事業單位檔案管理中的弊端與對策分析

◎李丹石

事業單位檔案管理中的弊端與對策分析

◎李丹石

信息化時代的到來使得事業單位中對檔案的管理成為了一個重要問題。在事業單位中，檔案管理不僅具有信息量巨大、涉及范圍極其廣泛的特點，其工作還相當繁瑣，需要管理人員在檔案管理方面擁有專業的水平，以便及時發現在檔案管理中出現的弊端，并保證問題的有效解決，同時管理人員還需要有毅力和耐心，在眾多的檔案信息中冷靜地發現問題，解決問題。本文針對目前在事業單位中有關檔案管理方面存在的弊端作出了分析并提出了一些對策，以供參考。

事業單位 檔案管理 弊端 對策

對于事業單位來說，檔案的有效管理是其正常運作的基本前提，事業單位中的檔案包括了多個方面的內容，是選拔、考核人才的重要基礎，同時也對單位其他方面的工作產生了重要影響。雖然我國事業單位近些年來在檔案管理方面的工作已經做得越來越好，但還沒有達到盡善盡美的程度，其中還存在著很多的弊端，如何處理這些弊端，將事業單位檔案管理工作推進到一個更加完善的程度，本文進行了一些探討。

一、檔案管理的基本內涵和原則簡析

檔案管理一般包括檔案的收集整理、保管鑒定和統計以及提供利用兩個方面，可以從管理過程的角度將其分為兩個部分：基礎工作以及利用工作。檔案是檔案管理的直接對象，檔案利用者則是其服務對象，檔案管理最終的目的就是要為社會服務，為其提供有效的檔案信息。

事業單位在進行檔案管理的工作時必須遵循以下原則：第一，統一管理的原則，統一管理指的是檔案需要通過各級別各種類的檔案保管機構予以分門別類地集中保存，同時還需要制定一個統一的規章制度來進行有效的管理；第二，維護檔案完整性的原則，這一原則的含義包括兩個方面，首先是數量上，必須保證檔案的齊全，其次是質量上，必須保持檔案的系統性；第三，安全的原則，這包括三個方面，其一，保證檔案不受自然損壞，其二，保證檔案不受故意破壞，其三，保證檔案不被竊取；第四，方便利用的原則，這是指檔案管理必須做到確保檔案真實性及其原來面貌。

二、事業單位檔案管理中的弊端

1.單位管理者對檔案管理的重視程度較低

盡檔案管理對一個單位來說極其重要，但目前事業單位的管理階層仍然沒有認識到檔案管理的重要性，這就導致從管理層到基層的絕大部分工作人員都輕視了這一工作，限制了它發揮社會服務的這一基本職能。

2.缺乏專業性的檔案管理人員

目前事業單位中的檔案管理人員大多不是科班出身，沒有專業學習過有關檔案管理的知識，這對檔案管理工作的開展造成了極大的負面影響。而由于這些人員專業知識的缺乏，對檔案管理工作沒有一個清晰的認識，也導致了他們缺乏應有的工作態度，比如及時更新檔案，保持耐心和責任心等。

3.缺少現代化的管理理念以及管理手段

進入信息化時代以來產生了很多新的管理理念和管理手段，這些理念和手段被應用到社會生活的方方面面，但還是有很多地方仍然在采用傳統的理念和手段來進行運作，事業單位的檔案管理就是其中一個。事業單位目前還沒有形成依靠高科技手段和設備來進行檔案管理的理念，更不用說使用新的現代化的管理手段來管理檔案。

三、完善事業單位檔案管理的對策

1.提高管理者對檔案管理的重視程度

事業單位的管理者如果沒有對檔案管理予以高度重視，其基層工作人員也會對這一工作采取消極怠工的態度，只有提高管理者的重視程度，加強管理者完善檔案管理工作的決心，才能使事業單位從上到下整體提高對檔案管理的重視度，才能有效提高檔案管理工作的效率。

2.提高檔案管理人員的專業性

檔案管理人員的專業性是完善檔案管理工作的關鍵，事業單位想要完善檔案管理，必須提高其管理人員的專業性。首先從招收管理人員這一環節開始，就應當招收專業性的人才，其次，對于現有的檔案管理人員應當進行定期或不定期的考核，并針對考核結果制定相應的培訓計劃，對其進行定期、不定期的專業性培訓，強化他們對這項工作的認知，使檔案管理人員樹立起其應有的工作態度。

3.更新管理理念，引進現代化管理手段

目前事業單位檔案管理的一大弊端就是管理理念以及管理手段都十分落后，在現代化社會，管理檔案也必須跟上時代的步伐，及時更新檔案管理的管理理念，用現代化的管理理念來對檔案進行管理。同時，根據新的管理理念，還必須引進現代化的管理設備，讓紙質檔案逐漸向電子檔案轉變，使檔案更好地發揮其社會服務的智能。

結語

檔案管理對事業單位來說十分重要，但目前在事業單位中，檔案管理的工作仍然存在很大的弊端，如何解決這些弊端，讓檔案管理工作逐漸完善起來，是每個事業單位的管理檔案管理工作者必須考慮的問題。

[1]劉莉.事業單位檔案管理中的基本問題與對策探析[J].經濟研究導刊,2012,31：219+247.

[2]程巧玲.事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].科技創新導報,2011,20：198.

[3]楊敏華.事業單位檔案管理中存在的弊端及解決措施[J].辦公室業務,2013,23：89.

（作者單位：吉林省伊通滿族自治縣機構編制信息中心）

（責任編輯 馮雪峰）