對規范企業職工檔案管理工作的探討

◎郝 栗

對規范企業職工檔案管理工作的探討

◎郝 栗

無論哪個時代，人才始終帶領世界走在時代的最前列，當數字營銷、信息傳播渠道越來越發達的時候，記錄人才的學習、工作、晉升、調遷以及業務技能等信息的企業職工檔案的管理就顯得尤為重要起來。本文從現今企業職工檔案管理工作存在的問題以及如何規范逐級進行討論分析。

職工檔案 管理規范化

企業職工檔案對職工、企業單位，都有至關重要的作用。首先，對于個人，職工檔案是在就業招聘、任免、技能培訓、晉級、獎懲、考核等工作中產生的有關職工個人事跡、思想政治、技術業務水平、工資福利、工作表現以及工作變動等情況的一份原始記錄，同時也是系統、全面地考核一名職工和依據法律維護權益的一份及其重要的依據。相同的，對于一家企業單位而言，也是企業本身管理本單位員工的一個重要參考，要想加強員工工作的積極性、提高企業工作的效率，就必須建立健全一個良好的企業職工檔案管理系統，規范企業職工檔案管理工作、把這部分工作提升到一個相對重要的地位。

一、企業職工檔案管理工作中存在的問題

1.通過實地調查發現，存在部分企業根本就沒有建立職工檔案，更不用說如何加強相關的管理工作了。有數據顯示，在我國某街道新開工或擴建的規模的企業中，民營和外資達500多家，本地和外來職工人數已經達到20多萬。可是出于種種原因，有將近一半的企業沒有建立職工檔案，由此引發了諸多問題，例如職工技能職稱及技能無法確定，醫療保險等職工待遇無法享受，職工個人的合法權益也無法得到保障。

2.雖然有超過半數的企業建立了職工檔案管理系統，但是仍然存在部分企業職工檔案不齊全或者不準確的情況。例如，職工檔案里的姓名與職工身份證或者戶口簿上的不一致、招聘時填寫的員工年齡和實際年齡也不相符等等很多類似情況存在。這就是只完成了“建立”工作，但是忽視了“健全”工作。在實際檔案管理工作中存在諸多漏洞和不足。例如，從企業招聘職工一開始，就沒有立即為其建立檔案，因此會缺少招工招聘登記表等相關材料；還有的企業雖然在招聘職工時，為其建立了職工檔案，但是在后期的檔案管理工作中，還是忽略了一些細節上的工作，例如沒有把職工的定職定級表和勞動技能鑒定表等類似材料及時的歸檔，很容易就發生部分職工個人材料的遺漏甚至是丟失。

3.我們還發現，存在部分企業職工檔案管理工作相對混亂的問題。這種情況主要發生在那些資不抵債或者倒閉停產的企業，一旦一個企業發生上述問題，人力資源部門就將倒閉，相關的檔案管理工作人員也將失業，職工檔案理所當然無人問津。這種情況造成的職工檔案遺漏缺失現象最為嚴重。

二、如何規范管理企業職工檔案的對策

1.加大宣傳力度，提高管理企業職工檔案的意識。定期或不定期地舉辦一些活動，宣傳規范管理企業職工檔案的重要性十分必要。采取必要措施從根本上徹底改變領導、企業職員、檔案管理人員以及普通員工對職工檔案的輕視，讓企業各級對檔案足夠重視，不僅能加強企業內部管理、加大對職工檔案管理的經濟支持，便于領導高層更加清晰地對企業內部組織進行統籌規劃，而且在一定程度上節約了企業進行職員管理時的時間、人力、物力成本。

2.齊心協力，共同管理。對企業職工檔案的管理不是企業高層或專事人力資源的某一個部門的工作任務，而是需要企業整體對職工檔案有一個清新的認識，團結協作、從基層開始，聯合企業主管部門逐級對檔案進行規劃管理。同時，加強與勞動保障部門的聯系，從而從內部和外部兩個方向著手，進一步提高檔案管理效率。

3.建立相關的規章制度約束職工行為。企業應當加強職工檔案管理相關的公司章程，從硬性規定入手，提升職員的自律性、積極性。無可避免的是，制定的管理體制必須符合當今社會的經濟發展、人力資源管理要求，做到及時更新、及時糾正、及時調整、及時實施。另一方面，必須明確管理的目標、方式方法、管理內容，劃分管理層次，做到有秩序、有效率、作用明顯。

小結：

規范企業職工檔案是一個長期的過程，在某個短期內可能并沒有看到顯著的效果，但是從公司的長遠發展來看，其對整個企業的統籌規劃管理以及未來發展都將起到巨大的作用。無論是外部力量還是內部整理，規范職工檔案管理工作都要有一個雙向的約束作用，即既要約束領導，又要約束基層普通員工，上下一致才能堅持規范管理嚴謹性，體現制度的嚴肅性，減少不必要的矛盾產生。同時，管理辦法不能太過于死板，有變化有規范，通過整體的反饋情況，對預先制定實施的管理辦法進行及時的調整，順應公司本身的企業文化，不得生搬硬套。如此，一套規范性的企業職工檔案管理制度的建立，才能幫助企業完成內部人才管理，取得更卓越的發展成績。

[1] 張尚瀛.檔案工作理論與實踐，[J].華藝出版社，2012.

[2] 陳濟民.論新形勢下企業檔案管理工作的規范[J].恩施職業技術學院學報（綜合版）.2010年第1期.

[3] 陳一凡.規范企業職工檔案管理工作的思考.檔案與建設[J].2011年第10期.

（作者單位：吉林省大安市企業職工檔案室）

（責任編輯 馮雪峰）