淺談做好市政工程檔案管理工作

高偉紅

(威海市市政建設公用事業管理處,山東威海 264200)

淺談做好市政工程檔案管理工作

高偉紅

(威海市市政建設公用事業管理處,山東威海 264200)

當前,各地正加快推進新型城鎮化和精品城市建設,市政基礎設施建設飛速發展。如何加強市政工程檔案管理,更好地服務新型城鎮化建設、保障精品城市建設,是市政工程建設和管理單位必須高度關注和重視的重要問題。

市政工程 檔案管理

當前及今后一個時期，是各地加快推進新型城鎮化、建設精品城市的重要時期，市政基礎設施規模不斷擴大，工程數量持續猛增，工程類型更加多元化，由過去單純的城市道路、地下管線、橋梁涵洞和路燈照明，發展到高架道路、城市隧道、地下軌道交通和地上軌道交通等立體化工程，技術難度越來越復雜、技術要求越來越高，對市政工程檔案管理工作帶來新的挑戰。如何加強新形勢下的市政工程檔案的管理，是市政工程建設和管理單位必須引起關注的重要問題。

1 深刻認識市政工程檔案在新型城鎮化和精品城市建設中的重要作用

一是市政工程檔案是新型城鎮化規劃建設的重要基礎。新型城鎮化不是白手起家建新城，而是依據原有的城鎮體系，拓展發展空間，完善市政基礎設施等城市功能，增強城市吸納力和承載力的過程。隨著新型城鎮化的加快推進，原有的基礎設施建設需要改造和提升，新規劃的區域要與原有區域進行基礎設施配套對接，無論是區域規劃還是工程建設，都需要翔實、準確、可靠的市政工程檔案作支撐。可以說，市政工程檔案是新型城鎮化的基礎，離開了市政工程檔案，新型城鎮化就會陷入規劃無序、建設無序、發展無序的境地，造成極大浪費和嚴重損失。

二是市政工程檔案是精品城市建設的重要保障。精品城市建設，必須將精品意識貫穿到城市建設的每一個環節，從規劃、立項到建設、驗收，做到精益求精，高水平設計，高標準建設，做到件件是精品、個個是亮點。城市建設的每個工程、每個環節，都需要納入工程檔案管理，國家也明確規定了工程檔案在城建工程項目建設中的重要地位。重視和加強工程檔案管理，能夠使工程建設和管理單位切實加強質量管理，建設精品工程，打造精品城市。

三是市政工程檔案是提高城市管理水平的重要依據。從城市道路、地下管線、橋梁涵洞和路燈照明等維護，到高架道路、城市隧道、地下軌道交通和地上軌道交通等管理，以及城市區域開發，城市管理涉及方面多、影響范圍廣、社會關注度高，是普遍的管理難題。只有以市政工程檔案為依據，準確了解各類市政工程建設數據，才能科學制訂改造方案，準確判斷故障部位，有效避免因亂挖、亂建造成的無序改造、盲目改造，甚至是安全事故。

2 當前市政工程檔案工作中存在的突出問題

一是內容不全。長期以來，由于檔案工作的特殊性，很多建設單位存在重工程、輕檔案的問題，沒有形成完善的檔案管理工作機制，工程檔案不全等現象普遍存在，甚至有假檔案、假資料等問題。

二是收集困難。很多建設單位對工程檔案重視不夠，沒有落實專人負責，往往以工程緊、任務重為借口，不及時形成、提供檔案材料，不注重收集具有保存價值的文字、圖片、音像等檔案資料，甚至工程項目竣工很久也沒有提供相關檔案。

三是服務滯后。很多建設單位忽略了工程檔案的重要作用，無論是新建工程還是改造項目，往往沒有提前查閱檔案，依據檔案制訂工程方案，造成盲目施工。由于缺乏相關的聯合審查機制，市政工程檔案管理部門往往無法提前介入工程建設，不能充分發揮工程檔案的應有作用。

3 提升市政工程檔案管理效能的對策措施

一是進一步健全檔案管理機制。市政工程建設涉及面廣，檔案工作從文件的形成、收集、整理、審核到歸檔、移交等，需要參與工程項目的建設、設計、施工、監理等多個單位的共同努力，缺一不可。做好市政工程檔案工作，首先必須健全管理機制，明確各相關單位的檔案管理責任和工作要求，每個項目的每個參與單位都要設立專職檔案員，負責本單位的檔案工作，實行檔案管理與工程項目的建設同步進行、同步督導、同步檢查。在各單位內部，要健全檔案聯動機制，各業務科室和項目部都要把及時上報檔案材料作為本職工作的重要內容，做到普通檔案資料定期上報，重要資料隨時上報，所有檔案全部上報的檔案上報制度，切實保證檔案資料的時效性和完整性。

二是進一步健全檔案收集機制。市政工程由于時間較長、室外作業多、涉及面廣、單位分散，檔案收集存在諸多困難，很容易造成資料積累殘缺不全。要健全檔案收集機制，充分發揮各方面的工作積極性，形成共同關心檔案、共同收集檔案的工作合力，從源頭上保證文件材料無遺漏、無差錯。一方面，要強化跟蹤。檔案工作人員要積極、主動、全面掌握工程進度，根據工程進度，及時督促有關科室或項目部收集檔案，并做出相應的技術指導。另一方面，要強化協調。對一些規模較大的市政工程，項目建設單位和檔案管理部門，應高度重視檔案收集工作，加強與施工單位檔案員及監理等單位的聯系，及時掌握工程進展情況，根據工程進度進行催收，必要時采取一定的強制性手段，避免檔案原始材料的散失，確保工程檔案的連續性、完整性和準確性。

三是進一步健全檔案服務機制。市政工程檔案的作用在于為城市管理提供可靠依據，市政工程檔案管理的最終目的是服務城市建設、保障城市運行、促進城市發展。要創新工作思路，健全檔案服務機制，拓展市政工程檔案服務范圍和領域，變檔案收集為檔案應用，變管理為服務更好地發揮市政工程檔案的作用。在具體的城市規劃、建設和管理實踐中，要建立健全檔案審查機制，確保每個規劃、每個工程、每個改造都先經過檔案對接和檔案審查；同時，要依托信息技術，積極開發三維市政工程檔案管理系統，為各施工單位提供方便、快捷的查詢服務，更好地發揮市政工程檔案的基礎作用、保障作用和服務作用，為新型城鎮化建設和精品城市建設提供堅實基礎和有力支撐。