“反記賬、反結賬”功能在會計電算化中的利與弊

孫憲芹

摘 ? 要：隨著電子計算機日新月異的發展，會計由原來的手工記賬逐漸被電算化所取代。會計電算化大大提高了會計信息質量、會計計算精度、會計運算速度，改變了會計工作的面貌，在應用過程中與以往的手工記賬相比優勢明顯。但會計基礎數據的整理和錄入畢竟還是由人來完成，在日常工作中不可避免地會產生問題和錯誤，在糾正這些錯誤和問題時，往往會用到會計電算化程序中的“反記賬、反結賬”功能。

關鍵詞：反記賬;反結賬;會計電算化

會計電算化中的“反記賬”功能是指將已經記賬的憑證通過記賬的反向處理，恢復到未記賬時的狀態?！胺唇Y賬”功能則是在已經結賬的期間，通過會計程序的操作，恢復到未結賬時的狀態。筆者做為一名在基層工作多年的會計工作人員，使用過多套會計軟件，大多軟件中具有“反記賬、反結賬”功能?，F根據我多年的實踐經驗，對其利弊進行簡要分析。其有利的方面主要體現在下面三個方面：

第一，“反記賬、反結賬”功能對更正錯誤的記賬憑證具有簡單無痕的優勢。實際工作中，由于工作失誤或計算錯誤等原因，已月結的記賬憑證發生了錯誤需要更正。此時可以做相反的記賬憑證對錯誤憑證進行沖銷，但總會在賬簿中留下一條錯誤的記錄，不能消除。而使用“反記賬”功能則是在原來錯誤的憑證上進行更改，改正后的記賬憑證不會留下什么信息，干凈無痕。通過“反記賬、反結賬”，將數據庫中冗余信息清除出去，從而保證了賬簿的數據準確明了，能給會計使用者提供有效的會計信息。

第二， 當計算機出現意外狀況時，“反記賬、反結賬”功能能將會計數據恢復到最近的有效狀態。在我們日常工作中，可能出現如斷電、病毒侵襲而導致記賬或結賬過程意外中斷的非常事件， 還可能出現會計軟件數據庫被人為非法篡改的情形，也可能出現存放會計賬簿數據的硬盤扇區遭受自然或人為損害的情形，這些意外狀況的出現就完全可能導致會計憑證、會計賬簿數據信息混亂不符。一旦出現這種錯誤，都無法采用手工會計更正錯誤的方法如劃線更正法、補充登記法來更正，此時最好的辦法就是實行“反記賬、反結賬”。通過會計軟件的“反記賬、反結賬”功能，將會計數據恢復到一個比較可靠的時間節點的最初狀態，然后我們對錯誤的憑證進行修改，對丟失的數據進行補記，重新進行憑證審核，憑證記賬，憑證結賬，從而能保證會計憑證的準確有效，保證會計賬簿的記錄真實可靠。

第三， “反記賬、反結賬”功能有利于培訓和教學。我們在進行會計軟件的實驗和教學時，總要進行一定數量規模的會計模擬，學生在學習的過程中會不斷地輸入一些數據，這些數據是虛擬的、不真實的，同時還會出現一些誤操作、誤刪除的情況。以上這些信息一旦記賬和結賬，便會記錄到會計數據庫當中，從而會影響到老師的教學和下批次學生的學習。而會計軟件的“反記賬、反結賬”功能，則會非常輕松的將這些信息恢復到初始狀態，而不必理會學生在實驗中錄入的各種數據。

因此，“反記賬、反結賬”功能無論是從電算化實務工作的角度，還是從教學實驗的角度來說，都有一定的可取性，都是有利的 。有其利也有其弊，這項功能的應用同時存在著不盡完善的地方。

首先，“反記賬、反結賬”功能與《會計基礎工作規范》相沖突?！稌嫽A工作規范》中規定“賬簿記錄發生錯誤，不準涂改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡，不準重新抄寫”，而“反記賬”、“反結賬”功能則相當于在數據庫中完全擦去原來結賬或記賬的痕跡，這實際上也是對賬簿進行了典型的“刮擦、涂改或重新抄寫”。由于不留痕跡，不易發覺，就給某些會計做假賬、更改數據提供了技術支持，一些素質不高的會計人員就會營私舞弊，甚至發生貪腐現象，嚴重威脅會計信息的安全性、真實性和準確性。

其次， 濫用“反記賬、反結賬”功能，即便不會發生舞弊現象，也會大大增加會計信息系統的風險。這是因為“反記賬”和“反結賬”功能在實際操作過程中并不是絕對安全的，我們在“反記賬、反結賬”時，由于會計人員的能力水平有限，不會像會計軟件的程序員一樣熟練精通，可能有一些模塊的數據不會同時進行“反記賬、反結賬”，例如一些輔助核算數據如往來核算數據、數量核算數據、外幣核算數據等，很難進行全面的恢復，有時還會發生混亂現象，不同時間、不同類型的數據攪和在一起，甚至會導致系統崩潰，而造成無法挽回的損失。

因此，“反記賬”及“反結賬”功能如同一把雙刃劍，具有很強的兩面性。在工作我們既不能完全否定其作用，也不能不正視其弊端，要趨利避害，做到“會用”而不“濫用”。

1.要制作嚴格的操作規程，用制度來約束會計操作者的行為。我們要明確規定“反記賬”、“反結賬”的使用情形，并且實際操作者必須得到系統管理員的授權。“反記賬、反結賬” 從本質上講，是對錯賬的一種更正行為，但是從形式上說存在管理漏洞，因此要明確使用者的責任，避免舞弊現象的發生。

2.謹慎使用“反記賬”、“反結賬”的功能。由于其具有一定的弊端，并且違反《會計基礎工作規范》的某些規定，我們在操作時一定要認真仔細，減少錯誤的發生，能在當月修改的一定在當月修改完畢，不能跨月份處置。要盡量按規范中規定的方式方法進行錯誤的更正，該沖減的沖減，該沖消的沖消，該補記的補記，盡量少用“反記賬”、“反結賬”的功能。

3.購買軟件時要充分了解“反記賬”、“反結賬”的功能，要由專業軟件人員對此功能進行專項重點培訓，要對操作員、系統管理員進行不同形式的授權。操作中盡量進行反復試驗，以確保操作人員能夠完整、準確地進行“記賬”，“結賬”，“反記賬”、“反結賬”，確保數據恢復和存儲的方便、安全。

“反記賬”及“反結賬”功能是會計電算化中不可或缺的一部分，正確的使用會對我們的工作產生良好的積極的影響，我們一定要慎用、會用、用好這項功能，為提高我們的會計信息質量發揮出其應有的作用。endprint