網絡環境下的檔案管理工作之我見

馬麗娜

黑龍江省孫吳縣水務局 黑龍江孫吳 164299

網絡環境下的檔案管理工作之我見

馬麗娜

黑龍江省孫吳縣水務局 黑龍江孫吳 164299

檔案管理的環境隨著時代的發展在不斷的改變，當前的社會大環境下，網絡是其主要特地電腦，網絡環境下的檔案管理工作是其發展的必然方向。本文就網絡環境下的檔案管理工作進行了探討和分析。

網絡環境下；檔案管理；必要性；實施措施

網絡技術為我們的生活帶來了很大的改變，網絡技術被各行業都廣泛應用，而且對于這些行業的工作模式和服務模式產生了極大的影響。檔案信息服務在網絡環境下需要有很多的注意點，做好網絡環境下的檔案管理工作是對社會大眾負責，是滿足社會大眾的需求，因此勢在必行，但是其中的諸多問題還有待于解決。

一、網絡化檔案管理的必要性

1.檔案管理進入網絡化的時代是檔案事業和科技發展的結合。信息技術應用如此廣泛，隨著檔案的數量與日俱增，網絡環境下的檔案管理工作也變得更加的重要起來，電子文件的收集、整理和利用已經不能夠使用傳統的檔案管理方式來進行，檔案管理在網絡化的環境下，需要遵循信息服務本位的思想。

2.網絡化環境下的檔案管理是為了工作效率的提高。各企業單位的不斷發展，檔案資料的內容、形式和數量都是幾何數的增長，因此傳統的檔案收集和整理不能夠帶來多大的效率提升，而網絡化的檔案管理則可以改變這一現狀，電子檔案實現了自動收集和整理工作，而這部分工作占據了傳統檔案管理的大部分時間，說明網絡化的檔案管理能夠極大的提升檔案工作的效率。

二、網絡環境下的檔案管理優點

1.提升工作效率，改變工作手段。網絡檔案的產生、傳輸和整理、利用都是需要和網絡來作為樞紐，通過網絡來將個檔案產生單位進行聯接，因此數字化的檔案管理具有更加高效的特點，可以不被時間和空間的限制所束縛。檔案管理網絡化對于傳統檔案管理工作來說具有較大的改善，過去單純的手工勞作效率低下，而使用網絡檔案管理，工作模式出現了轉變，提升了管理效率和管理質量，而且，檔案管理人員不需要再進行過多的體力勞動，因此可以解放雙手。

2.給企業和單位帶來更多的機遇。計算機網絡最大的特點就是快速，這對于檔案信息資源的時效性來說非常的重要，企業或單位在進行市場競爭的時候，往往是因為信息資源的獲取速度不同，而居于不同的競爭地位，說明，信息獲取速度能夠為企業或單位的創新、發展、生存帶來較大的影響，網絡環境下的檔案管理能夠充分的利用好網絡的快速這一特點，讓信息的時效性更好，為企業的發展和創新提供基礎力量。

3.為企業提供了更為先進的硬件技術平臺。網絡環境使企業的競爭方式和手段的轉變成為可能。同時，基于網絡外部性的網絡環境又使得企業必然轉變競爭方式，以求得在激烈環境中生存與發展。企業順應信息的網絡化已成必然趨勢，具體表現在以下幾個方面：信息的普遍性和分布性，有用的信息到處可見，知識的流淌與外溢效應愈加顯著，關鍵是如何正確地判斷和應用；技術進步日益加速，新技術產生越來越快，大大增加了企業間的相互依賴性；技術更具有的可獲取性，技術的交流渠道多樣化，只有不斷地創新、合作，才能保持優勢；全球經濟一體化，國內市場成為全球市場的一部分，中國企業也可以利用全球市場；受環境和資源限制，增強資源的有效利用，擴大可利用資源的來源，從資源依賴型向知識依賴型轉移成為迫在眉睫的問題；日益增加的服務期望，個性化的產品與個性化的服務不斷增長的要求，擴大了企業與客戶關系的內涵；計算機網絡技術的快速發展，網絡通信系統具有高度的開放性、可靠性和可縮放性；網絡服務系統具有以不同服務質量傳輸不同數據類型的集成服務能力，在其上傳輸的信息和數據具有良好的操作性和一致性語義。

4.推動企業經營模式變革。首先，網絡經濟正在改變著每一個企業與外部聯系和交往的方式，同時也對企業自身的組織結構和組織形態提出了挑戰。知識和信息改變著企業管理的理念，拓寬了企業管理的范圍和內容，網絡技術必將改變企業管理的環境，創造一種新的共同工作的方式方法。而所有這些都將從根本上影響和改變著未來的企業組織。企業組織結構將趨于扁平，企業組織規模將趨向兩個極端，企業組織的邊界將趨于模糊和虛擬，企業組織的職務設計將趨于團隊任務。其次，企業組織利用網絡環境，跨越不同企業之間存在的空間障礙，通過企業之間的信息集成、業務過程集成、資源共享，對企業開展異地協同的設計制造、網上營銷、供應鏈管理等提供技術支撐環境和手段。為實現敏捷制造和虛擬企業的運作提供支持，形成具有數字化、柔性化、敏捷化等基本特征的優勢互補的協同企業。通過網絡環境下企業間信息、過程、資源的集成，實現協同制造過程中物流、信息流、資金流、工作流的優化運行，使整個網絡系統中的制造企業群體以較低的成本和較短的開發周期，制造出符合市場需求的高質量產品。

三、如何進行網絡化檔案管理工作開展

1.創新網絡檔案管理理念，以服務為先。目前的檔案管理工作是一項服務性的工作，傳統的檔案管理將主要的精力和力量都放在了檔案的存儲上，服務的思想比較淡薄，但是現代檔案管理中服務是首要位置。網絡環境下的檔案管理更是如此，檔案管理借助網絡環境的便捷來實現其更多服務的推廣和應用，說明服務是網絡檔案管理的核心內容。過去我們不主動提供服務，等著需求的人上門尋求服務，那個時候我們的工作有點高高在上，呈現出俯視的狀態，這顯然和服務性工作的性質存在差異。為了能夠獲得更多的業務，提升檔案的價值，我們需要去轉變這種思想觀念，提供主動的服務，將重點工作放在服務上，至于檔案的收集和管理工作可以借助網絡環境來便捷的實現。

2.提供多樣化的服務內容。網絡環境下的檔案管理為提供多元化的服務內容提供了基礎條件。計算機技術在網絡檔案管理中的作用非常的大，是其依靠，因此信息量大，需要進行快速的檢索和定位，這必須要借助網絡功能，這部分工作計算機和網絡可以很好的完成，我們將精力放在如何拓展業務范圍，提供多元化的檔案服務上，才是應該要去努力的事情。

3.建立信息資源數據庫，方便信息檢索。信息化工作都是需要以數據庫作為強大的支撐后盾的，因此，網絡環境下的檔案管理需要做好數據庫建設，能夠進行大容量的信息資源存儲和管理，讓服務變得更加快捷、簡單，使用者能夠輕松的獲取想要的資源信息。

4.將信息服務放上網，建設檔案部門的公開網站。檔案部門通過建設自己的網站，在上面公開自己的檔案信息服務內容以及服務范圍，這樣社會大眾和企事業單位可以通過網站來和檔案部門取得聯系，也能夠利用網站這個窗口工具來實現服務的獲取，將時間、地點的約束給消除了。而且通過網站來進行信息發布能夠具有較快的時效性，可以保證信息的價值。