對檔案管理技術創新的分析

馬玉慶

大慶市讓胡路區老齡工作委員會

對檔案管理技術創新的分析

馬玉慶

大慶市讓胡路區老齡工作委員會

隨著信息革命的不斷深入發展，建設科學規范的檔案管理機制已經成為一個重要議題。有識之士相信在檔案管理方面只有堅持改革創新，與時俱進地適應新形勢，就一定可以更好的完成檔案管理工作，實現其自身價值。在此基礎上，促進檔案管理事業的進一步完善，使其走可持續發展之路。本文在分析我國檔案管理現狀的基礎上，點出檔案管理技術注重創新的意義，提出檔案管理技術的創新觀念。

檔案管理；創新理念；電子文檔

在社會主義經濟不斷發展完善的今天，我國的檔案管理事業取得了一定的成績。尤其是新中國成立以來，我國的檔案管理事業的社會主義建設進程中發揮了較大的作用。然而，在信息全球化的現代社會，我國傳統的檔案管理在體制、技術方法等方面存在著明顯的不足。因此，了解當前我國檔案管理中存在的問題，對檔案管理技術的創新具有理念上的指導意義。

1、我國檔案管理現狀

1.1 管理觀念上注重傳統的紙質檔案忽視電子檔案

受傳統“白紙黑字，立此為證”觀念影響，我國檔案管理中一直是重點關注紙質檔案。然而不得不指出，隨著信息社會的不斷發展，我們必須重視電子檔案，否則必將再一次落后于世界科技的發展。檔案的一個重要特征即是憑證性。然而在眾多檔案管理機構中，并不認同電子檔案的這一特性。通常，在我國只有紙質檔案和電子檔案共同流轉方可生效。亦或是，僅憑紙質檔案就可以獨立成為各機構開展工作的重要憑證。然而，僅憑電子檔案是不可以單獨行使其憑證性的。這樣的認知是不科學的，存在著很大的偏見。

1.2 電子檔案的歸檔及管理中存在不科學的現象

在各機構內部的流通過程中，不科學的電子檔案歸檔方式不利于檔案管理事業的長期發展。機構內部的檔案部門在處理電子檔案時，通常通過收集和移交的方式，將屬于各部門的檔案統一管理。然而，由于電子檔案生成較為分散、操作更為簡易等特征，原有的歸檔方法、歸檔程序難以適用于電子檔案的需求。

在電子檔案管理方面，一些不科學不完善的管理方法也會不利于其信息資源的長期留存。與保存紙質檔案相比，長期保存電子檔案更加取決于全程工作。電子檔案的格式、初始數據等問題在形成、流轉、移交等過程中任何一個環節都會影響電子檔案的長期保存。在我國，電子檔案的初始數據的管理缺乏規范性和科學性，因而極易在后期傳輸過程中出現差錯。這種狀況自然導致電子檔案的長期保存難以實現。

2、檔案管理技術創新的必要性

在信息全球化的當今社會，檔案管理技術的創新是適應時代發展的必然要求。在面對這個開放性社會時，發展市場經濟就必須發展檔案管理工作的創新。首先，檔案管理技術創新有利于從根本上做好檔案管理工作，促進各機構做好本職工作。檔案記錄有各機構的第一手原始資料，記錄著其發展歷史與進程。由此不難看出，檔案管理是維護管理機構歷史真實面貌的重要工作。做好檔案管理是衡量一個機構管理水平的重要標準，是促進各機構工作質量和工作效率的必要條件。檔案管理技術的創新有利于各部門從本質上解決檔案管理問題的關鍵。其次，檔案管理技術創新有利于管理人員觀念的轉變。我國現階段不重視電子檔案很大程度上是因為電子檔案機制本身存在一定的問題。改革檔案管理技術，完善電子檔案歸檔、存儲，建立電子檔案管理機制，使相關管理人員從事實上看到電子檔案的優點。憑借這些，改變相關管理人員的檔案管理觀念亦不是難題。檔案管理人員觀念的革新對檔案管理事業的進一步發展具有重要意義。

3、檔案管理技術創新原則

首先，檔案管理技術創新應培養整體意識。檔案管理工作中的檔案雖然是來自個不同的機構部門，但由于其信息是的交叉性，所有的檔案又是一個統一的整體。在檔案管理技術創新過程中，必須從宏觀上把握檔案管理的整體性。只有這樣才有可能探索出科學有效的創新管理技術。其次，檔案管理技術創新應該注重檔案的服務性。檔案管理的根本目的在于合理運用檔案。眾所周知，做好檔案工作最直接的目的就是發揮檔案的作用，實現其價值。全面加強檔案管理技術的創新就是要更好地開發利用檔案，實現信息共享，促進社會信息化的全面發展。因而，在檔案管理技術創新過程中尤其應該注意檔案的服務性。所有的創新應該更人性化，更為有效的為其服務，滿足檔案管理工作的需要。

4、檔案管理技術創新方式

4.1 實現檔案管理技術與現代科技的有機結合

我國傳統的檔案管理技術較為落后，其中整理工作較為繁瑣，眾多的重復勞動在無形中浪費了社會資源。隨著計算機網絡的進一步發展，傳統檔案管理技術中的缺陷更為突出。與傳統的檔案管理相比，電子檔案管理在檔案管理工作中的優勢非常明顯。在此形式之下必須正視這一現實，全面實現檔案管理技術與現代科技的融合。利用計算機等現代技術促進檔案管理事業的發展。

4.2 建立電子檔案管理制度，促進紙質檔案與電子檔案的有效統一

目前，我國電子檔案管理系統的發展極度不統一、不完善，很大程度上是電子檔案管理技術、管理標準不足造成的。由于缺乏相應的標準，電子檔案管理建設水平較低，存在相當嚴重的安全隱患。因而，必須建立并完善相關管理制度。

5、結論

在社會飛速發展的今天，機遇與挑戰是并存的。在檔案管理過程中，只有用發展的眼光看待身邊事物才有可能抓住機遇，促進檔案管理技術的全面創新，促進檔案管理事業發展與完善。只有時刻注意創新，有可能實現檔案管理的科學化、規范化和法制化。筆者相信，當檔案管理技術創新過程中有所注重，必定能更好地完成檔案管理工作，實現檔案管理的價值。

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