淺談Word文檔排版的一些技巧

王卓

(遼寧省勞動經濟學校,遼寧沈陽 110045)

淺談Word文檔排版的一些技巧

王卓

(遼寧省勞動經濟學校,遼寧沈陽 110045)

本文將介紹制作文檔目錄、文章的不同部分的分節等幾種Word文檔編輯排版方面的幾個技巧。

Word 編輯 排版 技巧

1 引言

我們經常看到的書刊、雜志和報紙上的版面比較規范、美觀、能吸引人注意力的一些文章,其都是被文字處理排版軟件進行編輯過的。計算機里面的一些文字處理排版軟件已經逐漸被人們在學習和工作中處理文字時所利用,而傳統的紙張和筆就已經被這些排版軟件所代替了。Word是微軟公司推出的辦公軟件包office中的文字處理軟件,它能夠對各種各樣的文檔進行編輯排版,并且操作起來比較簡單,功能還比較強大。并且在我們國內已經被廣泛的流行使用十多年了,受到很大程度上的認可。但是根據調查,Word作為最基本被廣泛使用的文字處理軟件,只有20%的功能被用戶使用,而還有很大一部分的功能沒有被用戶所熟知和使用。因此,在這里本文以Word 2003為例介紹一下有關word 在文檔編輯和排版方面的一些比較實用的技巧。

2 對文章的不同部分分節

平時文章中都會有很多個章節,那么對這些不同部分的章節,在編輯時經常的做法就是,經過插入很多個空行的方法來另起一頁開始,其實這種做法是不對的,因為會導致在對文章進行修改時而重復排版,從而浪費時間。還有一種做法就是在一個章節部分結尾處插入一個分頁符進行分頁,而這種做法的弊端就是如果要設置不一樣的頁眉和頁腳的話,就不能實現了。

其正確的做法就是應該在相應的位置插入一個分節符,將不同的章節部分分成不同的節,這樣就可以針對不同的節來分別進行設置。具體做法是把光標定位到下一個章節部分的標題文字之前,從“插入”菜單選擇“分隔符”命令,然后在該對話框中選擇“分節符”類型中的“下一頁”,這樣做之后就在這個光標處插入了一個隱藏了的分節符,該分節符實現既分節,又分頁的功能,因為它將光標后面的部分又分成了新的一頁。

我們也可以采用上面的方法針對文章中的封面和目錄進行分節。給封面分節是先在文章的最開始部分先輸入文章的標題,接著在標題后面插入一個分節符；然后接著輸入文章的目錄,再在目錄后面插入一個分節符,這樣就分別給文章的封面和目錄做了分節設置。默認狀態下分節符是不顯示的,我們可以選擇工具欄上的“顯示/隱藏編輯標記”按鈕來設置顯示分節符符號。要想刪除已經插入好的分節符,可以先選定該分節符,然后單擊刪除鍵即可,刪除了分節符之后,兩個分節就變成一個節了。

3 給文章不同的分節設置不一樣的頁眉

我們在給文章設置頁眉、頁腳的時候,應該選擇從文章開始往后進行設置的順序進行設置,一般是封面和目錄不設置頁眉,這樣就先把光標定位在文檔開始處,選擇“視圖”菜單中的“頁眉和頁腳”命令,首先顯示的是在第一分節中進行設置頁眉,由于第一分節和第二分節是封面和目錄不需要設置頁眉,就可以選擇“顯示下一項”按鈕,在這里設置第三分節頁眉的時候,先選擇“與上一節相同”按鈕來取消這個“同前”功能,為了避免和第二分節的頁眉一樣,然后再輸入第三分節頁眉的文字內容即可。同樣方法在后面的分節中分別設置不同的頁眉即可。最后單擊“關閉”按鈕。頁眉的文字下面默認會有一條橫線,去掉的方法是進入頁眉編輯狀態選擇文字,然后進入“邊框和底紋”對話框去掉橫線即可。

4 插入目錄

可以為文檔添加目錄,我們可以選用像“標題1”至“標題9”這樣帶有級別的樣式去插入目錄,這種插入設置方法比較方便。首先將光標定位在需要添加目錄的位置,然后選擇“插入”菜單中的“引用”選項中的“索引和目錄”選項,在“顯示級別”中設置目錄的顯示級別,在這個設置中可以體現目錄的細化程度。分別對應級別1~9。還可以選擇“格式”選項中的類型來設置目錄的外觀形式。通常用默認的“來自模板”即可。以這種方法插入的目錄其實是以“域”的方式插入的,目錄會有灰色的底紋背景。如果文檔的標題和頁碼有改變的話,對應的目錄就應該加以改變,我們就可以在目錄中的任意一個地方單擊鼠標右鍵,選擇“更新域”這個選項來進行重新設置。這里有“只更新頁碼”和“更新整個目錄”選項,可以根據具體的變化情況來進行選擇。

5 如何把EXCEL電子表格插入到Word文檔中

平時在編輯Word文檔的時候,經常會遇到要插入其他軟件中的東西的情況,這里以插入Excel電子表格為例介紹具體的插入方法。方法一:選擇“插入”菜單中的“對象”命令中的“Microsoft Excel工作表”選項,直接把Excel工作表插入到Word中,如果要編輯修改表格中的內容,可以直接雙擊該Excel表格進入到Excel表格環境中進行編輯修改。如果原來的Excel表格中的內容改變了,那么Word中的被嵌入進的這個表格也會隨之發生改變。方法二:在Excel工作表中直接復制表格,然后返回到Word文檔中,選擇“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令,在該對話框中選擇“Microsoft Excel工作表對象”選項即可。

6 如何設置文本樣式

一個長篇的文章例如學位論文,在進行排版的時候還應該設置一個統一的樣式。各種格式綜合在一起就是樣式。設置方法是,可以選擇“格式”菜單中的“樣式和格式”命令,這樣在排版區域的右邊就顯示出了“樣式和格式”的對話框,在該對話框中包含了所設置的各個格式。設置好樣式后,如果修改了樣式中的某一個格式,那么整篇文檔中用到了該樣式的地方就自動隨之更改了相應的格式。如果不設置樣式的話,只是采用格式的設置,那么每次修改格式,都需要用格式刷去復制格式,這樣就要進行多次重復操作,浪費時間。而設置了樣式后,就可以包含在里面的各種格式一次性地設置修改完。

7 結語

綜上所述,在整個Word文檔的編輯排版過程中,樣式和分節等這些設置技巧是非常重要和實用的,為人們對文檔的排版提供了很大的幫助,也方便了用戶的使用,提高了工作效率。

[1]《中文Word2003簡明教程》[M]北京:清華大學出版社,2004.

[2]王誠君,楊全月.《中文Word2003應用教程》[M]北京:清華大學出版社,2004.

[3]李杰臣.《Word在文書處理與排版中的應用》[M]北京:中國青年出版社,2004.