淺談信息時代基層醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)

石旭輝

[摘 要]信息時代如何加強檔案管理，使檔案信息成為現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生管理重要手段之一，這是新時代各級醫(yī)院尤其是基層醫(yī)院面臨的新課題。本文從基層醫(yī)院檔案信息管理的實際出發(fā)，通過分析信息化時代醫(yī)院檔案管理工作特點以及重要性，針對性地提出應對措施，為基層醫(yī)院檔案管理工作提出參考。

[關鍵詞]基層醫(yī)院;檔案管理;現(xiàn)代化

醫(yī)院檔案是行政、科研、后勤、資產管理及其他各項工作中直接形成的，具有保存價值的文字、圖像、音像等具有不同載體的歷史記錄，是醫(yī)院發(fā)展歷史的縮影，它在醫(yī)療改革、科學研究、提高管理效能、維護醫(yī)院權益等方面起著舉足輕重的作用。信息時代下，檔案信息化浪潮席卷各行各業(yè)，因此對醫(yī)院檔案進行現(xiàn)代化建設勢在必行。

1.醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設的主要內容

1.1文書檔案的現(xiàn)代化管理：文書工作是檔案工作的基礎。為適應新形勢下的工作需求，把收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在網(wǎng)絡內傳閱，并設定傳閱時間和批辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會發(fā)出信息，提醒承辦人及時閱文，并對處理完畢的文件進行自動管理，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負擔，縮短了決策時間，節(jié)約了成本，使得醫(yī)院決策的效率大大提高。

1.2人事檔案的網(wǎng)絡化管理：隨著社會信息化進程的加快、社會人員流動性大大增加，準確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要。根據(jù)人事檔案的特點，運用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案的信息化、網(wǎng)絡化建設，從實體管理向網(wǎng)絡管理轉變，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現(xiàn)查閱統(tǒng)計、檔案變更、報表處理、系統(tǒng)維護等多種功能的管理。不但便于管理部門管理、監(jiān)督，也便于個人對自己檔案的了解。

1.3病歷檔案的網(wǎng)絡化管理：隨著醫(yī)學事業(yè)的發(fā)展，各種新的治療手段不斷出現(xiàn)。將各種微創(chuàng)性手術的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術的名稱進行分類，運用計算機綜合查詢分析功能，將各類手術及療效情況進行分類匯總，通過網(wǎng)絡提供給各臨床科室，便于醫(yī)務人員查詢、分析、討論，進而編寫相關的學術論文。病歷檔案也包括醫(yī)學影像圖片的儲存和查詢，使得醫(yī)護人員及患者可以方便的查詢。

1.4設備和后勤管理檔案的網(wǎng)絡化管理：設備和后勤所管理的醫(yī)療及后勤設備是醫(yī)院固定資產的重要組成部分，對于醫(yī)院投入產出分析、醫(yī)院資產匯總管理具有重要作用。對于這些設備的采購時間、采購價格、維修情況、出借情況、報廢處理的資料形成檔案，輸入計算機系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡達到有權限的共享，不但便于設備和后勤科室對于醫(yī)療和后勤設備的管理，也便于各使用科室對本科室設備的管理。

2.基層醫(yī)院檔案管理中存在的問題

2.1基層醫(yī)院檔案管理意識淡薄：首先表現(xiàn)為醫(yī)院領導層對檔案管理工作不重視。其次表現(xiàn)為醫(yī)院員工的意識淡薄。由于檔案管理工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，因此，醫(yī)院的檔案管理工作一直沒有被真正重視起來。

2.2基層醫(yī)院檔案管理制度不健全：在醫(yī)院管理中，大多數(shù)醫(yī)院一般都按照衛(wèi)生部門要求制定了適用于本院的較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責則較少，沒有相關的制度和檢查考核措施。制度的不完善必然會導致管理工作的不到位甚至漏洞百出。

2.3基層醫(yī)院檔案管理人員素質參差不齊：表現(xiàn)為專業(yè)出身的人員少、專業(yè)知識老化、知識結構不合理、學歷低、現(xiàn)代科學知識貧乏及高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些已不適應新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展。

3.基層醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的對策

3.1強化檔案現(xiàn)代化管理的認識：強化檔案信息化建設水平的高低，取決于醫(yī)院領導的重視程度。領導如果能將檔案的現(xiàn)代化建設提高到醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略的高度去對待，加大檔案信息建設的投資力度，改進管理手段，將對檔案現(xiàn)代化建設起到極大的推動作用。

3.2加強基礎設施和人才隊伍的建設：要加大資金投入力度，保障檔案信息化建設所必需的軟、硬件配套設施齊全。同時必須加強人才培養(yǎng)儲備，采取“請進來，送出去”等多種方式，開展業(yè)務培訓，積極引進檔案專業(yè)人才和計算機專業(yè)人才，為檔案信息化建設提供必要的人才保障。

3.3消除部門障礙，保障檔案安全：現(xiàn)有的基層醫(yī)院各個科室之間相對獨立，組織界限分明，這不僅妨礙了各科室之間的溝通，也給檔案信息的收集與編研造成障礙。所以必須淡化科室的概念，消除醫(yī)院科室之間的界限，改變各自為政的局面，加強橫向聯(lián)系，實現(xiàn)“無縫隙”管理，使醫(yī)院各個部門的信息能及時匯集到檔案管理部門。

3.4重視并加強檔案信息安全管理：首先檔案管理者應提高安全防范意識。要充分認識到檔案是對醫(yī)院多年來建設和發(fā)展過程的歷史記載，一旦丟失或損壞，就會造成永久不可逆的損失，所以務必保證檔案實體完好無損，對涂改、丟失或擅自銷毀檔案等行為堅決預防和制止。其次要加大經(jīng)濟和技術投入，確保醫(yī)院電子文件的安全。檔案管理部門必須要配備專門的檔案安全人員，對檔案的安全實行專業(yè)化管理。

綜上所述，信息時代既給檔案工作帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)，更為其帶來了極好的機遇。只要我們能夠抓住機遇、更新理念、注重人才培養(yǎng)和新技術應用，調動醫(yī)院各職能科室積極參與配合，確定科學的發(fā)展戰(zhàn)略，基層醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化工作必然會適應時代的發(fā)展;實現(xiàn)歷史性的飛躍。

參考文獻：

[1]蘇紅艷，《現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新》，中國病案，2009，10（4）31-32

[2]牟峰等，淺談醫(yī)院信息化與電子檔案管理[J].中國醫(yī)療前沿，2007，（14）