淺析現代化辦公室人員的基本素質和任務要求

陳雪梅

摘要：

辦公室是一個組織內直接為領導和中心工作服務、承上啟下、協調左右的綜合辦事機構。辦公室參與政務、協調事務、做好服務，是單位運轉的樞紐，是對內、對外的窗口。在不同類型的組織中都設有辦公室這一機構。由于性質不同、規模不等的組織，辦公室的工作內容略有不同，下設機構也有一些差異。但一般來說，辦公室大都具有辦文、辦會、辦事、溝通協調等幾個方面職能。辦公室作為單位的綜合部門，其職能是辦公室的職責和權力的綜合表現。特別是辦公室人員要求具備良好的素質，應明確主要工作任務。

辦公室是從屬于組織決策層并為其提供必要的輔助服務的部門，它圍繞單位的中心工作，向領導提出決策建議并督促決策的落實，是決策層的延伸。

關鍵詞：辦公室人員素質;任務要求

辦公室承擔的工作既重要又繁瑣，它要求我們辦公室人員緊緊圍繞單位的中心工作，服從大局，服務領導決策，堅持 “上為領導負責，下為員工服務”的原則，維護指揮系統一元化，保證政令暢通，把千頭萬緒，紛繁復雜的具體事務和各項職能交叉的工作統籌兼顧。現代化的辦公系統我們從原來的被動應付工作的態度，向主動適應服務的工作態度轉變，每個工作人員必須明確辦公室的工作任務，以便有條不紊地開展工作。

一、當前辦公室工作的主要內容

我一直以來都是在從事著辦公室的工作，深刻體會到在現代社會，辦公室的工作隨著組織所處的時期和擔負中心任務的不同，辦公室的工作內容也有變化，但其常規工作可以概括為辦文、辦會、辦事三大方面。

1.辦文工作

辦文工作主要是圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。具體分三項事務：

（1）文字工作，主要指文書、信函、稿件等的撰寫，包括領導需要的各種文字材料的準備和起草。

（2）文書處理和檔案工作，主要指文件辦理方面的工作，如文書的打印、制作、收發、運轉、傳遞，機要文件的傳遞、立卷、歸檔、保存等工作。

（3）電子文件的撰寫、傳輸、管理、歸檔等方面的工作，如電子郵件的發送、電子文件數據庫的建立、管理與檢索等。

2.辦會工作

辦會工作指對各類會議的籌備、組織、服務、管理等工作，包括會前的籌劃和準備、會中的組織和服務、會后的善后和落實。

3.辦事工作

辦事工作大體分為信息工作、技術工作、日常行政事務工作、臨時交辦工作四大項。

（1）信息工作，廣義上說，黨政機關的政策研究、公司企業的市場預測分析和調查、領導決策前的調查研究與情況綜合、情報動態的每日分析整理、組織內簡報的編發等，都是信息工作，收集資料摘要、編寫大事記、組織史志編寫、編制各種范圍的聯絡手冊、收集保管名片等，也是信息工作。

（2）技術工作，主要指機要工作、現代辦公設備設施的使用維護工作。機要工作指組織內機密文件的保管、傳遞、以及單位內保密事務、保衛工作的安排、檢查、落實。計算機安全工作主要指計算機信息安全工作，如防黑客襲擊、防計算機病毒、信息安全教育等現代辦公設備設施的使用和維護主要指多媒體會議設備、數碼攝錄像設備、現代辦公環境的主控室設備的操作和日常維護等。

（3）日常和行政事務工作，主要指值班、接待、印章管理、環境管理、車輛管理、財務管理、后勤管理、對外聯絡、安排領導活動、督查等。

安排領導活動是一項復雜、細致而又很具體的工作，指為領導的個體和群體安排的各種活動，包括各種會議、外出參觀考察、調查研究、檢查指導工作、外事工作等。辦公室在安排領導活動時，要在滿足工作需要的前提下盡量從簡，減少領導不必要的社會性應酬活動，保證領導有足夠的時間，集中精力抓好大事，搞好調查研究。

督查是辦公室一項重要工作，督查是指辦公室圍繞單位的中心工作、重要決策和領導的重要批示，對負責承辦的部門和責任人員進行督促和檢查，協助做好必要的溝通工作，以保證承辦事項按時落實。

在黨政機關還專門設立信訪辦公室，負責辦理群眾來信，接待群眾來訪及相關事項，同時也負責對報刊上的批評、建議的處理工作。其他組織一般不設立信訪室，類似工作由值班秘書接待辦理。在不設公關部的公司企業，辦公室還承擔公關事務。

（4）臨時交辦工作，在日常工作中，領導經常有事臨時事項交由辦公室去具體承辦落實。

辦公室工作綜合性很強，既涉及政治方面，也涉及經濟、文化方面，還可能涉及法律、法規等，需進行各方面的協調。在具體業務中，如承辦文電，不論是上報還是下發，往往涉及幾個部門會簽或辦理，需要辦公室一一溝通、協商并組織落實。由此可以看出，現代化的辦公系統要求辦公室工作人員必須有寬泛的知識背景、較強的辦事能力、較高的工作效率和良好的工作作風。

二、現代化對辦公室工作人員的要求

1.辦公室人員的職業道德

所謂職業道德，是指擔負不同社會責任和服務的人員應當遵循的道德準則。它通過人們的信念、習慣和社會輿論而起作用，成為人們評判是非、辨別好壞的標準和尺度，從而促使人們不斷增強職業道德觀念，不斷提高服務水平。辦公室工作人員的職業道德素養，主要應體現在以下八個方面：

（1）良好的品格

品格是指人對現實的穩固態度及其習慣化的行為方式，主要表現為：

①對現實的態度，是一個人的基本道德品質，是個人品格中的核心內容。如愛集體、愛勞動;敬業愛崗、或者自私、孤僻、好逸惡勞、妄自尊大等。

②情緒特征，主要指情感方面的強弱、持續時間的長短等。

③意志特征，如行為目標是否明確堅定，行為的自控水平，遇事鎮定果斷與否等。

④理智特征，是在想象事物的過程中表現為理想主義還是現實主義、在感知事物的過程中是主動觀察還是被動感知。

一個人的品格對工作和生活影響很大。辦公室人員應當具備良好的品格嚴格要求自己，克服不良習慣，主動適應工作環境來開展工作。

（2）忠于職守

忠于職守是指辦公室工作人員忠于辦公室這個特定的崗位、職責。大而言之是忠于黨、國家和人民利益;小而言之，是指忠于本單位的利益，這兩者從根本上說是統一的。辦公室工作人員忠于職守表現在能及時發現工作中的問題，敢于諍諫，表現在對工作認真負責，及時請示、匯報、檢查、總結，嚴格執行領導的指示，反映信息及時、準確。忠于職守還意味著恪守本分，甘當助手、配角，甘當無名英雄， 不越權或濫用職權。

（3）公道正派

辦公室工作人員只有公道正派才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。

辦公室工作人員經常接觸領導，與領導熟悉、關系密切。這種情況下尤其要注意自重自強，不能將為領導服務理解為主仆關系而獻媚領導、阿訣奉承、溜須拍馬。對待來賓，不管是上級領導，還是基層群眾，不論其資歷高低職務大小，都要一視同仁、平等相待。切忌因人而異，親疏有別。更不能看來頭辦事情，隨風轉。

（4）嚴守機密

辦公室工作人員在領導身邊的機會多，接觸的內部文件多，參加重要會議多，接觸機密多。要嚴格執行國家有關保密規定，嚴守黨和國家的機密，不在任何場合向任何人炫耀和泄露，以免給黨和國家造成損失。要做到不該說的機密絕對不說;不該知道的機密不要打聽;私人通信、電話不得涉及黨和國家的機密;不得在不利于保密的場合談論機密;私人筆記本不能記黨和國家機密;接人互聯網的電腦不能存儲機密;未經領導批準，不得隨身攜帶機密文件。

（5）講求效率

辦公室工作人員一定要注重工作效率，在日常工作中，當場可以辦理的事，就不要說“研究研究”;當日可以處理完的，就不要推到明天;急事要馬上落實。“雷厲風行”應該是辦公室工作人員的工作原則和應有作風。

（6）恪守信用

辦公室工作嚴謹繽密、責任重大。辦公室工作人員在工作交往中應恪守信用。包括約定會晤、安排會議、組織聯絡、收發函件、傳遞文件都要準時;接受任務如不能按期完成，必須及時匯報，不能拖延或擅自改變。恪守信用還包括決不輕易允諾別人所托而自己又力所不能及的事情，一旦允諾就應該盡一切力量去辦到。

（7） 善于合作

辦公室工作人員工作頭緒多、涉及面廣，往往環環相扣，非單槍匹馬所注完成。辦公室工作人員要善于同他人密切配合，步調一致，才能順利完成任務。善于合作既要求對同事尊重和理解，也要求公允地與同事分享勝利的成果，分擔失敗的責任。

（8）文明禮貌

辦公室工作人員待人接物一定要文明禮貌，舉止大方、談吐文雅、常帶微笑。具體可概括為職業道德十規則，即禮貌而不居高臨下;誠實而不弄虛作假;參謀而不越權行事;謙虛而不傲上凌下;謹慎而不唯唯諾諾;公正而不見風使舵;敬業而不妄自尊大;敬重而不阿訣奉承;慎言而不談論是非;本分而不炫耀示人。

2.辦公室人員的職業意識

職業意識是指在職業選擇與定向過程中，對未來或已經從事的職業的認識、評價及自己相應的情感態度等心理成分的綜合，它是職業道德、職業操守和職業行為等職業要素的總和。作為在領導身邊工作的辦公室人員，應具備的職業意識主要是幕后意識、信息意識、多能意識、時間意識、合作意識和保密意識。

（1）幕后意識

幕后意識是指辦公室人員應認識到辦公室工作的輔助性、服務性，其工作成績一般不會獨立完整地顯示出來，而是附著于單位整體工作成績或領導的有效決策及以后的貫徹之中。在鮮花和榮譽面前 ，要擺正自己的位置，甘當幕后英雄，不奪領導風采，維護領導形象。

（2）保密意識

辦公室人員在領導身邊工作，了解本單位人事、財務或政策等方面的信息要比其他人多一些、早一些，如果辦公室人員保密意識不強 ，在一些敏感信息還沒有公布于眾之前提前泄露出去，會使領導處于被動地位，不利于工作的開展。辦公室人員要嚴格遵守有關保密規定，做好文件保密、會議保密、通信保密、辦公自動化設備保密。

（3）時間意識

辦公室工作瑣碎繁雜，辦公室人員不僅要做好辦公室日常事務性工作，還要接待來訪賓客，為領導交辦的臨時性工作奔波。辦公室人員要有很強的時間觀念，對工作有統籌計劃和安排，今日事今日畢，不能養成拖踏的習慣，提高工作效率。

（4）合作意識

辦公室是一個組織或部門的樞紐和心臟，它擔負著上傳下達、內外聯系、溝通協調的任務，和方方面面發生著這樣那樣工作上的聯系。辦公室人員必須具備良好的協作心態和合作精神，能幫助別人的事就不推諉，需要別人幫助或配合時應誠懇禮貌，只有這樣，才能贏得別人的尊重、體諒與配合。

（5）信息意識

現代化的社會，隨著互聯網的日益發展和滲透，辦公室人員收集、篩選和利用信息的能力從一個側面來說，可以反映他們工作效率的高低，證明他們工作能力的強弱。要履行好“參政議政、輔助決策”的職能，就要熟悉各種信息獲取方法，了解和掌握工作各方面的相關信息。

（6）多能意識

現代社會對辦公室工作人員的要求是多方面和全方位的：不僅要具備基本的辦文、辦會和辦事能力，還要能夠充當領導的參謀或“外腦”，輔助領導決策，并有較強的溝通協調能力和組織策劃能力等。

3.公室人員的職業能力

辦公室人員應具備的職業能力主要可從知識結構、辦公能力兩個方面來概括。

（1）知識結構

辦公室工作綜合性強，接觸面廣，辦公室工作人員必須具有廣搏的知識與合理的知識結構，才能視野開闊，工作游刃有余。

①基礎知識。主要包括科學文化知識、基本政治理論、政策法規基礎、計算機和網絡基礎知識四大部分。有了科學文化基礎知識，才能談得上學習和掌握其他的知識;只有掌握了正確的世界觀和方法論，才能在工作中表現出堅定正確的政治方向和較高的理論水平;了解黨的現行路線、方針運政策，國家憲法和法律，各種行政法規和部門的規章制度，才能準確理解、執行上級意圖，依法辦事;熟悉、熟練運用計算機網絡知識，才能夠適應現代辦公自動化的要求，提高 工作效率。

②專業知識。專業知識是辦公室人員知識結構的核心內容，主要有工作背景知識、辦公室工作專業知識和相關知識三部分。

工作背景知識。辦公室工作人員在哪一行業工作，就應學會哪一行業的專業知識。如在政府機關工作的就必須有行政管理知識;在醫藥部門工作的要有醫藥衛生知識;在農業部門工作的，就要有農業科學知識;在學校和文化團體工作，則要具有教育學、文化學等方面的知識等。

辦公室工作專業知識。包括秘書學、文書學、應用寫作、檔案管理、辦公設備使用與維護、行政管理學、領導學、信息學、信訪學、調研學、速記學等。

相關知識。相關知識是指與專業知識密切相關而又有區別的知識 ，學習這些知識對于提高辦公室人員的工作效率和水平，具有重要的意義。主要有：方法論知識、如系統論、信息論、 控制論等;心理學知識、包括普通心理學、領導心理學、管理心理學、社會心理學、秘書心理學等;社交知識、包括人際關系學、公共關系學、禮儀學等;財務會計知識，包括會計學、財務報表等;其他科學知識，主要是行為學、預測學、咨詢學、倫理學、編輯學、傳播學、文學藝術等。

（2）辦公能力要求

作為辦公室的主要人員，主要應具備以下一些能力：

①良好的寫作能力。寫作能力是辦公室工作人員的基本功。辦公室需要經常撰寫各種文稿，很多單位招聘秘書的要求之一就是會寫文稿及進行文件處理二秘書在起草文件時應突出重點，觀點鮮明，邏輯、層次清晰;公文處理要快速及時，避免出現起草文件事無巨細，輕重不分，詞不達意的情況。這就要求每個工作人員不僅應具備一般的寫作能力和寫作技巧，而且應 熟知各種應用文體的寫作。

②口頭表達能力。口頭表達能力就是如何運用口頭語言表達思維的能力。辦公室工作人員雖然很少去演說，但卻要經常說話：上傳下達要說話，匯報情況要說話，接待來訪要說話，打電話要說話。說話機會如此之多，就須講究說話藝術，一要清楚明白，二要注意分寸，三要生動活潑，四要反應敏捷。

③辦事能力。能辦事是辦公室人員的優勢所在，這主要表現在善于協調各種關系上：一是與領導關系的協調。辦公室人員要熟悉和了解領導的性格、習慣、工作方法，自覺地站在領導的立場去思考和處理問題。辦公室人員辦事，不能超越領導的授權范圍，更不能違背領導的意圖。二是領導與群眾關系的協調。辦公室人員是溝通領導與群眾聯系的橋梁，協調領導與群眾的關系是辦公室職責所在。三是職能部門之間的協調。辦公室人員應及時地向各個部門傳達領導意見，協調好各職能部門工作。此外，在某些場合辦公室要代表單位進行內外關系協調，這要求辦公室人員要有公關意識，善于樹立良好的組織形象。

④熟練使用現代信息技術的能力。隨著以計算機和網絡技術為代表的現代辦公設備大量進入辦公室，辦公室工作人員的思維方式、行為方式（主要是工作、學習方式）和自身素質首當其沖地受到現代信息技術和網絡技術的沖擊和挑戰，這突出表現在信息技術所帶來的閱讀方式、寫作方式、通訊方式和信息查找等方面的重大變革上和辦公現代化設備的充分運用上。所有這一切變化，都要求我們辦公室人員必須具備熟練使用現代信息技術的能力。

⑤敏銳的分析判斷能力。辦公室人員作為領導的參謀和助手，還需要有敏銳的思維和善于發現問題的能力，靈敏的信息嗅覺和較強的洞察、判斷能力。主要善于綜合分析，善于在錯綜復雜的情況下抓住問題的關鍵，并為領導找出解決矛盾、問題的途徑。

⑥社交能力。辦公室工作人員在日常工作中要接觸許多人，應付許多交往活動，待人接物是辦公室工作的重要組成部分。因此，辦公室工作人員需要了解人際交往的特點，克服人際交往的心理障礙，掌握人際交往的原則和方法。這樣，才能處理好同各個方面的關系，建立起和諧融洽的工作環境。

另外，辦公室工作人員還應該具備良好的心理素質，較強的學習能力、調研能力等。

（作者單位：國網四川省電力公司技能培訓中心， 四川 成都 610200）