做好企業檔案保密工作的實踐與探索

林穎卿

廣東電網有限責任公司珠海供電局 廣東珠海 519000

做好企業檔案保密工作的實踐與探索

林穎卿

廣東電網有限責任公司珠海供電局 廣東珠海 519000

隨著市場經濟的發展，我國各企業之間的合作日益增進，加之科學技術的快速進步，企業檔案保密工作面臨著一系列的問題與挑戰。本文針對企業檔案的整理過程、保管過程、利用過程三個方面，論述了企業檔案保密工作的實踐策略，以期提高企業檔案保密工作的水平與質量。

企業檔案；保密工作；保密制度

前言

企業檔案是指企業在生產經營過程中，形成的對本企業、對社會甚至對國家而言具有保存價值的各類文字、圖像、數據、影響等歷史記錄。在檔案管理工作中，檔案保密工作是至關重要的內容，直接關系到企業的生存與發展，對企業而言具有重大的現實意義。只有高度重視檔案整理、保管、利用及歸檔的整個過程，處理檔案保密與檔案開放之間的關系，確保檔案的完成與保密工作的落實，才能切實維護企業的安全，從而保護企業的經濟利益。然而，隨著我國經濟的迅猛發展，市場競爭日益激烈，各企業為適應市場經濟的變化正逐步深入改革，促使企業檔案管理工作發生了較大的變化，大部分企業檔案保密工作仍存在許多問題，造成檔案管理更為混亂，因此加強企業檔案保密工作十分必要。

一、在檔案整理過程中做好保密工作

（一）科學分類涉密檔案

檔案可分為涉密檔案與非涉密檔案，同時涉密檔案又分為密級檔案與絕密檔案。在檔案的整理工作中，首先需要將涉密檔案與非涉密檔案進行分類，從根本上解決文件材料的混亂問題，將過去由于文件管理不當造成的機密擴散漏洞以及涉密檔案不集中等問題徹底解決。尤其是對于絕密文件，必須采用單份盒裝進行獨立保存。同時，要按照立檔單位，將檔案中的涉密文件編制目錄，建立涉密檔案專用臺帳和存放地點索引，以準確掌握涉密文件存放位置，為有效的保密與及時的提供創造有利條件。

（二）明確檔案保管及保密期限

檔案的保管期限與保密期限雖有極大不同，但是都需要準確掌握。對于檔案的保管期限而言，應當對檔案內容的現實作用于歷史作用進行正確的分析與判斷，根據本企業的實際情況與發展趨勢確定檔案的保存價值，從而對檔案保管期限進行準確判定。

（三）提高檔案管理人員綜合素質

檔案對于企業的安全與發展有著至關重要的作用，必須提高檔案管理人員的綜合素質才能保證檔案保密工作的有效性。尤其是絕密檔案管理人員身份極為特殊，具有知密多、知密早、知密深等特點。相對應企業的一般工作人員而言，檔案管理人員的責任更為重大。因此，企業必須高度重視檔案管理人員的綜合素質，需通過多種渠道對檔案管理人員進行相關培訓，以全面提高檔案管理工作人員整體素質。

二、在檔案保管過程中做好保密工作

（一）加強絕密檔案日常管理工作

對于檔案管理工作而言，絕密檔案管理工作是重中之重。這是企業的核心秘密，不僅直接對企業安全造成影響，同時也關系到企業的經濟發展。因此，為確保企業的安全與穩定發展，必須加強絕密檔案的日常管理工作。不論是管理、利用還是歸檔保存，都需做好完整記錄，并做好相應的加密工作。

（二）掌握檔案涉密情況的變化

在保管檔案的過程中，檔案的涉密情況會隨著文件貫徹的情況和時間的推移不斷發生變化，例如升密、降密直至解密。一般情況下，在檔案涉密情況的變化過程中，升密檔案占極少數，即使有檔案升密，也是短時間內的。大多數情況都是先降密，到解密。歸納檔案涉密情況變化原因，共有三點：其一，文件保密范圍發生變化；其二，文件材料作用發生變化；其三，文件保密期限發生變化。

（三）高度重視檔案庫房管理工作

為防止庫房發生失竊現象，應盡量將庫房與辦公室、閱覽室、休息室等分開，加固庫房門窗，安裝攝像頭等。同時，派遣專人負責管理檔案庫房，并制定健全的庫房管理制度，與庫房管理工作不相干者一律禁止入內。在庫房管理工作中，必須嚴格落實相應制度。許多企業實踐工作表明，堅持做好檔案庫房的管理工作，是做好企業檔案保密工作的先決條件，也是維護企業檔案安全的重要前提。

三、在檔案利用過程中做好保密工作

（一）正確處理檔案保密與利用之間的關系

在企業檔案的日常管理工作中，檔案管理人員一般都十分重視檔案的保密工作。但是由于受到傳統保密工作觀念的影響，許多檔案管理工作都更加側重于保密，卻忽視了檔案的自身作用。因此，大量檔案長期被束之高閣，得不到充分利用，甚至許多具有高價值的檔案最后變成廢紙被扔棄，造成嚴重的檔案資源浪費。同時，重保密輕利用的現象，導致許多企業領導不能及時對情況進行全面了解，不能使檔案的作用得到充分發揮，檔案管理工作人員的實際工作并未創造真正價值。

（二）重視檔案開放的基礎工作

要開放檔案使檔案得到充分利用，就必須將檔案開放的基礎性工作做好。首先，應將檔案的內在質量提高。即在原有管理系統的基礎上，對所有檔案進行科學、系統的整理，將檔案按照不同性質進行分類，清楚的對檔案進行編目，以便能及時利用；其次，建立健全的檔案系統，以配合檔案開放后的檢索需求與管理要求；再次，編制檔案檢索工具。主要包括基礎性檢索工具、骨干性檢索工具、文字敘述性檢索工具等。如，檔案目錄屬于基礎性檢索工具，開放檔案卡片目錄屬于骨干性檢索工具，全宗卷屬于文字敘述性檢索工具。在開放檔案的檢索工具中，應當以骨干性檢索工具為主，基礎性檢索工具與文字敘述性檢索工具為輔；最后，準備好檔案副本。部分檔案極其重要與珍貴，應當采取照相、復印、抄寫等手段將其復制，并做好檔案副本管理目錄。

（三）落實檔案工作中的監督工作

在檔案利用過程中，必須做好監督工作才能保證檔案保密工作的有效性。建立健全的監督機制并嚴格落實，能有效防止或糾正檔案在利用過程中出現的各種不利于檔案保密的不良行為，既能保證檔案得到充分利用，還能確保檔案的安全與完整。首先，要嚴格落實檔案利用中的閱覽制度、復制制度、外借制度等；其次，要根據不同利用對象的實際利用情況與利用目的，掌握其思想動機與利用方向，加強監督工作。

結束語

綜上所述，在企業檔案保密工作中，任何檔案管理工作人員都必須保證檔案保密工作的科學化、現代化與規范化。筆者認為，在今后的檔案保密工作中，應當不斷提高管理人員的工作水平與質量，樹立堅定的檔案保密意識，并勇于探索與開拓檔案保密工作的新途徑，才能促使檔案保密工作更好的服務于企業發展。

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[2]韋紅慶.加強企業檔案保密工作的幾點思考[J].檔案管理,2009,(3)

[3]許祺.論企業檔案保密工作要點[J].辦公室業務,2012,(7)

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