試論科技資料及科技檔案的管理

李麗

摘 要：隨著科學技術的發展，在人們的生產和科技活動中，將會產生為生產和科技活動本身服務的科技檔案與科技資料，兩者都是為企事業單位提供科技情報信息和交流的重要工具。然而，在新形勢下，對于如何加強科技資料與科技檔案的管理仍然是一個國家和企事業單位所面臨的問題，分析科技資料與科技檔案的管理，使科技資料與科技檔案在生產和科學活動中產生巨大的經濟和社會效益。本文對科技資料及科技檔案的管理進行分析探討，希望對科技資料及科技檔案的管理起到積極的促進作用。

關鍵詞：科技資料 科技檔案 管理

中圖分類號：s882 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）10（a）-0000-01

所謂科技資料，是指前人在生產和科學活動中所記載的理論、實驗方法、經驗總結等，而科技檔案是指本單位中科技人員所記載的科學技術及勞動成果等，其是一種特殊的科技資料，該兩者都具有能轉化為物質生產力的共性，在一定條件下，其是可以相互轉化的。本文對科技資料及科技檔案的管理進行分析探討。

1 科技檔案資料管理的作用分析

眾所周知，科技檔案資料是記載人類在改造和征服自然所獲得科學技術的勞動成果，其具有存儲和歷史鑒證的功能。在現代的科學技術中，由于科技檔案資料是提供科技情報信息交流的重要工具，對于一個企事業單位的檔案資料管理部門來說，其擁有大量的科技資料、文獻、科技檔案及產品樣本等資料，在這些科技檔案資料中，不僅可以反映出同行所用的先進的科技成果，也可以成為企事業單位科技情報交流的重要源泉。因此，加強科技檔案資料的管理是非常重要的。提高科技檔案資料管理人員的業務水平，在收集、整理和檢查上，應提高科技檔案資料的管理手段，從而有針對性地整理出企事業單位生產和科技活動所需要的情報信息[1]。

2 科技檔案和科技資料的管理

由于企事業單位擁有大量的科技資料和文獻等資料，在信息時代下，加強科技檔案和科技資料的管理具有十分重要的意義。因此，在科技資料及科技檔案管理中，應從收集、整理、設備技術、規章制度和服務措施方面入手，下面對科技資料及科技檔案的管理措施進行分析：

（一）科技資料管理

1、資料收集。在科技資料收集中，可以通過網上訂購、現場收集、交換等方式，根據企事業單位的實際情況收集相關資料，例如某檢驗檢疫局通過建立基層單位資料室為本單位檢驗檢疫工作服務，收集的科技資料主要包括科技圖書、技術標準及專業期刊等，其主要通過科技情報部門、書店及網絡查詢等途徑收集的。該檢驗檢疫局每年通過實施專項資金進行各種期刊雜志、圖書的購買，并采用統一集中訂購的方式，將收集的資料儲存于圖書資料室。

2、科技資料分類。根據科技資料的來源，可以將科技資料分為科技圖書、專利文獻、科研技術檔案、電子信息產品、科學報告、會議文獻及期刊等幾類。分析該檢驗檢疫局的圖書資料室中各類圖書整理，據資料統計，該圖書資料室有各類圖書3萬余冊，其中，各類科技期刊就有100多種，中外文如英、俄、德等期刊有50多種，標準匯編有1萬多冊。該檢驗檢疫局為了充分發揮館藏文獻的作用，其將館藏資料分為了科技圖書、期刊、技術標準及網絡查詢下載資料等幾類，第一，科技圖書，以《中國圖書資料分類法》為依據，采用微型計算機進行分類、編目和排架；第二，期刊，分為專業期刊、檢索性期刊，將中外文期刊分開，過刊和現刊分開，對于過刊的處理，按年度裝訂成冊，并分類存放；第三，技術標準，根據使用范圍分為國家標準、行業標準、國際標準；第四，網絡技術，圖書資料室配置用于圖書編目、資料檢索和網絡資料查詢的微型計算機。

3、規章制度和開展咨詢服務。為了保證圖書資料規范，建立了圖書室管理制度，同時也開展了咨詢服務和館際互借服務，幫助科技人員及時查找所需要的資料，通過辦理大型綜合圖書館和部分大專院校圖書館等單位的公用借書證，不僅方便了科技人員圖書資料的借閱，也彌補了本單位圖書資料的不足之處。

（二）科技檔案的管理

科技檔案是按照本單位歸檔制度，記錄真實歷史信息和勞動成果，并集中保管的技術文件材料，具有真實性、專業性、保存性的特點。科技檔案具有現實使用價值、歷史鑒證和長期工作考察的作用，因此，在科技檔案管理中，應注重資料收集、整理、保管和鑒定等方面的管理。分析科學技術研究文件材料檔案的立卷范圍，主要包括科研準備、研究實驗、總結鑒定驗收、成果登記和獎勵申報及推廣應用等五個階段，其中，在研究實驗階段，主要包括原始記錄、實驗報告、技術標準編制、專利申請材料等內容，在科技檔案管理中，只有確保了科技檔案的內容質量和案卷質量，才能保證科技檔案管理到位。

因此，在科技檔案管理中，應做好檔案資料質量管理，在科研檔案立卷歸檔制度基礎上，第一，做好歸檔前控制，包括準備建檔和進檔的科技文件，當科技人員申報科研指標項目和填寫計劃任務書后，有科技管理部門對申報的文件進行審查，注重重要材料的審查，安排專門人員負責科技文件收集、整理、保存等工作，以保證歸檔材料的正確性和完整性；第二，歸檔時控制，在資料檔案歸檔管理注重，一方面，采用集體審查的方式對科技文件材料進行審查和鑒定；另一方面，做好科技文件材料的歸檔整理，尤其是科技材料的真偽鑒別、內容質量的鑒別和檢查書寫是否已符合檔案要求，安排專業的專家鑒定委員會對科技文件材料進行審查和鑒別，由于科技檔案的專業比較廣泛，技術也較復雜，為了方便技術領導及專業鑒定委員會審查和評價，也可以采用科技成果查新檢索，以保證科技檔案的質量；第三，反饋控制，檔案管理部門安排專業人員對科技文件檔案進行檢查和評價，若發現科技檔案有問題，應及時糾正，使科技檔案更富有成效性。

結束語

隨著生產技術和科學工作的不斷發展，各行各業都實現了大量的科技成果，為了有效記載本單位科學技術的勞動成果，做好科技資料和科技檔案的保存和管理是非常重要的，充分利用計算機技術來加強科技檔案與科技資料的管理，做好科技資料與科技檔案的收集、整理、保存和歸檔管理，使科技資料和科技檔案有效轉化為物質生產力。

參考文獻

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