淺論信息化建設(shè)發(fā)展對事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義

何建茹

松原市住房公積金管理中心 131100

淺論信息化建設(shè)發(fā)展對事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義

何建茹

松原市住房公積金管理中心 131100

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化的管理方式已被廣泛地應(yīng)用在社會(huì)企事業(yè)單位及各行業(yè)領(lǐng)域當(dāng)中。不論是在宏觀戰(zhàn)略的決策上，還是精細(xì)的業(yè)務(wù)流程管理中，無一不滲透出信息化應(yīng)用的痕跡。住房公積金及其管理中心作為我國住房制度的改革成果，伴隨著居民住宅剛需消費(fèi)的不斷升溫，其對改善住房條件等多方面的作用也日趨明顯。住房公積金制度自建制以來所發(fā)揮的社會(huì)功用毋庸置疑，但其在信息時(shí)代下有如使用率低、資金風(fēng)險(xiǎn)較大以及內(nèi)控缺失等相關(guān)管理弊端也逐漸凸顯，加上住房公積金業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)張與住房金融市場競爭加劇，如何借助現(xiàn)代科技手段輔助管理，已然成為當(dāng)下住房公積金管理部門亟待解決的一大難題。本文通過對事業(yè)單位檔案管理工作的解析，例舉了當(dāng)前檔案管理過程中出現(xiàn)的幾例典型問題，并就信息化技術(shù)推廣對內(nèi)部檔案管理的得益展開探討，以期對我國住房公積金體系穩(wěn)步發(fā)展提供有益參考。

信息化管理；事業(yè)單位；檔案管理

前言

信息化的運(yùn)用能夠幫助企業(yè)快速、敏銳地洞察市場環(huán)境的變化，及時(shí)地作出應(yīng)對機(jī)遇與挑戰(zhàn)的最佳方案，是企業(yè)的實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化的有效途徑之一。借助數(shù)字化的信息技術(shù)管理能夠很大程度上降低傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理的運(yùn)營成本，使得內(nèi)部檔案管理制度更為規(guī)范以及檔案管理工作效率提高，對事業(yè)單位其他經(jīng)營活動(dòng)的有序開展有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、事業(yè)單位管理職能工作重要組成——檔案管理

1、檔案規(guī)范管理的內(nèi)涵。通常意義是指社會(huì)企事業(yè)單位、各級機(jī)關(guān)在日常管理活動(dòng)中，由相關(guān)人員通過對內(nèi)部憑證、報(bào)告等資料進(jìn)行整理、立卷、歸案等管理工作，來確保內(nèi)部檔案能夠得到妥善保管、有序存放、便于查閱利用以及防毀損、散失和泄密等系列管理。

2、檔案管理工作范圍。主要由四個(gè)方面組成，一是形成內(nèi)部檔案的收集整理階段的前期準(zhǔn)備工作，二是基于準(zhǔn)備后期的檔案存放與保管工作，三是針對檔案在實(shí)際應(yīng)用上的具體管理工作；四是內(nèi)部檔案的安保管理階段。

3、內(nèi)部檔案的作用。內(nèi)部檔案是內(nèi)部憑證、內(nèi)部報(bào)告等相關(guān)于內(nèi)部信息專業(yè)資料，是記錄和反映單位業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。作為國家檔案的關(guān)鍵組成部分之一，同時(shí)也是各事業(yè)單位及其部門的重要檔案，其充分反映和記錄了一個(gè)單位的發(fā)展，透過其能夠清晰查看每一單位的每一項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展進(jìn)程，檢查單位是否存在著風(fēng)險(xiǎn)隱患以及發(fā)展?jié)摿Γ€能夠?yàn)閱挝坏慕?jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃目標(biāo)及經(jīng)營決策提供參考依據(jù)。

二、事業(yè)單位檔案管理工作過程中存在的典型問題分析

1、與現(xiàn)代信息技術(shù)相比較，傳統(tǒng)內(nèi)部檔案利用率及價(jià)值偏低。目前內(nèi)部檔案從生成到管理整體流程，還是主要采用紙質(zhì)文件的模式向檔案部門移交，這期間形成的內(nèi)部資料含有大量的內(nèi)部憑證類、報(bào)告類等資料信息，沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式來整理、歸檔、借閱、查詢、保管、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)都將耗費(fèi)很多人力物力，不僅造成大量存儲(chǔ)空間的浪費(fèi)，也導(dǎo)致人工成本的無謂支出，增加整體管理難度之余，也讓檔案的利用價(jià)值趨于下降。

2、信息化技術(shù)組建與管理中，電子信息安全問題日益嚴(yán)峻。信息化背景下的電子檔案的生存全然需要計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)器、網(wǎng)絡(luò)媒介等信息系統(tǒng)的技術(shù)支持，但是網(wǎng)絡(luò)化的同時(shí)也會(huì)帶來風(fēng)險(xiǎn)，電子檔案的安全問題顯然是亟待解決的。筆者在工作實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，目前普遍存在的信息化技術(shù)安全典型問題主要是信息化檔案在保留數(shù)據(jù)的同時(shí)，也保留了其他相關(guān)的資料信息，導(dǎo)致其他資料需要承受惡意篡改或抄襲的安全風(fēng)險(xiǎn)；其次是技術(shù)層面上的問題，比如安全漏洞，當(dāng)一臺服務(wù)器出現(xiàn)故障時(shí)的結(jié)果可能會(huì)是整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)陷于癱瘓狀態(tài)，甚至是出現(xiàn)硬件設(shè)備的損壞、數(shù)據(jù)丟失等重大事故；再者是管理層面的人為操控安全，比如人為的惡意篡改電子檔案相關(guān)信息，蓄意破壞或是隱瞞信息事實(shí)等行為都會(huì)造成檔案數(shù)據(jù)的失真，給檔案管理工作開展帶來極大阻擾。

三、信息化技術(shù)建設(shè)與發(fā)展對內(nèi)部檔案管理的得益所在

其一，能夠在一定程度上提升內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)。以住房公積金管理中心為例，單位內(nèi)部檔案管理主體通常都是是檔案管理人員，定期對該部分人員開展公積金業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使之能夠全面掌握和熟練運(yùn)用信息化管理技術(shù)和方法，比如操作計(jì)算機(jī)技術(shù)的相關(guān)技能等，從而充分意識到檔案管理工作在公積金管理體系中的重要位置，為住房公積金體系檔案管理工作得以有序發(fā)展做好積極準(zhǔn)備。

其二，鞏固內(nèi)部信息安全的防范工作，建立科學(xué)、合理的歸檔、保管、查閱等相關(guān)制度規(guī)范，完善信息化管理的應(yīng)用系統(tǒng)的操作流程、數(shù)據(jù)庫的日常保養(yǎng)維護(hù)與備份工作制度。需要注意的是，要格外注重對網(wǎng)絡(luò)安全保密工作規(guī)范的設(shè)立，設(shè)定如訪問限制、防火墻、信息加密、防御病毒、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等安全措施，盡最大努力以防止篡改、惡意復(fù)制等風(fēng)險(xiǎn)事件的發(fā)生，確保住房公積金體系內(nèi)賬戶信息資料的安全和完整。

其三，強(qiáng)化檔案保管工作建設(shè)。內(nèi)部檔案在經(jīng)過掃描提取和電子成像等信息化處理技術(shù)后，可以快速地將采集的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，再借助網(wǎng)絡(luò)化數(shù)據(jù)管理檢索等手段完成信息化管理，以促使住房公積金內(nèi)部檔案的管理與利用變得更為方便快捷。值得一提的是，采用信息化處理后的住房公積金檔案，無須再對原始憑證附件重復(fù)翻閱、復(fù)印等，省卻了人工之余，也對原始資料起到了保護(hù)作用，預(yù)防了人為磨損與破壞。

[1]劉智勇，張學(xué)文.對我國現(xiàn)行檔案行政管理體制的反思與完善[J].檔案學(xué)通訊,2008.(3)