均勻，不同地區的水循環各有規律，因此，水利檔案具有很強的地域性。

2.3地域水利記載意義

形成的時機性強 作為人類社會改造自然的活動，水利工作在很大程度上必然要受到自然規律的制約和影響，不同的季節及時段都有其特定的工作內容。在這些活動過程中形成的大量檔案資料，比如汛期一日多變的氣象、水文數據以及為防洪搶修的緊急工程信息數據，都具有明顯的形成時間短、季節性強的特點。

2.4綜合性

綜合性突出 水利專業本身與水文、氣象、地質、建筑、機械、電力等專業緊密聯系，水利工程建設中往往涉及到農業、生態環境、市政、交通、電力等多個方面。水利工作內容繁雜，涉及多個學科，形成的水利檔案就是以水利產業為中心的多個專業、多個學科的信息綜合，具有很強的多元性和綜合性。

2.5關聯性

文書與科技檔案相互滲透 水利工作需要科研、規劃、設計、施工、管理一體化的運行機制，因此形成的業務性文書與科技檔案聯系緊密，甚至相互滲透、相互交叉。許多文書不僅是檔案的前期活動記錄，而且明顯具有文書檔案與科技檔案一體化的趨向。

3、水利檔案管理的意義

開發利用水利檔案，是水利工作服務社會實踐的直接體現。為了更好地發展水利事業，水利單位必須要抓好水利資料的管理工作，這不僅是水利工程建設的重要組成部分，關乎工程的完整性，而且關乎領導決策、科技鑒定、質量評審、經濟社會效益以及廉政監督等方面。

3.1 指導價值意義

水利檔案具有連續性，從單位成立至現階段，均有完整系統的檔案資料，可以完整的反映水利部門連同所從事事業的發展全過程。將上述檔案刪繁就簡，眉目清晰的提供給水利工作者，必將對現行工作大有益處。借助水利檔案資料，水利單位在擬訂階段性工作計劃、施行水政執法、完善工程設計等方面可以作查考依據。另外，在防汛、抗旱、搶險等特殊時期，借助水利檔案，可以詳細了解水利工程狀況，為領導決策提供依據，不僅節省時間，而且可以避免工作的盲目性。

3.2 科研價值意義

水利單位掌握第一手水利資料后，進一步經過整理、鑒定、加工以后，會成為最完整、最珍貴的水利檔案。水利科研單位在進行教學和學術研究時，可以借助這些資料，提高教學質量，更好、更快地取得科研成果。

3.3經濟價值意義

水利工作的系統性、綜合性強，水利檔案融匯著豐富的史料。作為第一手水利資料的記載者，水利單位掌握的水利活動是最原始數據，這必然會形成許多值得后人去取證和查考的各種內容和形式的檔案材料。通過查找這些資料，可以盡可能地做到以史為鑒，科學規劃，可以降低成本，節約支出，創造更大的經濟效益。如有關灌區的灌溉、供水，河流的防洪、排澇等等資料記載都是對歷史經驗和深刻教訓的總結，在抗御旱澇災害、保障經濟安全、保護水土資源、改善生態環境、促進工農業可持續發展、維護社會和諧等方面，將會發揮至關重要的作用。此外，作為資料性、憑證性的內容，水利檔案還可以維護本單位的經濟利益和合法權益。近年來單位主要負責人調任較為頻繁，蒞位之初若能深入了解本單位的檔案資料，工作中便能很快進入角色，干出政績。

4、如何提高基層水利檔案管理工作及管理對策

4.1基層水利檔案管理現存問題

（ 1）檔案資料利用不夠 由于單位領導更迭、管理人員變動等，對館藏檔案有可能知之甚少，很難準確、適時地滿足工作需要。檔案管理流于形式，不能主動在大量檔案資料中查找搜索，沒有最大化的發揮檔案資料的潛在價值，造成管理、利用的被動局面。

（ 2）檔案管理制度不完善 有些單位沒有完善的檔案管理規章制度，或者不能嚴格執行。工作中隨意性很大，缺乏科學的考核標準和激勵措施，制約了工作人員的積極性和創造性，導致部分檔案資料不能及時、科學、系統的存檔，影響檔案管理工作效益的進一步提高。

（ 3）檔案管理信息化建設進展緩慢 開發一些水利專業應用軟件時沒有同步建設水利檔案綜合管理系統，已購置的檔案管理軟件未能普及運用。

4.2搞好基層水利檔案管理工作的幾點建議

（ 1）提高認識，增加投入 水利部門各單位要自覺提高認識，加大《檔案法》、《檔案法實施辦法》的宣傳力度，積極轉變觀念，充分認識檔案管理工作的價值及意義，完善檔案管理工作的領導負責制，一把手參與，分管領導負責，從根本上轉變“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的現象。從軟、硬兩個方面加大投入，配備必要的如計算機、打印機等檔案管理的必須設備，保證設施完善的保密環境，配備結構完善的人員結構。

（ 2）建章立制，嚴抓落實 水利事業的順利發展離不開檔案管理工作的支持保障，因此必須要健全檔案管理工作的各項制度。嚴格要求、狠抓落實、量化管理、獎罰分明、不斷完善，通過各項措施保證檔案管理制度真正得到落實。

（ 3）提高素質，精通業務 提高檔案管理人員的素質是做好檔案管理工作的關鍵。檔案管理工作人員要積極更新觀念，主動加強業務學習，不斷拓寬知識面，不僅要學習檔案管理基本知識，還要努力學習水利專業知識及現代化管理、計算機軟件管理等知識，且能夠運用自如，融會貫通。必須高標準，嚴要求，不斷提升自己的綜合素質，以自己優異的工作贏得領導的信任和支持，切實擔負起水利檔案的管理職責。

（ 4）加強研究，主動服務 社會主義市場經濟體制下，水利檔案管理工作的根本出發點和落腳點就是要最大限度地開發利用信息資源，為水利工作服務，為經濟建設服務。所以，水利檔案管理人員要切實轉變觀念，變以往的被動服務為積極的主動服務；要建立水利系統各部門間檔案資源共享平臺，加強橫向、縱向聯系，廣開渠道，擴大信息來源；要了解相關單位的工作動向，研究其工作重點，增強主動服務的可預見性、針對性、有效性，想用者所想，對已建立的水利檔案資料進行深層次加工處理，提供最佳服務。

（ 5）提升手段，現代化管理 檔案部門作為社會信息業的重要組成部分，勢不可擋的受到現代通信和計算機技術所引起的信息革命的沖擊和推動。隨著中國水利事業的迅速發展，水利檔案數量迅猛增加，且利用率大大提高，傳統的檔案管理方法和手工檢索的信息獲得方式已經越來越不適應現實需要。全面推廣計算機信息技術在水利檔案管理中的應用，積極利用現代化手段管理檔案已是勢在必行。當前，應在水利檔案管理信息化建設方面加大力度，充分發揮水利檔案資料信息庫的系統優勢，為水利事業又好又快的發展提供優質服務。

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