高校志愿服務活動的項目管理組織形式探析

◎ 黃 飆 彭遠威

近年來， 隨著社會政治經濟文化的不斷發展，我國的志愿者工作迅速發展，志愿服務精神在全國范圍內的廣泛傳播。各高校越來越重視培養學生的志愿服務精神，開展了豐富多樣的志愿服務活動，高校志愿者人數不斷擴大。 因此，分析高校志愿服務活動的項目管理組織形式有助于探索我國高校志愿服務工作的長效機制，對實現高校志愿服務工作健康、有序、持久發展具有十分重要的理論與現實意義。

一、高校志愿服務活動項目管理

1.項目管理相關理論

項目管理作為管理學的分支學科， 指在項目活動中運用專門的知識、技能、工具和方法，使項目能夠在有限資源限定條件下， 實現或超過設定的需求和期望。 項目管理過程包括項目投資、策劃、進度安排、團隊溝通和成本維護等內容。 任何項目都有兩個基本要素：一定的范圍以及合理的組織形式，并在此基礎上討論項目的開展、質量、成本與收益。

2.高校志愿服務活動的項目化管理

運用項目管理相關理論指導高校志愿服務活動，即明確高校志愿服務項目的范圍是針對由高校師生組成的志愿服務隊伍所開展的志愿服務活動；項目的開展由前期投入論證、計劃管理與變更、進度安排控制、成本費用與收益、團隊合作與溝通等多個環節組成；其組織管理需要采用不同組織結構以便項目任務的順利完成，達到項目開展的既定目標。 單個項目的組織管理結構一般可分為職能式、項目式、矩形式。

（1）職能式組織形式。 職能式組織形式基于不同職能對組織結構進行劃分， 有統一的執行主管向各個部門下達任務， 各部門的職能主管負責項目的某一組成部分， 項目核心團隊就是職能主管加上執行主管。 職能式組織形式結構簡單，各部門分工明確，任務的貫徹力與執行力強， 但與此同時職能式組織形式會出現權利與責任過于集中，管理風險較大，缺乏靈活性的現象。

（2）項目式組織形式。 項目式組織形式基于不同項目對組織結構進行劃分， 執行主管賦予各個項目主管一定的權利，由項目主管組建自己的項目團隊。項目團隊具有一致的目標，權責明確，團隊靈活性較強， 但是項目式組織形式對資源要求高， 管理成本大，團隊內部穩定性容易受到多種因素的影響。

（3）矩陣式組織形式。 所謂“矩陣”，是借用數學中的矩陣概念把多個單元按橫行縱列組合成矩形。矩陣結構就是由縱橫兩套管理系統組成的矩形組織結構。 一套是縱向的部門職能系統，另一套是由項目組成的橫向項目系統。 將橫向項目系統在運行中與縱向部門職能系統兩者交叉重疊起來， 設置矩陣結構的組織形式，對項目進行綜合管理。

矩陣式組織形式是將職能型組織形式和項目式組織形式的優劣勢進行整合后所產生的一種混合型的項目管理組織形式。 矩陣式組織將項目列為問題的核心，通過平衡資源在組織內的分配，充分發揮所有職能部門的優勢，保證各個項目在時間、成本、績效等目標上達到最優。 但同時矩形式組織容易造成利益和責任不明確，管理控制難度較大的問題。

二、高校志愿服務活動的項目化矩形組織形式

目前，我國高校志愿服務項目種類眾多，包括大型活動服務、社會應急服務、弱勢群體服務、專業技能服務、扶貧開發服務、社會調查服務、環境保護服務、科普宣傳服務、輔導輔助服務等多種形式。 通過了解不同組織形式的優勢劣勢， 選擇適合不同服務類型的項目管理組織形式， 有助于高校志愿服務工作的順利健康發展。

1.高校志愿服務項目矩形結構組織形式

（1）縱向管理。 根據志愿服務工作開展的各個部門職能， 主要由部門指導老師和主要學生干部參與管理，充分發揮高校志愿服務各項組織的職能，縱向管理能夠使職能部門分工明確，提高決策執行力。 高校中團委、 學生會、 社團作為最重要的三個學生組織，均可以承擔學生志愿服務工作的策劃、組織、開展。 此外，大部門高校針對學生志愿服務工作專門成立了志愿服務中心等相關部門作為統籌， 同時還有學生自發組織的學生志愿服務社團，例如，小家電義務維修社團、 節能環保社團等在校院級的社團聯合會統一指導下，開展志愿服務項目的策劃、實施、保障與評估。

（2）橫向管理。根據不同的志愿服務項目，成立以學生干部為主的專門團隊進行項目管理。團隊成員可以通過自愿報名、招募、選拔等手段組建，囊括不同層次專業能力、知識背景的在校學生，其目標統一為順利完成本次志愿服務項目，橫向管理使得各項目團隊明確權責，工作開展具有一定靈活性。例如，針對專門的珠寶鑒定服務、義務會診服務、小家電義務維修服務項目等， 需要招募具有相關專業的學生志愿者；針對特定區域的關愛老人，關注留守兒童服務，考慮到當地的文化、語言環境，可以招募家鄉為服務地區的學生志愿者，其目的都是為能夠充分發揮團隊成員的各項資源，保證志愿服務工作的順利開展。

圖1 項目管理矩陣型結構圖

（3）矩形管理的實施。矩陣式組織形式適用于對同時開展的多種項目進行組織與管理。 根據其結構特點，矩陣型組織結構又分為：弱矩陣型組織結構、平衡矩陣型組織結構、強矩陣型組織結構。 根據高校志愿服務工作的特點， 充分利用矩陣式組織形式管理高校中形式多樣的志愿服務項目， 保證多項活動的順利開展。

①弱矩陣型組織結構。 弱矩陣式組織結構普遍適用于小型團隊組織的創造性項目。 例如，在專業技能服務、扶貧開發服務、社會調查服務、科普宣傳服務、 輔導輔助服務等項目中運用弱矩陣型組織結構有助于發揮團隊成員的創造性思維。 其結構特點是弱化項目負責人的權力， 充分調動每個團隊成員的積極性，團隊成員間靠自覺與情感彼此連接，共同完成項目目標。

②平衡矩陣型組織結構。 平衡矩陣型結構的運用要求團隊中擁有能力突出的項目負責人。 在高校志愿服務工作中普遍適用于由指導老師帶領的大型活動服務、社會應急服務、弱勢群體服務等項目。 其中項目由指導老師負責，對項目的成敗起關鍵作用，要統籌職能部門與項目部門， 并組織不同職能部門之間的學生參與到項目中來，共同完成項目目標。

③強矩陣型組織結構。 強矩陣型組織結構是由項目負責人組成一個部門， 統籌各職能部門和項目部門的各項工作， 是目前項目組織結構設置中最多的一種形式， 高校志愿服務活動中的各種類型項目均可運用。 強矩陣型組織結構能夠結合弱矩陣和平衡矩陣組織的優點，避免了他們的缺點，是以后高校志愿服務各項目管理的發展方向。

2.高校志愿服務項目矩形結構組織形式的思考

（1）高校志愿服務投資與立項。目前，高校志愿服務項目多數由學校學院組織學生參與，同時隨著學生服務社會意識的提高加強，自發尋找與開展的學生志愿服務項目在增多。 為方便志愿服務的投資與立項，仍需要向學校職能部門負責人或指導老師審核，學生自發項目需向職能部門申請，職能部門負責人提供相關建議，申請經費，保證安全后方可開展。

（2）高校志愿服務項目策劃與實施控制。 高校志愿服務項目的策劃與實施控制分別有兩種途徑。 一種是自上而下的開展， 即由學校提供志愿服務項目供學生選擇，項目由學校職能部門策劃、組織實施與控制。 一種是自下而上的開展，即由學生自主提供志愿服務項目給學校審批， 同時學生要確定項目的負責人，由項目部門負責志愿服務活動的策劃、組織實施，學校職能部門負責對活動進行控制，以此保障志愿服務活動的成效。

（3）高校志愿服務成本與質量評估。 高校志愿服務成本與質量評估主要由職能部門負責， 項目負責人在活動全程要掌握活動成本、預期效果，并在活動結束后向職能部門匯報。 職能部門通過對此類志愿服務活動的成本和效果進行評估， 以此判斷其是否具有長期發展的可持續性。

（4）高校志愿服務人才培養與團隊溝通。 首先，設立專門的志愿服務管理部門是高校志愿服務人才培養的前提條件之一，以志愿服務組織為平臺，在此基礎上培養高素質、專業化、技能型志愿者以及志愿服務項目管理者是高校志愿服務工作的長效發展的基石。 第二，充分發揮學生的主觀能動性。 在利用學校資源基礎上， 調動學生參與學校志愿服務項目的開發、組織、管理與控制等各項過程，保障高校志愿服務工作能夠滿足社會及學生需求， 與時俱進。 第三， 運用矩陣型組織結構對高校志愿服務活動進行管理。 注重志愿服務項目團隊與職能部門以及各自內部的溝通交流， 實現學校與學生在志愿服務項目管理中的相互合作， 促進高校志愿服務工作的順利健康長效發展。

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