基于辦公自動(dòng)化特點(diǎn)及其用戶權(quán)限的分析

李 迎

（無(wú)錫職業(yè)技術(shù)學(xué)院 數(shù)字化校園中心，江蘇 無(wú)錫 214121）

OA（Office Automation）－辦公自動(dòng)化是將現(xiàn)代化辦公理念和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式。辦公自動(dòng)化主要是針對(duì)辦公事務(wù)處理，信息加工與管理以及決策制定，利用現(xiàn)代化的綜合技術(shù)和科學(xué)的管理手段來(lái)處理繁雜的辦公事務(wù)，以提高工作效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化和決策的科學(xué)化。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與傳統(tǒng)辦公體系對(duì)比，是結(jié)合了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的新型辦公方式。辦公體系已經(jīng)不止局限于MS office之類(lèi)的軟件。OA經(jīng)過(guò)了多個(gè)階段的發(fā)展已經(jīng)趨向成熟，功能也由原先的行政辦公信息服務(wù)，逐步擴(kuò)大并延伸到組織內(nèi)部的各項(xiàng)管理活動(dòng)環(huán)節(jié)。目前已經(jīng)發(fā)展成為組織運(yùn)營(yíng)信息化的一個(gè)重要組織部分，可以協(xié)同工作型、發(fā)展型的移動(dòng)OA。本文主要針對(duì)辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)以及基于用戶權(quán)限理念對(duì)其進(jìn)行研究分析。

1 辦公自動(dòng)化校園普及的可行性、必然性

隨著新知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)的快速發(fā)展，校園采用自動(dòng)化辦公可有效提高辦公效率。我國(guó)教育OA管理信息化建設(shè)開(kāi)始朝標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。辦公自動(dòng)化極其適用于校園，首先辦公自動(dòng)化有利于校園各部門(mén)間的凝聚力提升，并且有利于改變工作模式，還能節(jié)省行政開(kāi)支，節(jié)省人力。

辦公自動(dòng)化對(duì)于在原有基礎(chǔ)上加強(qiáng)高校管理、提高教育教學(xué)水平、人才培養(yǎng)質(zhì)量、辦公效率和節(jié)約資源等提出了更高的要求。我們應(yīng)該通過(guò)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制。校園辦公需要協(xié)同合作、綜合分析、集成信息制定解決方案。將人事處、教務(wù)處，學(xué)生處，招生辦等多部門(mén)建立協(xié)作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)用戶的信息交流共享。高校在辦公自動(dòng)化向網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化發(fā)展的過(guò)程中始終處于領(lǐng)先地位。高校管理工作是各項(xiàng)活動(dòng)中所反映的信息流，數(shù)據(jù)流，辦公自動(dòng)化是控制管理信息流的直接手段。辦公自動(dòng)化能夠幫助我們對(duì)信息流進(jìn)行科學(xué)合理的控制，一流的校園管理應(yīng)該是現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化的，辦公自動(dòng)化直接體現(xiàn)高校現(xiàn)代化管理的一個(gè)重要方面。

2 辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)

對(duì)于現(xiàn)代化校園管理，辦公自動(dòng)化最大的特點(diǎn)是在提升個(gè)人的辦公工作效率的基礎(chǔ)上，增加了協(xié)同辦公能力提高群體的辦公效率。這也需要個(gè)體與個(gè)體之間的相互協(xié)作，需要群體行動(dòng)的規(guī)范效應(yīng)。也能避免數(shù)據(jù)在傳閱中所產(chǎn)生的各種問(wèn)題，第一時(shí)間修正后，各部門(mén)間得到的數(shù)據(jù)都能及時(shí)更新。

通過(guò)辦公自動(dòng)化的管理，可以使各個(gè)部門(mén)管理及處理業(yè)務(wù)更規(guī)范，來(lái)實(shí)現(xiàn)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)信息進(jìn)行發(fā)布、傳遞、修正、接收等一系列功能。其中設(shè)置個(gè)人辦公管理模塊，為個(gè)人辦公提供了一個(gè)更為方便的管理平臺(tái)，設(shè)有提醒服務(wù)，系統(tǒng)按工作的輕重緩急提醒用戶進(jìn)行催辦。提高個(gè)人的工作效率，進(jìn)而提高整個(gè)校園的辦公效率，同時(shí)也使業(yè)務(wù)信息資料等更易整理。

通過(guò)會(huì)議管理工具來(lái)便于申請(qǐng)會(huì)議室，通知參會(huì)人員，確定人員的參會(huì)，會(huì)后將會(huì)議記錄下發(fā)給特定的人員。并且電子文件在網(wǎng)絡(luò)中傳輸，比紙質(zhì)文件的傳送效率要高，還可包含更多的信息。同時(shí)建議可以在個(gè)人業(yè)務(wù)中加入視頻會(huì)議的管理模塊，有了視頻會(huì)議使工作繁重的人們節(jié)省了時(shí)間和精力，能保證決策的即時(shí)性。隨著視頻技術(shù)的發(fā)展，視頻會(huì)議一定會(huì)得到大力推廣。

有了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能更好地進(jìn)行工作匯報(bào)工作，無(wú)論是年工作匯報(bào)，月工作匯報(bào)，周工作匯報(bào)都能做到了如指掌，工作思路保持清晰，資料管理更系統(tǒng)。

3 辦公自動(dòng)化的劣勢(shì)

OA涉及的知識(shí)面廣，如群件平臺(tái)、工作流管理、協(xié)同工作、安全權(quán)限等，讓教職工尤其是年紀(jì)大的教職工接收并熟練應(yīng)用，需要一個(gè)過(guò)程。教職工趨向于高學(xué)歷，但辦公模式的更改仍要增強(qiáng)各部門(mén)教職工的信息化素養(yǎng)。

為達(dá)到協(xié)同合作，及時(shí)溝通等目的，系統(tǒng)是依賴網(wǎng)絡(luò)的，所以網(wǎng)絡(luò)一旦不可用將嚴(yán)重影響正常辦公，后果非常嚴(yán)重。

初期系統(tǒng)的建設(shè)費(fèi)用高。經(jīng)過(guò)前期分析確定自身的需求，下一步就是設(shè)計(jì)系統(tǒng)，雖然根據(jù)自身需求量身定制的系統(tǒng)會(huì)提升成本的消耗，但是卻能夠更快更好更優(yōu)質(zhì)的為內(nèi)部人員的使用服務(wù)，有針對(duì)性的提升辦公效率與決策正確性。

4 在校園辦公自動(dòng)化工作流中針對(duì)用戶設(shè)定的權(quán)限及功能

“辦公”是通過(guò)單位中人與人，人與部門(mén)，部門(mén)與部門(mén)之間信息的收集、組織、共享、傳播等行為的協(xié)調(diào)來(lái)實(shí)現(xiàn)單位整體目標(biāo)的過(guò)程。

系統(tǒng)中針對(duì)用戶權(quán)限問(wèn)題，由于系統(tǒng)的使用對(duì)象多，身份不一，要有較好的權(quán)限管理制度。相應(yīng)的權(quán)限下，管理數(shù)據(jù)方便簡(jiǎn)單，保障數(shù)據(jù)穩(wěn)定性，安全性。應(yīng)注意避免同一數(shù)據(jù)多人同時(shí)操作造成錯(cuò)誤。不同用戶權(quán)限功能也有差異具體附圖說(shuō)明。另外對(duì)教師，學(xué)生的基本情況進(jìn)行全面管理可以考慮結(jié)合一卡通實(shí)施，并與教務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)的信息進(jìn)行整合。

加入了用戶協(xié)同合作的功能（例如，實(shí)時(shí)溝通平臺(tái)、信使代理、公文管理等等），另外建議系統(tǒng)中設(shè)置公文及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、打印的功能。務(wù)必要保證數(shù)據(jù)的安全性、定時(shí)備份、及時(shí)更新等。

5 總結(jié)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)于用戶權(quán)限的管理提出了更高的要求，所分配的權(quán)限映射到用戶所處的崗位、職責(zé)、等級(jí)等，通過(guò)部門(mén)提出申請(qǐng)，系統(tǒng)管理員創(chuàng)建并發(fā)放不同的權(quán)限，完成授權(quán)。管理好用戶權(quán)限才能更好地處理信息流，才能更好地使用、管理OA系統(tǒng)。與此同時(shí)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是根據(jù)需求而定，所以要重視實(shí)用性，同一自動(dòng)化辦公系統(tǒng)并不一定適用于兩個(gè)不同的單位。以需求為驅(qū)動(dòng)力，以需求定內(nèi)容定方向。重視工作流，處理起事務(wù)來(lái)使部門(mén)與部門(mén)間、上下級(jí)之間有較好的銜接工作流程。內(nèi)外部各種資源的有效組合，才能為員工提供高效的協(xié)作工作平臺(tái)。應(yīng)根據(jù)自身需求建立適用于實(shí)用的“個(gè)人”的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

圖1 普通用戶的功能

圖2 部門(mén)管理員用戶的功能

圖3 系統(tǒng)管理員用戶的功能

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)采用網(wǎng)頁(yè)界面形式，可以考慮結(jié)合云存儲(chǔ)系統(tǒng)，多種終端設(shè)備，多樣的管理，同時(shí)保障良好的可擴(kuò)展性，更好的用戶體驗(yàn)才是使用移動(dòng)OA系統(tǒng)的關(guān)鍵。

［1］ 辦公自動(dòng)化［EB/OL］.http：//baike.baidu.com/sub－view/38368/5066312.htm？fr＝aladdin

［2］ 王洪.高校校園網(wǎng)與辦公自動(dòng)化［J］.企業(yè)技術(shù)開(kāi)發(fā).2003（5）：9－10，15.

［3］ 管震.淺議辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)［J］.電腦知識(shí)與技術(shù)，2013（11）：2747－2748.