淺析信息系統項目管理中的溝通管理

劉潤龍

（大連廣播電視大學,遼寧 大連　116021）

淺析信息系統項目管理中的溝通管理

劉潤龍

（大連廣播電視大學,遼寧 大連116021）

摘要：隨著計算機技術和網絡技術的高速發展，伴隨著全球經濟一體化的進程，信息系統的應用越來越廣泛，大型的項目的需求旺盛。大型項目的開發中涉及的資源范圍越來越廣，而其中人員的不確定性是最大的，溝通管理的重要性不言而喻。項目要想高效率的完成，在很大程度上依賴于涉及人員的良好溝通。本文在介紹信息系統特點的基礎上,分析了信息系統開發中存在的溝通問題,并提出通過建立和規范信息系統開發的溝通機制,促進人員的溝通,從而提高信息系統開發項目的質量和效率。

關鍵詞：信息系統；干系人；溝通機制；反饋機制

信息系統項目的溝通管理包括以下四個過程：溝通計劃編制、信息分發、績效管理、干系人管理。這四個過程是相輔相成不可分割的，不能孤立存在。溝通管理的目標就是要保證項目的有關信息得到及時、準的提取、收集、傳播、存儲以及最終進行處置，保證信息系統項目團隊內外部的信息暢通。信息暢通不僅僅是自上而下的暢通，還要保證自下而上的暢通，做到信息發送有反饋，對反饋的信息的再反饋等，形成良好的信息溝通氛圍。

1　信息系統項目溝通管理的特征

信息系統項目溝通管理具有以下特征：

（1）復雜。每一個大型信息系統項目的建立都與大量的公司、人員等密切相關，也就注定了相關項目干系人員組成的復雜。

（2）統。信息系統項目是復雜的系統，所牽涉的人員、部門和單位復雜多變，所以溝通管理必須從整體利益出發，運用系統的思想和分析方法，全過程、全方位地進行有效的管理。

2　信息系統項目溝通管理的重要性

對于整個項目來說，要科學的組織、指揮、協調和控制信息系統項目的實施過程，就必須進行充分、良好的信息溝通。具體來說，主要有以下幾方面的作用：

（1）決策和計劃的基礎。

（2）組織和控制管理過程的依據和手段。

（3）建立和改善人際關系是必不可少的條件。

（4）項目經理成功領導的重要手段。

3　信息系統項目溝通管理過程

3.1信息系統項目溝通計劃編制

信息系統項目溝通計劃編制作為信息系統項目溝通管理的第一個過程，其核心是為了明確信息系統項目干系人的溝通需求，確定滿足這些需求的技術，制定信息系統項目的溝通計劃，這些工作是確保信息系統項目溝通順暢的基礎；由于信息系統項目干系人眾多，如何識別出重要的信息系統項目干系人及其需求，是制定信息系統項目溝通策略的關鍵。此處我們把信息系統項目干系人分為內部干系人和外部干系人。在信息系統項目溝通管理過程中，既要重視信息系統項目團隊內部的溝通，更要重視信息系統項目團隊的外部溝通，并且往往與信息系統項目團隊之外的干系人溝通更加重要。

3.2信息的分發

信息分發就是把信息及時地分發給信息系統項目利益相關者，其中不但包括實施溝通管理計劃，而且還包括對預料之外的信息索取要求的回復。發出信息者負責信息的清楚、準確，以便信息到底接受者時正確無誤，而信息的接收著要保證信息被完整、正確地理解。

信息發布的成果主要有：經驗教訓記錄、項目記錄、項目報告等、項目演示介紹、利益相關者的反饋、利益相關者通知、變更的請求等。

3.3績效管理

績效報告是將收集的信息系統項目績效信息提供給信息系統項目干系人，為信息系統項目干系人做出判斷和決策提供依據，績效報告包括信息系統項目狀態、信息系統項目進展情況和信息系統項目預測三個方面的內容；信息系統項目干系人管理實際上是對信息系統項目干系人的期望進行識別、管理和影響，確保信息系統項目成功。績效管理又是指識別、衡量以及開發個人和團隊績效，并且使這些績效與組織的戰略目標保持一致的一個持續性過程。

3.4信息系統項目干系人管理

信息系統項目干系人管理是以滿足信息需求者的需求并解決信息系統項目干系人之間的問題。積極地管理信息系統項目干系人，提高了信息系統項目因為干系人指甲存在未解決的問題而偏離的可能性，提高操作人員的能力，避免他們在信息系統項目進行期間分崩離析。項目經理通常負責信息系統項目干系人的管理。

4　反饋機制

反饋是干系人對接收到信息所作出的反應。反饋是項目溝通管理成果的重要檢查依據，是評估溝通管理成功與否的重要因素。通過反饋機制溝通發起人可以確認相關干系人是否正確理解了溝通信息，同時也有助于項目經理對干系人的溝通需求有更加準確的了解。按照控制理論，反饋可以分為正反饋和負反饋。

4.1正反饋

正反饋是干系人對所獲得信息的作出的正向的積極的反饋。表明了干系人對所獲得信息的正確理解與認可。

4.2負反饋

負反饋是干系人對所獲得的信息作出的反向的反饋。表明了干系人對所獲得的信息不認可，這是溝通發起人應該對溝通進行再次確認。這其中有兩種可能：第一種可能是干系人對發送的信息理解有誤，此時溝通發起人應該對信息作出更加明確的說明或解釋；第二種可能是發送的信息存在錯誤，此時溝通發起人應該對項目的信息進行確認和更新，對信息的錯誤的來源進行分析和判斷，并對此形成的項目變更等作出相應的動作。

不論正反饋還是負反饋，都表明了本次溝通的完結，體現了本次溝通是有效的溝通。

5　結語

通過以上分析我們可以得出：溝通其實是一門學問，是人與人之間的相處。溝通是信息交流的重要手段，是信息系統項目管理的生命線，它是一種管理的重要工具，應用好這個工具能使本單位的管理流程更加通暢，信息交流更加充分，從而高效的實現信息系統項目管理的目標。

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