淺析火電廠基建工程檔案管理

崔曉鳴

摘 要：在改革的洪流中，檔案工作的管理體制也在不斷的變革和發(fā)展中。火電廠基建工程檔案管理工作的重要性往往容易被人忽視，文章首先分析了基建項(xiàng)目檔案的作用，用以說(shuō)明其重要意義。然后分析了基建項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題，最后探究了加強(qiáng)基建檔案管理的措施，旨在為檔案管理工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：火電廠；基建工程；檔案管理；問(wèn)題；措施

引言

檔案工作的管理體制在經(jīng)濟(jì)體制和管理體制的雙重變革下也在進(jìn)行著革新。基建檔案真實(shí)地記錄著一項(xiàng)工程建設(shè)的立項(xiàng)、施工、工程竣工、驗(yàn)收等每個(gè)階段的工作內(nèi)容，是基建工程建設(shè)不可或缺的一部分。作為基建工程建設(shè)中重要的一環(huán)，提高和加強(qiáng)基建檔案工作是值得探討的問(wèn)題。

1 基建項(xiàng)目檔案的作用

1.1 基建項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目的前期文件經(jīng)過(guò)鑒定、整理并歸檔形成的，反映了項(xiàng)目工程建設(shè)的全過(guò)程和的真實(shí)面貌。準(zhǔn)確、完整、真實(shí)的基建檔案是工程進(jìn)行維護(hù)、改建、擴(kuò)建使用的憑證。不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)的檔案在其利用時(shí)其價(jià)值會(huì)大打折扣，并會(huì)影響其憑證依據(jù)作用的發(fā)揮，甚至?xí)鸱醋饔茫o工作造成損失，所以基建期間必須高度重視檔案歸檔工作。

1.2 另外基建檔案也提供了參考借鑒的作用，如單位某部門需要機(jī)組安裝的具體位置時(shí)，就可以到檔案室查閱相關(guān)的竣工圖紙，這時(shí)檔案室就發(fā)揮了很大的作用，實(shí)現(xiàn)服務(wù)功能。基建檔案也是工程質(zhì)量的反映，它是工程建設(shè)中和竣工驗(yàn)收時(shí)的必備依據(jù)，也是為投產(chǎn)后生產(chǎn)運(yùn)行、檢修、改建和擴(kuò)建提供重要的依據(jù)。它是全部檔案的一個(gè)重要組成部分，也是進(jìn)行生產(chǎn)建設(shè)和科學(xué)研究的必要條件之一。

2 基建項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理人員的管理意識(shí)有待提高，相關(guān)的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)在對(duì)于基建檔案重要性的認(rèn)識(shí)上沒(méi)有一定的高度，宣傳的力度也不夠，在行政部門、工程部門、建筑單位之間沒(méi)有建立強(qiáng)有力的溝通機(jī)制，缺乏應(yīng)有的責(zé)任落實(shí)。對(duì)于內(nèi)部管理，全局工作沒(méi)有把握好。對(duì)于外部管理，沒(méi)能全方位地監(jiān)督和管理施工單位的工作進(jìn)度，工程建設(shè)和檔案相關(guān)的工作（收集、整理與歸檔）沒(méi)有同時(shí)進(jìn)行，基建檔案歸檔工作沒(méi)能跟上工程建設(shè)的步伐。

2.2 檔案管理缺乏完善的制度，缺乏健全的規(guī)章制度，在管理和操作上缺乏比較規(guī)范的流程，所歸檔的資料與有關(guān)的檔案規(guī)范的質(zhì)量要求不相符合，一項(xiàng)工程所參與建設(shè)的單位比較多，而在基建檔案管理工作程序中存在不規(guī)范，不統(tǒng)一，不完善等諸多問(wèn)題。不健全的規(guī)章制度將直接導(dǎo)致檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，在一定程度上為基建檔案工作設(shè)置了障礙。

2.3 施工單位人員缺乏檔案的意識(shí)。這與其工作特點(diǎn)有關(guān)。流動(dòng)性大、人員不穩(wěn)定是施工單位的工作性質(zhì)，相關(guān)的文件資料管理工作很難與之相匹配，資料流向也不甚清晰明了。很多從事檔案工作的人員缺乏必要的專業(yè)知識(shí)，有的只是因?yàn)楣ぷ餍枰媛殹兔w檔，不但缺乏專業(yè)知識(shí)，而且沒(méi)有絲毫的歸檔經(jīng)驗(yàn)，檔案歸檔亂象叢生，這些都無(wú)法保障檔案質(zhì)量和規(guī)范性。

2.4 由于沒(méi)有及時(shí)有效的對(duì)施工單位的過(guò)程中產(chǎn)生的文件進(jìn)行跟蹤，監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)工作沒(méi)有落實(shí)到位，執(zhí)行檔案歸檔過(guò)程中沒(méi)有遵循相關(guān)的工作規(guī)范，沒(méi)有檢查施工單位交接時(shí)的竣工資料，加劇了驗(yàn)收工作的難度系數(shù)。

3 加強(qiáng)基建檔案管理的措施

3.1 轉(zhuǎn)變思想觀念，加強(qiáng)檔案意識(shí)，檔案管理工作是基建檔案管理人員所應(yīng)該做好的工作，以務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)來(lái)提上基建檔案管理水平。

管理部門、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位都隸屬于基建檔案工作涉及的單位，如果單一依靠檔案部門很難在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，所以檔案工作人員應(yīng)該最大限度地爭(zhēng)取到各個(gè)部門的支持與配合，加強(qiáng)了各部門的協(xié)調(diào)與溝通，積極推廣檔案工作的重要意義。此外作為檔案管理者也應(yīng)該不斷增強(qiáng)自身的責(zé)任感，努力提高工作的積極性，突顯檔案工作的重要性。

3.2 做好檔案工作的根本前提是建立健全的基建檔案管理制度，以國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)和工程的具體情況來(lái)制定管理體制，應(yīng)該經(jīng)由單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按照規(guī)定執(zhí)行。制定的管理制度應(yīng)包括《工程文件管理制度》、《檔案管理規(guī)定》、《檔案管理網(wǎng)絡(luò)》、《某某發(fā)電廠檔案收集制度》、《工程竣工文件歸檔范圍和歸檔要求》等等。文件歸檔范圍、時(shí)間、程序、質(zhì)量都涵蓋在以上的制度中。這樣明晰的檔案制度，使得檔案管理人員在實(shí)際的工作中有法可依。要保障基建過(guò)程中文件的收集齊全，進(jìn)而為歸檔做準(zhǔn)備，就要真真正正地將這些制度細(xì)則落實(shí)到各部門當(dāng)中。

3.3 擁有獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)是各參建單位所應(yīng)該具備的，設(shè)立專業(yè)的檔案管理人員，其能夠清楚的了解檔案管理的相關(guān)職責(zé)。檔案管理者和工程建設(shè)人員間的工作溝通和交流也是需要加強(qiáng)的。檔案管理者還要對(duì)專業(yè)知識(shí)不斷地學(xué)習(xí)，明晰各項(xiàng)檔案管理制度。現(xiàn)實(shí)中往往存在參建單位人員多，流動(dòng)性比較大的特點(diǎn)，一個(gè)工程中就要更換好幾個(gè)檔案管理人員，檔案的管理交接工作沒(méi)有到位，接任的管理者因?yàn)椴涣私馇闆r，又沒(méi)有進(jìn)行深入的跟蹤，造成了工作脫節(jié)，為歸檔工作增加了諸多不便因素，針對(duì)此情況參建單位應(yīng)最大限度地提高檔案管理者的薪酬待遇以便增強(qiáng)其穩(wěn)定性，檔案交接工作必須到位。對(duì)檔案管理者做定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)也是必要的，用以增強(qiáng)檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3.4 嚴(yán)格地監(jiān)督和管理施工過(guò)程中產(chǎn)生的文件在收集、積累、整理歸檔工作，及時(shí)更正不符合規(guī)范的文件材料，情節(jié)嚴(yán)重的需要限期整改，堅(jiān)決返工。

3.4.1 在具體的檔案搜集中，工程建設(shè)單位應(yīng)該根據(jù)工程的具體情況，出具歸檔范圍，基于此來(lái)確定文件的歸檔問(wèn)題，只有這樣的環(huán)環(huán)相扣才能保證需要?dú)w檔的文件沒(méi)有缺漏。將基建工程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的銜接，包括立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)等，一旦這些工作開(kāi)始進(jìn)行，檔案的相關(guān)工作也應(yīng)該緊隨其后，只有同步了，施工文件才能以完整的形態(tài)呈現(xiàn)在檔案工作人員面前。在具體的檔案歸檔工作中，應(yīng)該堅(jiān)決按照國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)和規(guī)章制度，做到嚴(yán)格執(zhí)行。作為檔案工作人員要嚴(yán)格把握歸檔的質(zhì)量，保障歸檔文件的真實(shí)性、完整性，文件缺失或是弄虛作假的情形應(yīng)堅(jiān)決杜絕，所有來(lái)往文件材料，施工單位都應(yīng)該進(jìn)行確認(rèn)，以便做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，這也是保障檔案質(zhì)量的關(guān)鍵所在。

3.4.2 只有完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的檔案才能充分發(fā)揮其在工作中的作用，因此在文件交接的過(guò)程要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，絕不能含糊。參建單位在移交檔案時(shí)，應(yīng)該填寫好《檔案移交表》，表內(nèi)應(yīng)填寫好移交題名、移交時(shí)間、移交份數(shù)，文件有其他說(shuō)明事項(xiàng)時(shí)可在備注欄中注明，建設(shè)單位清點(diǎn)數(shù)量齊全，檢查資料合格后方可接收，移交人和接人分別簽名并蓋單位公章備查。在移交紙質(zhì)檔案的過(guò)程中應(yīng)同時(shí)移交電子信息檔案，并仔細(xì)核對(duì)電子信息的真實(shí)性，可靠性，統(tǒng)一性。如果沒(méi)有按照要求移交完整的檔案資料，檔案室可以按合同的約定不予付款，這樣可以對(duì)檔案的質(zhì)量進(jìn)行有效地監(jiān)督、控制、檢查。

4 結(jié)束語(yǔ)

基建檔案管理工作是基建工程項(xiàng)目的真實(shí)反映，正視其重要意義，提高檔案的管理水平，真正實(shí)現(xiàn)基建檔案工作價(jià)值，為的是更好地服務(wù)于社會(huì)發(fā)展。

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