工程竣工后的檔案整理與移交探討

錢芹

廣東電網有限責任公司茂名供電局 廣東茂名 525000

工程竣工后的檔案整理與移交探討

錢芹

廣東電網有限責任公司茂名供電局 廣東茂名 525000

現代電力企業檔案管理中工程竣工檔案占據十分重要的位置，但竣工檔案的移交工作又是企業檔案管理的一項重要環節。長久以來，一些電力工程項目的管理是由施工單位、監理部門、建設單位等等項目工作人員在工程項目竣工之后將其分別交給檔案室進行管理的。本文就工程項目竣工之后檔案整理與移交工作進行了一些談論分析，并提出相關管理措施。

工程竣工；檔案；管理與移交；探討

一、電力工程項目竣工之后檔案的整理工作

企業想要有效保障工程項目的施工質量，就一定要對竣工檔案進行有效管理，保障竣工檔案的完整、準確等一些基本要求，這就一定要做好竣工文件材料的形成、積累、管理工作。

（一）需建立施工秩序管理標準，并以此為依據對項目全過程進行檢查管理

電力工程項目在建設過程中，一定要制定相應的標準、規范進行管理，并且這也是工程項目開展過程中一定要遵循的，是進行項目建設的關鍵部分。這一過程有效規定了工程項目施工步驟、階段的整個過程，規范了每一階段、步驟的工序以及需要完成的任務并形成相應的竣工文件，并對各種竣工文件的表述、編制制定了相應的辦法。所以，工程項目的建設秩序以及相關規定、標準，不僅是項目建設單位、設計單位以及施工、監理單位進行施工的重要依據，又是竣工文件形成的基礎。

（二）抓住關鍵環節，做好竣工文件形成、積累以及管理工作

工程項目在施工之前的準備、結束階段的時候，往往是竣工文件形成、積累的一個重要環節。在工程項目準備的時候，對于電力工程項目可操作性研究工作、項目實施評估以及初步項目設計等等，大多是施工技術人員進行的，或者是并沒有建立相關研究部門，或者是該部門人員流動性太大不夠穩定，或者是該部門工作人員缺乏相應管理經驗，或者是相關管理經驗不夠等等方面的原因，使其往往對竣工文件的形成積累工作不夠重視；在工程項目結束階段，是人員流動性較大的一個階段，一些工作人員往往手上的工作并沒有完成，就被調到新的工程項目上去了，致使竣工項目文件出現無人過問或者是推脫局面出現。針對這樣的發展現狀，工程項目在前期準備階段的時候，就是竣工文件形成與積累工作的開始，并且這一階段形成的竣工文件大多較為重要，例如各種依據性文件、基礎性文件等等；在工程項目結束階段，是竣工文件形成、積累的最后過程，這時候竣工文件將會全部形成、歸總，最后進行系統整理、歸檔，并且這一階段是竣工文件形成與積累最為關鍵的一個環節，是最后出成果的一個環節。

（三）實行三納入，保障竣工文件形成與積累能夠制度化

就竣工文件的形成與積累來說，一定要對其進行有效管理，最基本的措施就是實行“三納入”政策，要將竣工文件的形成與積累作為一項計劃納入相關工程秩序職工，并明確相關崗位人員的職責。“三納入”從根本上來說，就是加強管理人手，使竣工文件的形成積累能夠制度化。

（四）進行科學有效的管理工作，不斷細化每一步驟

在進行竣工文件的管理歸檔時，必須要遵循“統一領導、分級管理”的處事原則，項目建設單位以及勘察設計、科研管理部門以及新技術適應單位、工程項目施工以及監理單位、工程質量檢測評價單位等工作部門一定要各盡其職，負責自身竣工文件資料的管理，并對其進行整理。在交工之后，可由項目建設企業（業主）進行收集，并接收全部竣工檔案管理，工程竣工驗收之后將其移交給相關管理運營單位。使竣工文件的形成、管理、整理工作能夠有效進行。

二、工程項目竣工之后檔案的移交工作

（一）重視檔案管理工作、提升檔案管理意識

首先重視檔案管理工作應從領導做起，然后由上往下，層層帶動，并有計劃、有制度、有責任的進行。在基建工程項目的管理中，應該對相關檔案材料提出要求，并將其納入基層人員的責任范圍之內，做好集中管理工作，并由專人進行負責，另外，基層部門必須要有專門人員負責建設檔案的管理，確定相關責任人，只有這樣才能夠不斷加大執法力度，保障檔案工程項目工作效率。并且檔案管理工作人員應該具備檔案管理意識，了解到工程檔案管理的重要性。一些工作人員在進行工作的時候對檔案管理工作不夠重視，究其根本原因是因為對檔案的重要性缺乏正確認識工程檔案是單位總體布局以及遠景規劃，是后期項目維修養護的重要依據。另外要加強檔案管理宣傳工作，使所有人都能夠感受到檔案的重要性，所以，檔案管理部門一定要定期搞一些檔案宣傳活動，使相關工作人員能夠了解到檔案管理重要性。并且還可以建立工程檔案獎懲制度，并積極調動工程檔案管理人員的積極性，制定相應的檔案管理制度，使其有規可循，對于工作不認真的人員要進行批評、處罰，對于工作完成較好人員，給予表揚、獎勵。

（二）完善檔案移交制度，及時整理、移交工程檔案

工程項目建設單位在項目建設初期的時候就應該按照國家有關規定及電力企業有關規定，并結合實際工作情況對檔案實施管理，并制定相應的檔案管理制度，明確相關設計單位、勘察單位、施工以及建設單位的職責，規范檔案資料的管理收集，保障工程檔案能夠順利移交。對于工程量較大的項目，特別是一些周期較長的工程應該實行分期分階段移交，不然這些檔案最終整理歸檔工作將很難進行下去。相關工作部門可以依據實際情況進行項目移交工作，這樣就能夠有效解決大型工程項目保存困難問題，也保障工程項目中對原始資料的查閱。另外，檔案管理工作一定要重視日常積累，相關檔案管理人員一定要具有強烈檔案管理意識，時刻謹記有價值的檔案，保障其不會遺失。當一個工程項目結束的時候就應該及時將其整理完善，并盡快移交，不能夠拖延。建立企業資信管理，對于拖延移交檔案、或者檔案質量太差的單位，利用承包商扣分制度，對違反規定的單位進行扣分，對以后進行工程招投標評標過程根據企業資信情況扣分嚴重單位進行淘汰，或者禁止該單位投標。

（三）將工程建設與檔案管理工作相結合，實現檔案管理一體化

在進行工程項目管理的時候，檔案管理部門一定要積極與建設部門相結合，一起做好建設工程竣工歸檔工作，要落實“三個到位”首先，明確檔案工作的分管領導辦事到位；其次，制定項目責任人員工作到位；最后，落實項目施工人員以及安裝編制竣工技術資料等人員到位。相關工程項目檔案管理人員一定要對檔案整體工作具有一定了解，然后有意識進行獲取，將工程項目建設、竣工驗收等等工作進行有效聯系起來，建立完善的管理制度，并對檔案管理實施全程監控。在進行工程項目管理的時候，應該將檔案管理工作納入工程管理各個階段，并由檔案管理人員參與到項目設計之中，明確其責任人。

三、結束語

總而言之，竣工后檔案整理與移交工作是一項非常系統的管理工作，想要保障工程竣工檔案資料的完整、準確，就一定要真實進行記錄并及時反映竣工驗收的整個過程，并要不斷加強管理、監管水平，繼而有效保障高質量工程資料檔案的形成。

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