淺議電力基建工程檔案的規范化管理

丁紅燕

（新疆天山電力股份有限公司,新疆 奇臺831800）

淺議電力基建工程檔案的規范化管理

丁紅燕

（新疆天山電力股份有限公司,新疆 奇臺831800）

摘要：隨著我國經濟建設的迅猛發展,電力能源需求量越來越大,越來越多的基礎設施投入建設。在這種背景下，電力基建檔案也在發揮越來越重要的作用。本文以電力基建檔案的規范性管理為切入點，探討了在電力基建工程建設過程中，如何保證歸檔文件材料的齊全、準確、完整和系統，以期提高我國電力基建工程檔案管理的系統化和規范化，推動我國電力事業發展。

關鍵詞：基建檔案；電力工程；規范化管理

電力基礎設施建設工程檔案包括工程項目從立項到交付使用全過程的文字、圖紙、影像等資料，是基建工程建設全過程的縮影，對電力企業意義重大。規范標準的電力基建檔案是電源建設、變電站、線路、電纜、配網等電力項目施工、改擴建、維修等活動的依據，也是電力企業的法律憑證與記錄。

在電力基建項目施工過程中，由于檔案管理涉及單位多、人員多、程序多，且整個項目建設周期普遍較長，施工工藝復雜，基建檔案規范化一直很難實現。因此，在電力基建檔案管理中應用規范化和標準化的管理模式，對實現電力基建工程具有跨時代意義。

1　電力基建檔案管理存在的問題

目前，我國電力基建工程檔案管理普遍存在不系統、不規范、不標準的現象。總體而言體現在以下幾個方面：

1.1檔案資料不系統

很多基建項目由于持續時間長，建設前期和后期存在多個檔案管理員，導致檔案整理思路不系統。比如在施工中所簽訂的各種合同，沒有明確或者注明協議日期，合同中的工程名稱前后不同，合同額前后不吻合，施工、監理等參建單位的來文來電文號缺乏邏輯性等。

1.2檔案文件不標準

這一點具體體現在工程資料、影像資料的格式及完整性上。由于業主、施工以及監理等參建單位對基建檔案的要求不統一，導致同一個項目工程的設計變更通知單、技術交底、工程聯系單等具有保存價值的文字資料格式各有不同，甚至有些文字資料填寫不正確、不規范、不嚴謹、不完整，有些資料不是原件，大大降低了基建檔案的規范性。

1.3工程資料不完整

檔案資料收集是最繁雜、最瑣碎也是保證檔案規范性最關鍵的一環。但在現實中，電力基建檔案的文件及資料往往不完整，例如具有保存價值的施工記錄、施工總結，施工設計、設計變更及工程聯系單等經常出現丟失、漏收、損壞等現象。

2　電力基建檔案的規范化管理措施

電力基建檔案的規范化管理可從工程前期、項目招標、工程施工、竣工驗收等項目建設階段來實現。

2.1工程前期的檔案規范化管理

在電力基建工程的建設前期，電力企業應設置專職的檔案管理人員，負責工程前期勘察研究文件、項目審批文件等具備保存價值的檔案資料收集。這些資料既是工程前期的關鍵性文件，也是整個項目建設周期的重要基礎，對全過程產生的文件起著重要的控制作用。

2.2項目招標階段的檔案規范化管理

在這一階段，電力基建項目參與的單位開始增多，不僅有業主方、建設方，還有招標代理、投標單位、標評單位等。這一階段歸檔的文件種類非常多，主要有中標通知書、澄清文件、招標文件、評分表、投標文件、報價單等。要尤其注意各類文件的簽字是否規范、齊全，文件的簽字與各種功能表格的簽字是否統一，資料是否具有時間上的邏輯性。檔案管理人員全程參與項目招標是保證該階段規范化管理的重要措施。

2.3項目施工階段的檔案規范化管理

施工階段的檔案資料最多，這一階段不僅是項目建設最重要的一環，也是保證電力基建項目檔案規范性的關鍵一環。總體說來，施工階段的工程資料可分為：設備資料、材料質量保證資料、施工記錄等。在設備資料的管理上，檔案管理人員要尤其注意設備是否具備合同條款約定的事項，并參與到場設備的開箱檢驗工作，完整收集有關購進設備的相關檔案。因故不能參與的，要參與設備開箱驗收工作，填寫設備驗收單，將設備有關出廠資料分類歸檔。

在施工材料質量保證資料的管理上，檔案管理人員應及時掌握施工材料購買情況，注意購買合同是否簽訂，合同是否移交，移交程序是否符合規定，簽字蓋章是否有效，內容方面有無缺漏等，發現不符合規定的地方要及時予以糾正，檢查無誤后才可以歸檔。

在施工記錄資料的管理上，檔案管理人員應充分發揮監督、指導職能。定期檢查施工單位的施工記錄，督促施工監理等單位資料管理、文件歸檔等情況，對于發現的問題要督促其及時整改。

2.4建立檔案管理責任制

電力基建項目的建設周期是比較長的，而且參與建設的單位也比較多，涉及的范圍較廣，因此在管理上的難度也相應增大，在資料收集與管理的過程中可能會遇到經手文件的人員比較多，以及用時較長的問題。檔案管理部門必須做好準備為各個參建的單位設立專門的檔案資料管理組織及文檔管理程序具體化，并且進行必要的指導和監督工作，保證檔案的收集規范、完整和準確。

電力企業基建項目檔案管理人員的素質和水平高低直接影響檔案管理規范化的程度高低。因此，還應加強對檔案管理人員的培訓和管理，提高檔案管理人員在項目中的參與程度。只有保證檔案管理人員的參與度，才能保證檔案的真實性和規范化、標準化。

2.5建立檔案動態管理機制

電力基建項目的規模一般都比較大，涉及的單位多、人員多、程序繁雜，施工隊伍的人員流動性也比較強，在整個建設周期中會存在多個檔案管理單位和多個檔案管理人員，建立檔案動態管理制度非常有必要。首先是檔案管理人員的動態管理，電力企業應依據基建項目的地理位置、建設程序等對檔案管理人員進行“分兵布陣”，明確各個階段、各個參建單位的檔案人員和工程人員的檔案管理職責；其次是項目建設檔案的動態管理制度，這項制度有助于保證重要檔案的連貫性，即使發生人員的調整和關鍵人員的變動，也可以保證檔案資料的完整性，保證檔案管理網絡的嚴密性。

電力基建工程檔案的規范化決定了工程交付使用的效率，影響著項目建設的成本。所以，電力企業應提高基建檔案的規范化程度，正確、高效處理當前電力基建檔案管理中存在的問題與缺陷，切實規范電力基建工程檔案管理工作，推動電力基建工程的有效實施。

參考文獻：

[1]黃愛芹.電力基建檔案整理的常見問題[J].檔案管理,2012（05）.

[2]陳秀菊.電力企業檔案管理規范操作指南[M].北京：中國電力出版社出版,2010.

[3]石大泱.檔案工作概論[M].北京：中國檔案出版社，2010.

[4]彭萬里.科技檔案管理[M].北京：中國檔案出版社，2010.

作者簡介：丁紅燕，女，新疆沙灣人，助理館員,主要研究方向：檔案管理。