淺論信息化建設發展對事業單位檔案管理工作的現實意義

何建茹

松原市住房公積金管理中心 131100

淺論信息化建設發展對事業單位檔案管理工作的現實意義

何建茹

松原市住房公積金管理中心 131100

隨著信息技術的發展，信息化的管理方式已被廣泛地應用在社會企事業單位及各行業領域當中。不論是在宏觀戰略的決策上，還是精細的業務流程管理中，無一不滲透出信息化應用的痕跡。住房公積金及其管理中心作為我國住房制度的改革成果，伴隨著居民住宅剛需消費的不斷升溫，其對改善住房條件等多方面的作用也日趨明顯。住房公積金制度自建制以來所發揮的社會功用毋庸置疑，但其在信息時代下有如使用率低、資金風險較大以及內控缺失等相關管理弊端也逐漸凸顯，加上住房公積金業務的不斷擴張與住房金融市場競爭加劇，如何借助現代科技手段輔助管理，已然成為當下住房公積金管理部門亟待解決的一大難題。本文通過對事業單位檔案管理工作的解析，例舉了當前檔案管理過程中出現的幾例典型問題，并就信息化技術推廣對內部檔案管理的得益展開探討，以期對我國住房公積金體系穩步發展提供有益參考。

信息化管理；事業單位；檔案管理

前言

信息化的運用能夠幫助企業快速、敏銳地洞察市場環境的變化，及時地作出應對機遇與挑戰的最佳方案，是企業的實現價值最大化的有效途徑之一。借助數字化的信息技術管理能夠很大程度上降低傳統紙質化管理的運營成本，使得內部檔案管理制度更為規范以及檔案管理工作效率提高，對事業單位其他經營活動的有序開展有著重要的現實意義。

一、事業單位管理職能工作重要組成——檔案管理

1、檔案規范管理的內涵。通常意義是指社會企事業單位、各級機關在日常管理活動中，由相關人員通過對內部憑證、報告等資料進行整理、立卷、歸案等管理工作，來確保內部檔案能夠得到妥善保管、有序存放、便于查閱利用以及防毀損、散失和泄密等系列管理。

2、檔案管理工作范圍。主要由四個方面組成，一是形成內部檔案的收集整理階段的前期準備工作，二是基于準備后期的檔案存放與保管工作，三是針對檔案在實際應用上的具體管理工作；四是內部檔案的安保管理階段。

3、內部檔案的作用。內部檔案是內部憑證、內部報告等相關于內部信息專業資料，是記錄和反映單位業務的重要史料和證據。作為國家檔案的關鍵組成部分之一，同時也是各事業單位及其部門的重要檔案，其充分反映和記錄了一個單位的發展，透過其能夠清晰查看每一單位的每一項業務的發展進程，檢查單位是否存在著風險隱患以及發展潛力，還能夠為單位的經濟發展規劃目標及經營決策提供參考依據。

二、事業單位檔案管理工作過程中存在的典型問題分析

1、與現代信息技術相比較，傳統內部檔案利用率及價值偏低。目前內部檔案從生成到管理整體流程，還是主要采用紙質文件的模式向檔案部門移交，這期間形成的內部資料含有大量的內部憑證類、報告類等資料信息，沿用傳統的檔案管理模式來整理、歸檔、借閱、查詢、保管、銷毀等各個環節都將耗費很多人力物力，不僅造成大量存儲空間的浪費，也導致人工成本的無謂支出，增加整體管理難度之余，也讓檔案的利用價值趨于下降。

2、信息化技術組建與管理中，電子信息安全問題日益嚴峻。信息化背景下的電子檔案的生存全然需要計算機、存儲器、網絡媒介等信息系統的技術支持，但是網絡化的同時也會帶來風險，電子檔案的安全問題顯然是亟待解決的。筆者在工作實踐中發現，目前普遍存在的信息化技術安全典型問題主要是信息化檔案在保留數據的同時，也保留了其他相關的資料信息，導致其他資料需要承受惡意篡改或抄襲的安全風險；其次是技術層面上的問題，比如安全漏洞，當一臺服務器出現故障時的結果可能會是整個網絡系統陷于癱瘓狀態，甚至是出現硬件設備的損壞、數據丟失等重大事故；再者是管理層面的人為操控安全，比如人為的惡意篡改電子檔案相關信息，蓄意破壞或是隱瞞信息事實等行為都會造成檔案數據的失真，給檔案管理工作開展帶來極大阻擾。

三、信息化技術建設與發展對內部檔案管理的得益所在

其一，能夠在一定程度上提升內部檔案管理人員的素質。以住房公積金管理中心為例，單位內部檔案管理主體通常都是是檔案管理人員，定期對該部分人員開展公積金業務培訓，使之能夠全面掌握和熟練運用信息化管理技術和方法，比如操作計算機技術的相關技能等，從而充分意識到檔案管理工作在公積金管理體系中的重要位置，為住房公積金體系檔案管理工作得以有序發展做好積極準備。

其二，鞏固內部信息安全的防范工作，建立科學、合理的歸檔、保管、查閱等相關制度規范，完善信息化管理的應用系統的操作流程、數據庫的日常保養維護與備份工作制度。需要注意的是，要格外注重對網絡安全保密工作規范的設立，設定如訪問限制、防火墻、信息加密、防御病毒、數據備份與恢復等安全措施，盡最大努力以防止篡改、惡意復制等風險事件的發生，確保住房公積金體系內賬戶信息資料的安全和完整。

其三，強化檔案保管工作建設。內部檔案在經過掃描提取和電子成像等信息化處理技術后，可以快速地將采集的數據轉化，再借助網絡化數據管理檢索等手段完成信息化管理，以促使住房公積金內部檔案的管理與利用變得更為方便快捷。值得一提的是，采用信息化處理后的住房公積金檔案，無須再對原始憑證附件重復翻閱、復印等，省卻了人工之余，也對原始資料起到了保護作用，預防了人為磨損與破壞。

[1]劉智勇，張學文.對我國現行檔案行政管理體制的反思與完善[J].檔案學通訊,2008.(3)