淺析信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中的溝通管理

劉潤(rùn)龍

（大連廣播電視大學(xué),遼寧 大連　116021）

淺析信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中的溝通管理

劉潤(rùn)龍

（大連廣播電視大學(xué),遼寧 大連116021）

摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，伴隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的進(jìn)程，信息系統(tǒng)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，大型的項(xiàng)目的需求旺盛。大型項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)中涉及的資源范圍越來(lái)越廣，而其中人員的不確定性是最大的，溝通管理的重要性不言而喻。項(xiàng)目要想高效率的完成，在很大程度上依賴于涉及人員的良好溝通。本文在介紹信息系統(tǒng)特點(diǎn)的基礎(chǔ)上,分析了信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中存在的溝通問(wèn)題,并提出通過(guò)建立和規(guī)范信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的溝通機(jī)制,促進(jìn)人員的溝通,從而提高信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng)；干系人；溝通機(jī)制；反饋機(jī)制

信息系統(tǒng)項(xiàng)目的溝通管理包括以下四個(gè)過(guò)程：溝通計(jì)劃編制、信息分發(fā)、績(jī)效管理、干系人管理。這四個(gè)過(guò)程是相輔相成不可分割的，不能孤立存在。溝通管理的目標(biāo)就是要保證項(xiàng)目的有關(guān)信息得到及時(shí)、準(zhǔn)的提取、收集、傳播、存儲(chǔ)以及最終進(jìn)行處置，保證信息系統(tǒng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)外部的信息暢通。信息暢通不僅僅是自上而下的暢通，還要保證自下而上的暢通，做到信息發(fā)送有反饋，對(duì)反饋的信息的再反饋等，形成良好的信息溝通氛圍。

1　信息系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理的特征

信息系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理具有以下特征：

（1）復(fù)雜。每一個(gè)大型信息系統(tǒng)項(xiàng)目的建立都與大量的公司、人員等密切相關(guān)，也就注定了相關(guān)項(xiàng)目干系人員組成的復(fù)雜。

（2）統(tǒng)。信息系統(tǒng)項(xiàng)目是復(fù)雜的系統(tǒng)，所牽涉的人員、部門和單位復(fù)雜多變，所以溝通管理必須從整體利益出發(fā)，運(yùn)用系統(tǒng)的思想和分析方法，全過(guò)程、全方位地進(jìn)行有效的管理。

2　信息系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理的重要性

對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，要科學(xué)的組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制信息系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程，就必須進(jìn)行充分、良好的信息溝通。具體來(lái)說(shuō)，主要有以下幾方面的作用：

（1）決策和計(jì)劃的基礎(chǔ)。

（2）組織和控制管理過(guò)程的依據(jù)和手段。

（3）建立和改善人際關(guān)系是必不可少的條件。

（4）項(xiàng)目經(jīng)理成功領(lǐng)導(dǎo)的重要手段。

3　信息系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理過(guò)程

3.1信息系統(tǒng)項(xiàng)目溝通計(jì)劃編制

信息系統(tǒng)項(xiàng)目溝通計(jì)劃編制作為信息系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理的第一個(gè)過(guò)程，其核心是為了明確信息系統(tǒng)項(xiàng)目干系人的溝通需求，確定滿足這些需求的技術(shù)，制定信息系統(tǒng)項(xiàng)目的溝通計(jì)劃，這些工作是確保信息系統(tǒng)項(xiàng)目溝通順暢的基礎(chǔ)；由于信息系統(tǒng)項(xiàng)目干系人眾多，如何識(shí)別出重要的信息系統(tǒng)項(xiàng)目干系人及其需求，是制定信息系統(tǒng)項(xiàng)目溝通策略的關(guān)鍵。此處我們把信息系統(tǒng)項(xiàng)目干系人分為內(nèi)部干系人和外部干系人。在信息系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理過(guò)程中，既要重視信息系統(tǒng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的溝通，更要重視信息系統(tǒng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的外部溝通，并且往往與信息系統(tǒng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)之外的干系人溝通更加重要。

3.2信息的分發(fā)

信息分發(fā)就是把信息及時(shí)地分發(fā)給信息系統(tǒng)項(xiàng)目利益相關(guān)者，其中不但包括實(shí)施溝通管理計(jì)劃，而且還包括對(duì)預(yù)料之外的信息索取要求的回復(fù)。發(fā)出信息者負(fù)責(zé)信息的清楚、準(zhǔn)確，以便信息到底接受者時(shí)正確無(wú)誤，而信息的接收著要保證信息被完整、正確地理解。

信息發(fā)布的成果主要有：經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)記錄、項(xiàng)目記錄、項(xiàng)目報(bào)告等、項(xiàng)目演示介紹、利益相關(guān)者的反饋、利益相關(guān)者通知、變更的請(qǐng)求等。

3.3績(jī)效管理

績(jī)效報(bào)告是將收集的信息系統(tǒng)項(xiàng)目績(jī)效信息提供給信息系統(tǒng)項(xiàng)目干系人，為信息系統(tǒng)項(xiàng)目干系人做出判斷和決策提供依據(jù)，績(jī)效報(bào)告包括信息系統(tǒng)項(xiàng)目狀態(tài)、信息系統(tǒng)項(xiàng)目進(jìn)展情況和信息系統(tǒng)項(xiàng)目預(yù)測(cè)三個(gè)方面的內(nèi)容；信息系統(tǒng)項(xiàng)目干系人管理實(shí)際上是對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目干系人的期望進(jìn)行識(shí)別、管理和影響，確保信息系統(tǒng)項(xiàng)目成功。績(jī)效管理又是指識(shí)別、衡量以及開(kāi)發(fā)個(gè)人和團(tuán)隊(duì)績(jī)效，并且使這些績(jī)效與組織的戰(zhàn)略目標(biāo)保持一致的一個(gè)持續(xù)性過(guò)程。

3.4信息系統(tǒng)項(xiàng)目干系人管理

信息系統(tǒng)項(xiàng)目干系人管理是以滿足信息需求者的需求并解決信息系統(tǒng)項(xiàng)目干系人之間的問(wèn)題。積極地管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目干系人，提高了信息系統(tǒng)項(xiàng)目因?yàn)楦上等酥讣状嬖谖唇鉀Q的問(wèn)題而偏離的可能性，提高操作人員的能力，避免他們?cè)谛畔⑾到y(tǒng)項(xiàng)目進(jìn)行期間分崩離析。項(xiàng)目經(jīng)理通常負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)項(xiàng)目干系人的管理。

4　反饋機(jī)制

反饋是干系人對(duì)接收到信息所作出的反應(yīng)。反饋是項(xiàng)目溝通管理成果的重要檢查依據(jù)，是評(píng)估溝通管理成功與否的重要因素。通過(guò)反饋機(jī)制溝通發(fā)起人可以確認(rèn)相關(guān)干系人是否正確理解了溝通信息，同時(shí)也有助于項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)干系人的溝通需求有更加準(zhǔn)確的了解。按照控制理論，反饋可以分為正反饋和負(fù)反饋。

4.1正反饋

正反饋是干系人對(duì)所獲得信息的作出的正向的積極的反饋。表明了干系人對(duì)所獲得信息的正確理解與認(rèn)可。

4.2負(fù)反饋

負(fù)反饋是干系人對(duì)所獲得的信息作出的反向的反饋。表明了干系人對(duì)所獲得的信息不認(rèn)可，這是溝通發(fā)起人應(yīng)該對(duì)溝通進(jìn)行再次確認(rèn)。這其中有兩種可能：第一種可能是干系人對(duì)發(fā)送的信息理解有誤，此時(shí)溝通發(fā)起人應(yīng)該對(duì)信息作出更加明確的說(shuō)明或解釋；第二種可能是發(fā)送的信息存在錯(cuò)誤，此時(shí)溝通發(fā)起人應(yīng)該對(duì)項(xiàng)目的信息進(jìn)行確認(rèn)和更新，對(duì)信息的錯(cuò)誤的來(lái)源進(jìn)行分析和判斷，并對(duì)此形成的項(xiàng)目變更等作出相應(yīng)的動(dòng)作。

不論正反饋還是負(fù)反饋，都表明了本次溝通的完結(jié)，體現(xiàn)了本次溝通是有效的溝通。

5　結(jié)語(yǔ)

通過(guò)以上分析我們可以得出：溝通其實(shí)是一門學(xué)問(wèn)，是人與人之間的相處。溝通是信息交流的重要手段，是信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的生命線，它是一種管理的重要工具，應(yīng)用好這個(gè)工具能使本單位的管理流程更加通暢，信息交流更加充分，從而高效的實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的目標(biāo)。

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