芻議現代辦公自動化中計算機的應用

眭峰平

摘 要：作為推動社會進步，提高人們生產生活效率的重要手段，計算機技術日益得到廣泛使用。本文針對現代辦公自動化情況進行了大致分析，并對相應的計算機技術的合理運用進行了討論，以供實際工作參考。

關鍵詞：辦公自動化；計算機技術；應用

合理運用計算機技術提高現代辦公自動化，可有效提高企業日常工作效率，提升辦公靈活性，有力推動企業可持續發展。

1 現代辦公自動化中計算機技術的重要性

1.1 促進辦公環境的優化與擴大

傳統式辦公室極容易受到時間、空間的約束，便利性較差，但應用計算機技術后，可以隨時隨地進行辦公。另外，應用了計算機技術的辦公環境，得到充分優化，在擺脫以往繁雜的人工操作的同時，也能夠強化企業內各部門人員的相互協作。在內部辦公信息交流過程中，各人員的意見交流均可以實現動態化、實時化。

1.2 提升辦公效率，減少辦公成本

隨著信息時代的到來，企業發展對辦公效率的要求更為嚴格。在應用計算機技術的同時，企業可以在辦公過程中及時掌握最新和最具價值的信息，高層管理人員也能夠根據這部分信息及時進行相應的決策，辦公效率得到充分提高。除行業內部最新新聞與政策外，計算機辦公環境下，還可以全面滿足員工想要了解的信息，各部門人員均可以使用計算機辦公系統，隨時查詢相關信息，與以往傳統式工作方法相比更為便捷。

另外，傳統辦公中，各部門人員的相互溝通以及調配也需要投入一定成本，但是在計算機辦公環境下，只需要使用郵件、企業QQ、內部論壇等網絡交流工具，即可實現雙向交流溝通。在提高辦公效率的同時，還避免了紙質文檔交流等辦公方式的資源消耗，使得辦公成本有效減少。

1.3 提升企業潛在資源利用率

傳統式辦公，因為會受到各方面客觀條件約束，使得企業在長期發展過程中所累積的寶貴資料無法得到有效保存，也可能出現部分保存好的資料積壓過久，查閱過程較為繁雜，可利用性較低。若采用計算機辦公，則可以有效解決以上問題。

通過將運營過程中的采購銷售等信息錄入計算機辦公管理系統當中，可以充分整合企業內部信息，使得企業各部門人員在工作過程中可更為便捷的提取并使用相關信息。另外，公司在運行過程中所留下的寶貴歷史資料，也能夠得到有效儲存，為公司的可持續發展提供有力參考。

2 現代辦公自動化中計算機技術的合理應用

2.1 現代辦公自動化中計算機技術的實際應用

2.1.1 信息數據的處理

現代化辦公管理工作當中需要對數據進行強化定量分析，即對相關數據進行基礎整理。作為辦公處理的中心工作之一，需要使用計算機技術對各類信息采取過濾、分類等相關處理后，使信息更具時效。

信息數據處理中應用計算機技術又分為兩種情況。一種是針對文字類資料的處理，屬于基礎性辦公工作，主要是利用word或者excel表格等office編輯工具，對文字類資料進行整合處理，完善其排版，使得文字類資料更為簡潔明了，促進辦公效率的提升。另一種，是針對圖像類資料的處理，可使用PPT類軟件對統計圖形進行整合，也可以利用計算機技術中的圖像處理功能，對平時工作中的照片等圖像進行處理。

2.1.2 為決策提供參考與輔助

利用計算機整合收集各類信息后，可對其進行較全面的分析處理，并針對企業未來發展進行預測，利用計算機技術可使得這一過程更為直接，方便企業管理，提高決策有效性。

2.1.3 網絡通訊功能

隨著現代辦公自動化的深入發展，網絡通訊技術逐漸成為其重要組成部分，利用網絡通訊系統可使得企業各部門得到更為密切的聯系，尤其是部門間的各類信息共享方面，在促進各類辦公資源利用率的同時，也可以使得企業內外信息交流更加及時有效。

常見的網絡通訊功能包括計算機會議等等，利用平板電腦等各類通訊設備，即便是各部門人員不在同一處工作，也能夠統一進行會議，在公司推出新方案、新決策后，可以第一時間貫徹落實到各個部門，辦公效率較高。

2.2 現代辦公自動化中計算機技術的未來應用

隨著計算機技術的發展，現代辦公自動化也得到有效提高，其未來發展可表現在以下幾個部分。

一是辦公的更加智能化，既包括各類計算機辦公軟件的智能化操作功能的完善，又包括辦公環境的無線化，即利用3G與4G通信技術，使得辦公過程中信息的交流更為便利。

二是多媒體計算機技術的應用，比如計算機視頻技術的日益完善，召開企業內部會議時互動性更強烈；辦公軟件的日益個性化，根據企業情況、部門情況以及個人習慣進行調整，使得辦公更加人性化，提高辦公效率。

現有的辦公自動化中計算機技術應用仍具有廣闊前景。

3 結束語

隨著現代化經濟的迅速發展，計算機技術在現代自動化辦公中的應用越來越廣泛。以功能豐富多樣化計算機技術為依托的自動化辦公，可以有效改善以往的工作模式，提高企業辦公效率，促進其可持續發展。

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