NoteFirst軟件在專題文獻(xiàn)管理中的應(yīng)用

張 穎

（杭州師范大學(xué)圖書館，浙江 杭州 310036）

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，海量的文獻(xiàn)存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)頁中，如何有效、全面地收集并管理某個(gè)專題的文獻(xiàn)成為圖書館員和科研工作者的困惑。近年來，許多圖書館紛紛建立了專題文獻(xiàn)庫或?yàn)樽x者提供專題咨詢服務(wù)，各軟件商也把重點(diǎn)放在開發(fā)一款基于云計(jì)算的網(wǎng)絡(luò)版文獻(xiàn)管理軟件。代表產(chǎn)品有國外的EndNote Web、Mendeley、Zotero和國內(nèi)的新科學(xué)（http://www.xinkexue.com/portal.php）[1]、NoteFirst。

NoteFirst是由西安先知信息公司于2010年4月研發(fā)，是國內(nèi)首款面向云用戶的知識(shí)管理和科研協(xié)作系統(tǒng)。現(xiàn)最新版本是2013年5月10日發(fā)布的V3.2。該軟件采用單機(jī)版+網(wǎng)絡(luò)版設(shè)計(jì)，可實(shí)現(xiàn)題錄信息的同步更新和數(shù)據(jù)自動(dòng)備份。它全面支持中文和國標(biāo)GT/B 7714-2005《文后參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則》，能滿足SCI、EI收錄期刊雙語參考文獻(xiàn)格式的要求。值得一提的是，軟件還開發(fā)了文獻(xiàn)訂閱功能，能滿足人們收集最新文獻(xiàn)資料的需求。用戶通過此款軟件可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人知識(shí)管理、論文寫作、團(tuán)隊(duì)科研協(xié)作、機(jī)構(gòu)知識(shí)庫建設(shè)等[2,3]。該軟件目前已在全國500多所高校圖書館、公共圖書館、科研機(jī)構(gòu)或研發(fā)型企業(yè)使用或試用，個(gè)人注冊(cè)用戶十萬有余，分為普及版、專業(yè)版和高級(jí)版，普及版用戶可永久免費(fèi)使用[4]。三個(gè)版本在功能上沒有任何差異，只是在使用權(quán)限上稍有區(qū)別，例如：插入引文數(shù)量、文獻(xiàn)管理容量、可授權(quán)電腦數(shù)等[5]。筆者在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，NoteFirst V3.2具有較高的知識(shí)管理效率，能很好地應(yīng)用于專題文獻(xiàn)的收集和管理中。圖1為其簡單功能示意圖。

圖1 利用NoteFirst管理專題文獻(xiàn)功能示意圖

1 專題文獻(xiàn)庫的構(gòu)建

1.1 文獻(xiàn)訂閱

NoteFirst軟件內(nèi)嵌文獻(xiàn)訂閱器，提供RSS訂閱和主題訂閱兩種模式。前者通過網(wǎng)站的RSS源實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)鏈接，將最新的網(wǎng)站內(nèi)容下載到本地[6]。該功能可實(shí)現(xiàn)對(duì)期刊、博客、網(wǎng)頁等內(nèi)容的訂閱。通過軟件提供的RSS源列表，目前用戶可方便地查詢到23000余種中外文學(xué)術(shù)期刊的RSS源。主題訂閱也稱關(guān)鍵詞訂閱，可通過關(guān)鍵詞獲取某主題在某個(gè)數(shù)據(jù)庫中的最新文獻(xiàn)。訂閱后每次登錄軟件，系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)搜索該數(shù)據(jù)庫中符合條件的最新文獻(xiàn)，非常適用于需長期跟蹤某專題文獻(xiàn)的用戶。已經(jīng)成功訂閱到本地的文獻(xiàn)可直接打開PDF閱讀全文，也可把認(rèn)為有價(jià)值的文獻(xiàn)題錄導(dǎo)入到專題文件夾中。目前NoteFirst V3.2支持主題訂閱的數(shù)據(jù)庫有：知網(wǎng)、萬方、Science Direct、SCI、EI、Spring Link、Proquest和 PubMed。

1.2 文獻(xiàn)題錄的導(dǎo)入

同其它文獻(xiàn)管理軟件一樣，NoteFirst也提供多種題錄導(dǎo)入的方式。針對(duì)具體的某一篇文獻(xiàn)可采用手動(dòng)添加、浮標(biāo)在線添加和NoteFirst保存題錄三種方式。手動(dòng)添加是在軟件的工具欄中點(diǎn)擊“新建題錄”，在彈出的對(duì)話框中手動(dòng)逐項(xiàng)輸入文獻(xiàn)信息，然后保存即可生成一條題錄。浮標(biāo)在線添加是在檢索出的含有題錄信息的某篇文獻(xiàn)的原始頁面，點(diǎn)擊軟件浮標(biāo)中的“保存題錄”，軟件就會(huì)自動(dòng)收集該篇文獻(xiàn)的題錄信息。NoteFirst保存題錄同浮標(biāo)在線添加有異曲同工之處，也是在檢索出的含有題錄信息的原始頁面，鼠標(biāo)右鍵選擇“NoteFirst保存題錄”，軟件自動(dòng)收集并保存該條題錄，但該功能目前只支持IE6以上的瀏覽器。對(duì)于紙質(zhì)型的書刊，在線更新失敗的題錄、非專業(yè)期刊數(shù)據(jù)庫的頁面文獻(xiàn)[6]可以通過這三種方式導(dǎo)入題錄文件。

在進(jìn)行專題文獻(xiàn)查找時(shí)，往往檢索出來的結(jié)果很多，這就需要對(duì)題錄進(jìn)行批量導(dǎo)入。可直接進(jìn)入圖書館資源中的某個(gè)數(shù)據(jù)庫或通過軟件中的“在線數(shù)據(jù)庫”檢索。目前NoteFirst V3.2支持在線檢索的數(shù)據(jù)庫有：知網(wǎng)、萬方、維普、SCI、Scopus、Wiley、Nature等46個(gè)，但這個(gè)數(shù)量相對(duì)于NoteExpress軟件支持200多個(gè)在線數(shù)據(jù)庫[7]是較少的。批量導(dǎo)入題錄時(shí)過濾器的選擇至關(guān)重要，只有正確選擇過濾器才能成功地將題錄導(dǎo)入，不同數(shù)據(jù)庫支持導(dǎo)入到NoteFirst中的過濾器種類和數(shù)量也不同（見表1）。從表中可以很好地發(fā)現(xiàn)，目前中文數(shù)據(jù)庫對(duì)NoteFirst的支持較好，提供了較多的過濾器樣式，其中知網(wǎng)和萬方數(shù)據(jù)庫已經(jīng)提供NoteFirst過濾器。但遺憾的是，一些外文庫還沒有提供能批量導(dǎo)入NoteFirst的過濾器，如：PubMed、IEEE等。

2 專題文獻(xiàn)庫的管理

2.1 文獻(xiàn)題錄的更新

導(dǎo)入成功的題錄信息不一定完整，可通過軟件的“題錄自動(dòng)更新”得到更準(zhǔn)確全面的信息。題錄更新時(shí)要選擇在線更新的數(shù)據(jù)庫，目前NoteFirst V3.2中只提供知網(wǎng)、萬方、Science Direct、SCI、EI、Spring Link、Proquest、PubMed這8種數(shù)據(jù)庫，對(duì)于在維普等數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)入的題錄就無法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)更新，只能靠人工干預(yù)。準(zhǔn)確全面的題錄信息是保證引文準(zhǔn)確與否的關(guān)鍵。

2.2 文獻(xiàn)題錄的去重

由于不同數(shù)據(jù)庫收錄的文獻(xiàn)范圍會(huì)有交叉，因此從不同數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)入到NoteFirst中的題錄也會(huì)有重復(fù)。在添加全文前，應(yīng)對(duì)專題文件夾中導(dǎo)入的全部題錄進(jìn)行去重。但筆者在實(shí)際使用中發(fā)現(xiàn)，實(shí)際相同的兩條題錄因在不同數(shù)據(jù)庫中錄入時(shí)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的半角全角、橫杠的長短等細(xì)微差別，軟件無法識(shí)別。

2.3 添加全文

進(jìn)行完專題文獻(xiàn)題錄的導(dǎo)入和去重工作，需要給文獻(xiàn)添加全文以供深入閱讀。在計(jì)算機(jī)連網(wǎng)并且數(shù)據(jù)庫IP授權(quán)的前提下，可通過“全文自動(dòng)下載”來為題錄添加全文，稍事等待即可把全文下載到本地計(jì)算機(jī)和軟件服務(wù)器上（下載的速度取決于網(wǎng)速），下載到服務(wù)器上的題錄可實(shí)現(xiàn)多臺(tái)電腦間的數(shù)據(jù)同步。下載成功后題錄前會(huì)出現(xiàn)PDF或CAJ的標(biāo)志，并且該條題錄會(huì)變成粗體，意思是全文未閱讀。雙擊題錄即可打開全文閱讀，并對(duì)全文進(jìn)行高亮標(biāo)注、添加注釋、復(fù)制、打印等操作。PDF為軟件內(nèi)置閱讀器，因此即使本機(jī)未安裝該閱讀器也能打開全文閱讀。對(duì)于已經(jīng)下載到本地的全文文獻(xiàn)也可上傳到NoteFirst軟件中，再借助“題錄自動(dòng)更新”功能補(bǔ)充和完善題錄信息。

表1 幾種常用數(shù)據(jù)庫支持導(dǎo)入NoteFirst中過濾器樣式

2.4 添加筆記和附件

在軟件中可對(duì)題錄添加筆記和附件。選中某條題錄鼠標(biāo)右鍵“添加筆記”即可，但該筆記只能在軟件中閱讀。可從本地計(jì)算機(jī)向題錄添加文本、PDF、PPT、圖片或網(wǎng)頁鏈接等形式的附件，雙擊后即可在軟件中打開閱讀，也可非常方便地插入到分析報(bào)告中去加以使用[8]。同NoteExpress文獻(xiàn)管理軟件一樣，NoteFirst也提供對(duì)文獻(xiàn)“價(jià)值等級(jí)”的標(biāo)注，用①②③④⑤來表示，等級(jí)依次增加。標(biāo)識(shí)了價(jià)值等級(jí)的文獻(xiàn)能讓我們很好地辨識(shí)該文獻(xiàn)對(duì)研究所起作用的大小或今后是否還需要再次精讀。

2.5 科研成果分享

用戶可將文獻(xiàn)、讀書筆記、實(shí)驗(yàn)記錄、知識(shí)卡片等各類資源在團(tuán)隊(duì)內(nèi)一鍵分享，供群組內(nèi)部成員分享學(xué)習(xí)。逐步積累的資源在未來將自動(dòng)構(gòu)建起機(jī)構(gòu)知識(shí)庫，成為團(tuán)隊(duì)歷史的記錄。在專題文獻(xiàn)管理中，團(tuán)隊(duì)成員可將收集的資料分享并供他人評(píng)閱，不但節(jié)省了時(shí)間，還有助于發(fā)揮團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神、促進(jìn)彼此間的交流。

2.6 參考文獻(xiàn)管理

自動(dòng)生成參考文獻(xiàn)列表是文獻(xiàn)管理軟件共同的基本功能，包括在文中可自動(dòng)插入引文標(biāo)注，在文后生成規(guī)范的參考文獻(xiàn)列表，增刪引文或更換引文樣式[9]。用戶首次在電腦上安裝NoteFirst V3.2軟件會(huì)在Word（只支持Office 2003/2007/2010）中自動(dòng)加載NoteFirst插件，但要注意安裝時(shí)必須保持Word文檔未被打開，否則會(huì)導(dǎo)致插件安裝失敗。

投稿時(shí)編輯往往會(huì)很關(guān)注文后參考文獻(xiàn)的著錄是否規(guī)范、格式是否符合本刊。NoteFirst V3.2目前除提供5300余種中外文期刊的引文樣式外，用戶還可自定義引文樣式并能滿足SCI、EI收錄期刊雙語參考文獻(xiàn)格式的要求。與其它文獻(xiàn)管理軟件不同的是，該軟件還提供參考文獻(xiàn)的校對(duì)報(bào)告，系統(tǒng)會(huì)對(duì)所有插入的引文進(jìn)行自動(dòng)校對(duì)，指出題錄存在的錯(cuò)誤，如：頁碼缺失、無英文標(biāo)題等。

3 結(jié)語

利用NoteFirst收集、管理專題文獻(xiàn)并應(yīng)用于論文寫作，極大地提高了科研工作者的效率。用戶可先通過訂閱和導(dǎo)入題錄這兩種主要方式收集專題文獻(xiàn)，然后通過題錄更新、去重、添加筆記和全文等實(shí)現(xiàn)對(duì)專題文獻(xiàn)的管理，最后應(yīng)用于科技論文的撰寫工作中。除此之外，NoteFirst還提供圖片抓取功能和網(wǎng)頁保存功能，可將其制作成知識(shí)卡片，幫助用戶在日常學(xué)習(xí)過程中建立起龐大的個(gè)人參考資料庫。用戶還可以按機(jī)構(gòu)、研究方向等建立群組，將重要的文獻(xiàn)和知識(shí)無障礙地在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部共享，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)任務(wù)管理和機(jī)構(gòu)知識(shí)庫建設(shè)。

總而言之，NoteFirst這款新生代的中文文獻(xiàn)管理軟件擁有眾多優(yōu)點(diǎn)，使用起來上手也比較快。但就目前來看，軟件的穩(wěn)定性和兼容性較差，而且支持在線檢索、題錄自動(dòng)更新和全文下載的數(shù)據(jù)庫種類太少。軟件開發(fā)商如能盡快解決這些問題，將會(huì)為該軟件迎來更多的用戶群。可能很多科研工作者或圖書館員目前還不了解或不熟悉NoteFirst文獻(xiàn)管理軟件，將其應(yīng)用于專題文獻(xiàn)的收集與管理中也將為該軟件的推廣使用起到一定的示范作用。

〔1〕鄭玉萍.參考文獻(xiàn)管理軟件比較分析〔J〕.科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2013（10）：122-125

〔2〕劉敏.參考文獻(xiàn)管理軟件的探討和應(yīng)用實(shí)踐〔J〕.山東圖書館學(xué)刊，2012（4）：75-77

〔3〕劉菊紅.網(wǎng)絡(luò)版參考文獻(xiàn)管理軟件——NoteFirst評(píng)析〔J〕.科技視界，2012（17）：168-169

〔4〕馬云輝.NoteFirst軟件在科技查新中的應(yīng)用〔J〕.情報(bào)探索，2012（10）：73-76

〔5〕西安先知信息技術(shù)有限公司.購買與充值［EB/OL］.［2013-12-24］.http：//www.notefirst.com/pay/

〔6〕程翔.應(yīng)用NoteFirst構(gòu)建個(gè)人知識(shí)庫〔J〕.無線互聯(lián)科技，2012（8）：62，64

〔7〕鄧智心，程慶榮.基于NoteExpress的桉樹專題文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的建立、管理和應(yīng)用〔J〕.廣東林業(yè)科技，2011（5）：78-82，90

〔8〕周新躍.Notefirst在專家知識(shí)服務(wù)中的應(yīng)用實(shí)踐〔J〕.新世紀(jì)圖書館，2013（8）：46-49

〔9〕周新躍.Notefirst與CNKI個(gè)人數(shù)字圖書館在專家知識(shí)服務(wù)中的應(yīng)用與比較〔J〕.晉圖學(xué)刊，2013（5）：27-31