招標文件模板在高校招標工作中的作用分析

許妲，喬瑞芳，夏磊

（南京林業大學，江蘇南京210037）

招標文件模板在高校招標工作中的作用分析

許妲，喬瑞芳，夏磊

（南京林業大學，江蘇南京210037）

隨著教學科研的不斷深入，高校招標工作進入一個飛速發展時期，國家也頒布了相關的管理規定及實施細則。當前高校招標文件存在著五花八門的現象，對招標工作及供應商來說都是一種非常被動的局面。建立有規范的招標文件模板對于提高高校招標工作舉足輕重，勢在必行。

招標文件；模板；高校招標；作用

一、問題提出

隨著高等教育改革的深入和國家科教興國戰略的實施，積極擴大辦學規模，各高校都不同程度地加大了辦學資金投入力度，以求抓住這一歷史性發展機遇，加快發展，不斷壯大。招標采購因其自身具有的多種優勢，已為高校普遍使用，成為高校提高采購資金使用效率、保證項目采購質量的主要采購方式。現有的高校招標采購主要分為儀器設備、修建改繕工程，但由于國家沒有規定統一的歸口管理部門，使得各個項目的招標工作分布在各個項目管理部門進行，同類型的招標采購工作，內容應該是大相徑庭，但實際的高校招標，招標文件內容是五花八門，作為招標部門，需要對招標文件的內容不斷地進行解釋，供應商對招標活動提出更多的質疑，招標文件的規范性模板對招標工作的重要作用亟待解決，真正發揮招標采購方式的優越性對高校招投標工作具有重要意義。

二、招標文件模板作用分析

高校的招標標的金額相對較小，尚未達到國家規定的公開招標標準，但一般的高校招標職能部門設置多樣化，給招標工作的統一歸口管理帶來了極大的困難，因此，制定具有統一的招標文件模板必將對高校進一步規范招標工作起到相當重要的作用，主要的作用如下：

（一）提供招投標文件范本套用功能

用戶老師在制作招投標文件前，可根據項目類型選擇一種范本（由學校招標辦公室統一制作）。該范本對招投標文件通用格式進行定義，用戶只需根據目錄結構導入（或直接生成）相應的內容即可，技術部分一般主要由用戶老師填入，設備科進行審核，商務部分，由招標辦公室依據具體的工作安排填入，這樣可以有效的預防應操作原因造成招投標文件缺漏信息問題。提供模版數據生成功能，投標報價、各項規費等常用數據填寫在模版數據中后，在標書文件對應位置可自動調用相應數據。

（二）重要內容設置功能

重要內容指的是招標項目中的關鍵信息或要點內容，投標人在投標文件中必須響應并說明的部分，可以是一個也可以生成好幾個。招標文件和投標文件制作時，都涉及到重要部分的設置。招標辦公室或者項目管理部門在制作招標文件時，可通過這種設置功能，指定某些章節為重點內容，投標人在制作投標文件時，必須指定投標文件中哪些章節響應哪些內容。評標時，系統也會自動將每個投標人的應標內容與招標文件要求進行對應，方便評標專家評審。從整個招標流程來看，建立具有現成的招標文件模板，無論是招標文件的制定、招標文件的會審、招標文件的發放，還是開評標過程中，相關表格的制定以及評委對招標的評審，均能提供內容的設置功能，確保整個招標流程的科學性、防止漏項等有著不可缺少的作用。

（三）減輕招標工作量，提高招標工作效率

普通高校，除了校外招標，校內招標至少一年有200多項，涉及金額超過1億元以上。經調研，某高校近四年僅僅寒暑假期間共招標項目每年有四十多項，承擔著較多的發放招標文件、主持組織開標會議等任務，針對每個項目均進行招標文件現時制作，必然會耗去更多的精力，有了規范的招標文件模板，無論招標辦公室，還是具體負責的各個項目管理部門，均可以直接將技術指標進行修訂，對于商務部分更是直接填入相關的時間、要求等，有的放矢地開展招標工作，必將會減輕招標工作量，有效地提高招標工作效率。

（四）有利于加強招標全過程監督

對招標工作的全過程進行監督，包括招標方案的制定、對投標人資格方案的審定、邀請招標時被邀請投標人的確定及各類供應商（服務商、承包商）的入圍推薦和不良業績考核、招標領導小組和評標委員會的組建、評標標準與方法的制定、開標、評標、定標、合同簽訂等主要環節的監督。

為保證招標活動公平、公正、陽光操作，高校紀檢、監察、審計部門集黨的紀律檢查和校園行政監察于一身，是學校的專業執紀監督部門。從招標制度的設計和投標功能的實現來看，紀檢、監察部門的參與更有利于激發各參與主體的監督意識，調動監督積極性，促進招標工作健康開展。招標監督可以概括為一種由多部門多人員共同參與、共同配合的整體監督，建立有標準化的招標文件模板，增加監督類的條款，可以有效地防止人為地進行招標條款變更，也能較好地控制招標以后在合同簽訂及執行過程中的變更。

三、提高模板質量建議

（一）嚴格遵守招標文件編制原則

招標文件是由招標人或其授權委托的招標代理機構根據項目特點編制的，是向所有投標人表明招標意向和要求的書面法律文件。它是招標人和投標人必須遵守的行為準則，是投標人編制投標文件的依據、是評標委員會評標的依據、是招標人回復質疑和相關部門處理投訴的依據、是招標人和中標人簽訂合同的依據、是招標人驗收的依據。招標文件模板的編制，要嚴格遵守執行中國招標法，中華人民共和國實施條例，要堅持科學性及合理性的原則，這樣才能確保招標的公開、公平和公正。招標文件的編制是否合法、公正、科學、嚴謹，直接影響著整個招標工作的成敗。因此，招標文件應當充分反映招標人的需求，做到系統、完整、清晰、準確，使投標者一目了然。

（二）模板進行有效的分類

經統計，某高校招標項目包括所有維修改造工程、監理、后勤總公司大宗食品采購、圖書教材及教學科研儀器設備等。依據標的大小分類，2012年標的40萬元以下的148個，40萬~100萬元的35個，100萬~200萬元的15個，200萬元以上的11個。按項目屬性分類，基建修繕類74個，設備家具采購類68個，其他項目采購67個。

由以上的統計，可見招標文件的設置依據現有高校的特色進行有效的分類，當前，主要存在著以下幾類，一是儀器設備采購類，一般能占到全校總采購量的50%，二是維修改造工程類采購，一般占到全校總采購量的30%，三是家具及其他采購類，占到全校總采購量的20%，模板編制中，至少依據這三項建立起相適應的招標文件模板。

（三）各項條款要清晰

一般的招標文件主要涉及的有商務條款及技術條款兩個組成部分，既然是招標模板，作為商務條款要充分考慮到付款條件、質量保證、貨物的交貨期、工程的工期等，既要照顧到招標人的風險控制，同時也得照顧到投標人的合法權益。技術條款部分不僅做到技術要求能保證三家以上的競爭性，而且要做到品牌要求的同檔次性，對于高于或者等于其檔次的產品歡迎其參與投標之類的條款，體現出公平性。

（四）科學合理設置評標辦法

評標辦法是運用評標標準評審、比較投標的具體方法。一般有以下三種方法：（1）最低評標的價法。評標委員會根據評標標準確定每一投標不同方面的貨幣數額，然后將那些數額與投標價格放在一起來比較。估值后價格（即“評標價”）最低的投標可作為中選投標。（2）打分法。評標委員會根據評標標準確定每一投標即為最佳的投標標準，確定每一投標不同方面的相對權重（即“得分”），得分最高的投標即為最佳的投標，可作為中選投標。（3）合理最低投標價法。即能夠滿足招標文件的各項要求，投標價格最低的投標即可作為中選投標。在這三種評標方法中，前兩種可統稱為“綜合評標法”。據《評標委員會和評標方法暫行規定》，作為招標模板，要將其每一種評標辦法進行羅列，并標示其適合的招標類型，以便于每次制定招標文件時選用最有用的，然后直接刪除不用的評標辦法。模板中對于每一種評標辦法要進行全面的羅列并分析其適用性，要全面收集采購人對采購項目提出的條件和要求，認真篩選并審定適合于采購人的有效評標因素，科學合理地劃分評標指標的功能大小，將擬定的評標指標向采購人征求意見。

（五）模板的使用充分體現人性化

招標模板是標準化的內容，而招標過程在不違背招標原則的情況下可以靈活操作，對于每一次資質條件可以依據具體項目作出要求，對于每一種招標類型都應該選用不同的評標辦法，這點在招標文件模板中應該充分體現，具體問題具體分析，而不能一味地直接拿來用之，否則將適得其反，發揮不了模板最主要的作用。

招標工作現有階段仍然處于一個摸索著前進的過程，整個國家范圍內除了招投標法及中華人民共和國招標實施條例外，各個省份都建立有自己的實施條例及規范性文件，可謂是五花八門，各個高校只是借鑒國家的法律規定及地方政府規范，各自開展有高校特色的招標工作，而沒有建立起規范的招標文件模板，但筆者以上的分析發現，招標文件模板對于高校招標工作的發展有著舉足輕重的作用，如果能將其列入國家及地方或者高校的相關招標管理規定，必將對于高校工作的發展起到一個質的飛躍作用。

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G 642.7文獻標志碼：A文章編號：1674-9324（2014）50-0212-02