淺談5S管理在電纜技術檔案中的應用

朱瑾

摘 要：該文簡要介紹了5S管理主要包括整理、整頓、清掃、清潔和素養，其在電力電纜技術檔案管理工作中的運用，可以有效的提高工作效率、工作水平。以及通過5S管理方式的運用取得的效果。

關鍵詞：檔案管理 ?5S管理 ?工作效率

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）11（a）-0184-01

1 現狀

自電纜設備的運用至今，電纜的技術檔案管理工作均根據上級公司的要求做好了以下幾方面的工作：第一，電纜技術檔案的收集，第二，電纜技術檔案的鑒別、整理與歸檔，第三，電纜技術檔案歸檔分類要求和方法。其中收集為首要環節，分類要求和方法屬于標準，對于檔案的鑒別、整理與歸檔是手段，做好以上幾方面的工作，同時也保證了檔案的完整、準確，也便于今后在工作中的運用。而現在科技的快速發展，浦東的日新月異，電纜技術檔案的數量逐年增加，根據每年技術檔案的增長率而言，目前的庫存空間已經不能滿足5年后的檔案總量，許多的技術檔案并沒有跟隨著設備的退役而廢棄，因此我們要對現有的技術檔案進行整理，并對現有的工作模式和流程進行梳理，找出工作中的薄弱環節，加以改進，從而提高電纜技術檔案管理的質量和水平。

2 5S管理的基本內容

（1）整理（SEIRI）將工作常說的任何物品區分為有必要與沒有必要的，除了有必要的留下，來以外，其它的都清除掉。在工作現場擺放不要的物品是一種浪費，通過整理，便于騰出空間，空間的活用，是現有的空間得到最大的利用，同樣也能夠便于今后日常的查詢和整理，給日常工作帶來便利。

（2）整頓（SEITON）把留下來的必要用的物品依規定位置擺放，并放置整齊，加以標示。使工作場所能夠一目了然，整齊的工作環境，減少找尋物品的時間，還能消除過多的物品積壓。在整理步驟的實施下，通過流程的梳理、確定放置的場所、規定放置的方法、明確數量、并對場所和物品進行標識，這是提高效率的基礎。

（3）清掃（SEISO）將工作場所內看得見與看不見的地方清掃干凈，保持工作場所干凈、亮麗;檢查污染源。良好的工作環境能夠穩定工作品質，減少工作環境對勞動者的傷害，同樣也能夠養成良好的工作習慣，規范勞動者的工作能力，創造干凈、整潔的工作環境。

（4）清潔（SEIKETSU）標準化和維持上面3S的效果。在前三項工作環節的實施下，同時制定相應的考核方法，制定獎懲制度，加強落實執行，迫使勞動者在最短時間，最快的接收和習慣5S的工作模式，同時也把5S的模式融入到日常的工作環節中，使這些環節常態化，進一步提高工作的效率和效能。

（5）素養（SHITSUKE）每位成員養成良好的習慣，并遵守規則做事，培養主動積極的精神。不僅要提高勞動者的業務水平，還要提高個人素養和增加團隊意識，通過制訂共同遵守的相關規定、教育培訓、測試、實踐、提升活動等方式，使勞動者的綜合素質得到提高，也能促進、強化團隊精神的意識。

3 5S管理的特點

（1）提高生產效率。5S管理是檔案日常運作的基礎，它代表著管理者對檔案工作認識的高低，這也決定了管理水平的高低，從管理方式著手改進現有工作中陳舊的模式，則能起到事半功倍的效果。

（2）提高庫存周轉率。對于檔案管理而言，技術資料的數量日益增加，根據近10年的統計，每年的增長量約為700份，對于一些完全廢棄的資料應該進行整理和處理，保證檔案室內有足夠的空間存放檔案資料。

（3）減少錯誤率，保證工作質量。檔案資料既是今后設備運作唯一的查詢途徑，也是需要高精確度的工作效率。在檔案管理中通過整理的環節，可以區分出必要的和不必要的，把不必要的東西明確地、嚴格地區分開，同時盡快的處理掉。可以減少工作中錯誤率的產生，保證工作的質量。

（4）加強安全，減少安全隱患。檔案資料不僅要保證資料的準確性，還要進一步保護好資料，確保完整性。資料工作對環境要求很高，溫度應保持在14～24℃，相對濕度控制在45%～60%，需要恒溫、恒濕、防水、防火，環境的安全也是保證檔案安全的一道屏障。

（5）營造良好的工作環境。5S管理能夠營造一種人人積極參與，試試遵守標準的良好氛圍。有了這種氛圍的推動，在工作中也就更容易獲得員工的支持和配合，有利于調動職工的工作熱情和積極性，形成強大的推動力。

4 5S管理在電纜技術檔案中的應用

（1）在信息化的當下，將5S管理運用在電纜技術檔案中，可以全面提升檔案管理人員的總體素質起到非常重要的作用。對于檔案管理工作人員而言，通過技能的培養以及知識的更新，可以使其緊跟時代的步伐，避免出現落后于社會的情況。因此就需要接受新的管理知識，把全新的工作理念融入日常的工作。

（2）強化檔案管理的規范化。對檔案管理的流程、類別、分類進行梳理，也對檔案的數據進行記錄、整理和收集，因此細化了檔案的流程，除去了一部分不規范的工作，這樣對電纜技術檔案的歸檔以及今后的查詢帶來了極大的便利。

（3）進一步標準化進行檔案管理。為了全面提高技術檔案的管理工作水平，就需要進一步規范工作方法和流程，在對技術檔案的管理中，需要嚴格按照規定的方法和程序進行開展。避免一些重復、多余的勞動，進一步提高電纜技術檔案管理工作的效率和效能。

（4）加強檔案管理的安全化。在如今的電子時代的大背景下，科技、電子、網絡都是每天工作都要面對的東西，信息的泄露、外傳、盜取都是在日常工作中要避免的重要工作。技術檔案對今后電纜的運作是唯一的參考依據，那技術檔案的重要性也就不言而喻了。在對檔案資料的管理上，檔案管理人員應具有安全意識，注重防范、預防，保護資料的完整無缺，進而確保檔案資料的安全性。

（5）提高員工素養。俗話說“人造環境，環境育人”。通過5S管理的運用，不僅環境得到了改善，從而也帶動員工素養的提高，并通過素養的提高和習慣的養成，促進環境的持續改善。一個人在良好的環境中工作，能相應提升工作情緒，在加上良好的工作環境和氣氛，有了高素質且有修養的伙伴，彼此之間的團隊精神也能得到提高，從而使得員工的業務能力和技術水平都有明顯的提高，解決現場實際問題的能力不斷增強。

提升企業形象。通過對5S管理的運用，保證每一步都能有條不紊的開展和實施，才能讓員工逐漸形成良好的工作習慣，才能有利于形成可持續的5S長效管理機制，達到素養及管理的良性提高。員工是企業最基本的保證，只有員工的整體素質得到了提高，企業的形象才會有所提升，進一步樹立良好的企業形象。

5 結語

只有通過不斷的改革、創新，電纜的技術檔案管理工作才會有自己的高度和特色，技術檔案工作才能真正實現可持續發展。因此電纜技術檔案工作無論是在業務工作上，還是在管理服務工作上，都要努力做到保持原有的特色工作，逐步在現有的工作模式下進一步拓展、改革、創新，時時變、時時改、時時新，這樣才能使電纜技術檔案工作循序漸進。電纜的技術檔案管理工作，還需要我們在今后的工作中不斷的完善，等待我們去開發，通過這些改進，必將進一步提高我們的現代化檔案管理水平。endprint