聲像檔案進檔難原因與對策

文/高麗琴

國家規定公務人員在履行職責時形成的檔案屬國家或集體所有，任何個人不得據為己有。但長期以來，聲像檔案的收集歸檔難一直是各級檔案部門感到困惑的問題。

一、造成聲像檔案收集歸檔難的原因

一是聲像檔案的形成具有“個人創作性”。質量好的聲像檔案往往是一幅好的藝術作品，凝聚了拍攝者的智慧和心血，有很大的個人創作成分，一些聲像檔案屬于“絕版”，甚至是拍攝者冒著生命危險換來的，其價值彌足珍貴。對于拍攝者來說，往往理所當然地認為其所拍攝的聲像檔案屬于自己的私有財產，不愿意歸檔。

二是聲像檔案的形成具有“非程序性”。長期以來，文書檔案、科技檔案和會計檔案等的形成、運轉和處理都有一套固定的程序，國家也有比較明確的規定和檢查的約束機制。聲像檔案的形成則不同，拍攝者和拍攝內容往往不固定，由誰拍攝、拍攝什么、拍攝多少、拍攝以后如何處理等等，沒有固定的程序，具有很大的隨意性、偶然性，并且缺乏約束機制。

三是聲像檔案這種載體具有“非白紙黑字性。”在我們的傳統觀念里，“白紙黑字”才為據，因此在收集文件歸檔時，紙質形式、文字形式的材料比其它的要方便的多，收的也要齊全完整的多。這種觀念，不僅聲像檔案的拍攝者有，檔案部門的工作人員或多或少也存在。

二、加強聲像檔案收集歸檔工作的措施

一要轉變觀念，一視同仁。檔案部門要充分認識聲像檔案的重要性，改變重文字形式輕其它形式、重紙質載體輕其它載體的現象。聲像檔案具有獨特的功能和不可替代的作用，與文字檔案相比，聲像檔案更加形象逼真，時間感、空間感更加強烈，往往給人以極其深刻的印象，可以與文字檔案互相印證，互相補充，全面完整地反映事物的原貌，不存在孰輕孰重的問題。

二要建章立制，構建網絡。建立聲像檔案征集制度、報送制度、拍攝制度等，變臨時征集為固定采集，形成一種長效機制，是改變聲像檔案進檔難的治本之策。

三要以我為主，主動拍攝。在加強征集工作的同時，直接參與本企業重要活動、重大事件的拍攝，是檔案部門創新工作機制、確保聲像檔案齊全完整的重大舉措。近幾年來，許多檔案部門主動將檔案工作的觸角往前延伸，變單純征集為拍攝與征集并重，積極參與要務的拍攝，不僅積累了大量十分有價值的聲像檔案，也擴大了檔案部門的影響。

四要用好用活，擴大影響。檔案部門要充分發揮聲像檔案直觀、生動的特點，積極為企業發展服務。利用工作做好了，聲像檔案的作用凸現出來了，各級領導真正看到聲像檔案的重要性了，聲像檔案的收集工作也就好做了。自2002年起，深圳市檔案館通過“市領導辦公決策系統”，隨時將拍攝到的重要照片傳給每一位市領導，讓他們直觀地了解全市發生的一些重要情況，有助于領導的科學決策。青島市檔案館將館藏老照片在青島檔案信息網上公布，使社會各界通過對一幅幅照片的解讀，直面青島歷史的百年滄桑，再現青島昨日的屈辱與抗爭，謳歌今天的成就和輝煌，收到很好的利用效果。

聲像檔案工作做好了，不僅會為企業的發展發揮出作用。而且聲像檔案是企業重要活動的真實記錄，具有直觀、鮮明的特征，是企業的寶貴財富。