清代軍機(jī)處檔案管理工作研究

李銀娟

（中原工學(xué)院，河南 鄭州 450007）

清代軍機(jī)處檔案管理工作研究

李銀娟

（中原工學(xué)院，河南 鄭州 450007）

本文簡單研究清朝軍機(jī)處的檔案概況，軍機(jī)處檔案的分類以及整理，再現(xiàn)清朝軍機(jī)處的檔案管理特點。

清代；軍機(jī)處；檔案管理

雍正登基之前就立志治理好國家，自雍正八年開設(shè)軍機(jī)處，設(shè)立以來一直是皇帝處理日常政務(wù)的最重要的機(jī)構(gòu)，也是管理國家的核心機(jī)構(gòu)，是當(dāng)時朝廷行政效率、文書工作效率最高的機(jī)構(gòu)，也是檔案管理最為完善的機(jī)構(gòu)。記載內(nèi)容涉及清王朝政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、文化等方面重大事件。因此，說軍機(jī)處檔案是清廷核心機(jī)密的總匯一點也不為過。

1 軍機(jī)處的檔案概況

雍正七年設(shè)置軍機(jī)處，檔案工作也由此開始，且用滿文漢文同時記載。基本上清代各地官員的奏折，都要經(jīng)軍機(jī)處呈交皇帝，屬于保密性文件，軍機(jī)處會另存副本，史稱副錄奏折。據(jù)考察，副錄奏折的數(shù)量在軍機(jī)處檔案中就多達(dá)80萬件，而其分類就有10大類，可想而知，清軍機(jī)處檔案記載內(nèi)容包羅萬象，工作也極其復(fù)雜。軍機(jī)處檔案要求編寫和分類都有嚴(yán)格的要求，以便皇帝或者軍機(jī)大臣查閱，以提高辦事效率。軍機(jī)處的設(shè)立，內(nèi)閣權(quán)力被大大削弱，皇權(quán)更加集中。

2 軍機(jī)處檔案的分類

2.1 月折包

清代基本上呈交皇帝審閱的奏折都會另存副錄奏折，這些奏折最初都是保密的，每半月封為一包存檔，所以稱為月折包，月折包里內(nèi)容包括錄副奏折以及附件、在京各部院大臣的原奏折等等。其內(nèi)容真實地反映了整個清代國家的政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化等方面的狀況。這些副奏折按內(nèi)容大致分為以下幾類：一是外交類：檔案中記載了當(dāng)時中國與周邊國家及歐美等40個國家的對外交往活動，以及邊界劃分、貿(mào)易往來、文化交流等重大歷史事件的交涉處理情況。二是鎮(zhèn)壓革命運(yùn)動類：明清時期民間農(nóng)民運(yùn)動以及清末革命運(yùn)動迭起，最著名的義和團(tuán)運(yùn)動、太平天國運(yùn)動、辛亥革命等，檔案中明確記錄了政府鎮(zhèn)壓這些運(yùn)動的真實情況。三是民族關(guān)系類：清朝在整個統(tǒng)治時期，對漢族以及全國少數(shù)民族的統(tǒng)治和鎮(zhèn)壓一直存在，同時民族之間也在互相融合。三是帝國主義侵略類：這部分集中體現(xiàn)在兩次鴉片戰(zhàn)爭、中日甲午戰(zhàn)爭、中法戰(zhàn)爭以及租界、教派等問題上。除以上四類外，月折包中還包括中央各部衙門和外省督撫呈報的各種文書，這些大多保存原始件，月折包內(nèi)的奏折附件包括甫水、糧價、清單、地圖、供同等類，內(nèi)容包羅萬象。

2.2 檔冊

軍機(jī)處檔冊主要是記錄諭旨、軍機(jī)處的奏事、電報等。諭旨就是在皇帝不能到場的情況下，把皇帝發(fā)出的命令宣示給大臣或者百姓，稱之諭旨。諭旨形成的一般過程是由軍機(jī)大臣根據(jù)皇帝在奏折上的朱批和早朝時的口諭承寫，或者由軍機(jī)大臣交代皇帝的意思而由軍機(jī)章京起草，軍機(jī)大臣修改后呈交皇帝審閱。軍機(jī)處的奏事既包括軍機(jī)處受命皇帝所匯抄的議奏事件，也包括軍機(jī)處奉旨議奏事件，還包括軍機(jī)處按月將地方遞送的奏折進(jìn)行匯抄后的奏事，稱為月折檔。（月折檔不同于月折包，月折檔是軍機(jī)處把下發(fā)奏折進(jìn)行抄寫，按月份裝訂成冊。）電報用得較少，只是在宣統(tǒng)年間特有，因此，在軍機(jī)處檔案中加載較少。

2.3 輿圖

據(jù)史料記載，清代輿圖是由清朝官員將所要奏請之事以圖畫形式繪制而成，隨奏折進(jìn)一起呈閱皇帝，皇帝批完后分別存放于軍機(jī)處和內(nèi)務(wù)府。保存在軍機(jī)處的輿圖，包括輿地類、水陸路程類、江河湖泊類、行宮類、建筑類、寺廟類、軍務(wù)戰(zhàn)爭類、礦廠類、陵墓類及其他共十類，其中包括中國與其周邊國家的邊界圖，各省、府、州、縣輿圖，沿海口岸圖，河道、界工圖，以及軍隊營制、沿邊要隘駐軍、防營、炮臺等圖，還有平定金川、鎮(zhèn)壓苗民等作戰(zhàn)形勢圖等。軍機(jī)處檔案除上述三大類之外，還包括清冊、來文、照會、電報、函札、奏表。此外，還有一部分檔案是軍機(jī)處的奏稿和行稿等雜件。

3 軍機(jī)處檔案的繕寫和定期修繕制度

軍機(jī)處保存的檔案大都是重新抄寫的奏折副本，繕寫制度主要是指派軍機(jī)處官員將已經(jīng)歸過檔的檔案重新抄寫，另存他處，抄寫份數(shù)視內(nèi)容的重要程度而不同，有些內(nèi)容抄寫一份，而有些則要重復(fù)抄寫很多份，即使有丟失導(dǎo)致檔案不完整或者被故意篡改的情況發(fā)生，還有其他備份可彌補(bǔ)損失。繕寫的目的就是為了更好地保存檔案，維護(hù)檔案的歷史原貌。這一制度在軍機(jī)處長期使用，起到了較好地保護(hù)檔案的作用。

軍機(jī)處檔案分為漢字檔和滿字檔，而且“清字檔（滿字檔）令方略館譯漢官繕寫，漢字檔令內(nèi)閣中書繕寫。”這樣做是為了防止檔案內(nèi)容的泄露，增加閱讀難度。但是，編寫難度之大可想而知，任務(wù)也極其艱巨。

軍機(jī)處是君臣議事的重要地方，軍機(jī)大臣為數(shù)不多，所以軍機(jī)處并不大，可想而知沒有足夠大的地方來存放規(guī)模越來越大的檔案，因此編寫檔案的方略館應(yīng)運(yùn)而生了。

“方略館以樞臣總領(lǐng)，于事無所問，館書無不匯集。”軍機(jī)處所存的檔案都是經(jīng)過加工、濃縮、條理化之后的精華，重要性不言而喻。這些檔案需要經(jīng)常查閱，為方便起見，還另繕有一套副本存放于圓明園軍機(jī)值房，并且還有定期修繕。雍正時期規(guī)定沒過五年就要對軍機(jī)處檔案進(jìn)行修繕。“軍機(jī)處的檔案，在道光以前每屆五年或十年重繕一次，其后漢文的三年，滿文的五年各重繕一次”。

4 軍機(jī)處檔案的管理和保密制度

軍機(jī)處檔案種類繁多，規(guī)模龐大，查找起來確實不易。設(shè)立軍機(jī)處之前，內(nèi)閣文件“積弱崇山”的情景，內(nèi)閣中書阮葵生曾批評過“塵封插架，灰堆積土中。隨意抽閱，皆典故也。”雍正年間，甚至出現(xiàn)過檔案外泄的情況，使國家遭受巨大威脅。軍機(jī)處設(shè)立之后，雍正皇帝吸取教訓(xùn)，與軍機(jī)大臣一起商討制定了一系列比較完善的檔案管理和保密措施，影響整個清代。

4.1 軍機(jī)處的隨手簿制度

隨手簿又稱隨手檔，是軍機(jī)處每天處理的奏折等所有文件的目錄總匯。隨手簿就相當(dāng)于今天機(jī)關(guān)里的收發(fā)文登記簿，只不過隨手簿是收發(fā)文合二為一的。如果需要查閱檔案，翻看隨手簿，能及時準(zhǔn)確地找出奏折或其附錄本。“舊事分明記阿誰？獨(dú)難顛末誦無疑，試翻隨手當(dāng)年簿，充棟封題若列眉。”這是乾隆時期軍機(jī)處章京管世銘對軍機(jī)處隨手簿的夸贊。在軍機(jī)處之前各種檔案文件是由內(nèi)閣管理，雍正帝設(shè)置軍機(jī)處后，總結(jié)內(nèi)閣對文件管理方面的不足，制定各種規(guī)定要求軍機(jī)處在對檔案進(jìn)行管理時要整齊有序。同時還要求軍機(jī)大臣在不能及時找到所需文件之時要及時奏于皇帝，以達(dá)到督促的目的。因此，在雍正時期，軍機(jī)處檔案的記錄井井有條，調(diào)閱效率較高。

4.2 軍機(jī)處檔案在整理時采取夾片制度

從軍機(jī)處設(shè)置以來，夾片制度就是軍機(jī)處檔案管理制度中重要的保密制度。所謂夾片制度，就是把某一部分內(nèi)容的摘要寫在紙片上，而這些摘要即是此部分內(nèi)容濃縮后的精華，具有極強(qiáng)的概括性，之后把紙片夾在這部分內(nèi)容的第一頁，皇帝以及軍機(jī)大臣想要查閱軍機(jī)處檔案時，想要找哪部分內(nèi)容，只需找到其摘要便可，這樣一來也使檔案查閱變得方便快捷，而且也不至于一下子流失秘密性的內(nèi)容。由此可見，夾片制度是避免國家機(jī)密泄露的重要制度。

4.3 軍機(jī)處因其地位特殊，軍機(jī)大臣也都是臨時抽調(diào)，均為兼職

軍機(jī)處檔案管理人員稱為章京，章京是經(jīng)過層層選拔進(jìn)入軍機(jī)處。這些人普遍素質(zhì)較高，較為精干。由于軍機(jī)章京直接參與機(jī)密，為皇帝服務(wù)，所以統(tǒng)治者對這些人一方面極強(qiáng)控制，一方面則給予高官厚祿。這些人在一定時期內(nèi)是固定的，不能更換，這樣在于避免過多的人知道國家機(jī)密，最大程度減少國家機(jī)密外泄的可能。軍機(jī)處一系列的管理和保密制度，使清朝檔案基本上能夠完整地保存下來，維護(hù)了皇權(quán)統(tǒng)治、保障了其原有面貌，保護(hù)了清代珍貴的檔案資源，為今天的科學(xué)研究提供了借鑒。

通過對清朝軍機(jī)處檔案管理工作的研究，我們可以深刻地體會到當(dāng)時檔案管理制度之嚴(yán)密，通過對其研究，不僅對清代的專制管理制度有了進(jìn)一步的了解，而且對今天研究我國的檔案制度也有重要的借鑒和指導(dǎo)意義。

[1]秦國經(jīng).明清檔案學(xué)[M].學(xué)苑出版社，2005.

[2]裴燕生.從清代軍機(jī)處“隨手簿”看清代文書檔案一體化管理[J].檔案學(xué)通訊，2005（4）.

[3]韓季紅.清代檔案與檔案管理問題研究現(xiàn)狀[J].蘭臺世界，2006（12）.

[4]王云慶.清代軍機(jī)處檔案概述[J].檔案，1992（1）.

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李銀娟（1984.12-），碩士研究生，助理館員，研究方向：專門史。