創新醫院文書檔案管理的有效途徑

文/王晶選

醫院文書檔案包括患者的病例和醫院的工作方案、發展計劃、委任書、會議記錄等多項重要內容，是對醫院發展、革新的歷史見證。重視文書檔案管理工作，有利于提高醫院整體管理水平，提高醫院工作效率。文書檔案管理工作者要有與時俱進，開拓創新的精神，積極采取更現代化的辦公手段，提高管理效率。

一、文書檔案管理現狀

（一）對文書檔案管理工作不重視。文書工作者和檔案工作者配合不協調，不重視對方的工作，給實際管理帶來困難。

（二）歸檔界限模糊。醫院沒有明確的歸檔界限，導致工作人員不能將文件材料及時正確歸檔。

（三）管理基礎差。醫院文書檔案管理以保存資料為主，對歸檔質量要求不高，缺乏專業的文書檔案管理人員。

（四）管理手段與時代脫節。部分醫院沿用人工管理檔案的方式，與當代的信息化社會脫節，嚴重影響了檔案信息的調取、查詢工作。

二、文書檔案管理標準

（一）標準化。注重文書質量，書寫文書要用統一標準的紙張，字體工整，格式規范。

（二）規范化。建立完整合理的文書檔案管理流程，注意文書檔案管理的及時性，制定清晰的歸檔界限，規范操作技術。

（三）保密性。文書檔案關系到醫院工作人員和病患的私密信息，必須十分注意保密。重視紙質檔案和電子檔案的原始性。

（四）專業性。文書檔案管理，必須由專業人才負責，提高文書質量，規范檔案歸檔。

三、醫院文書檔案管理新途徑

針對目前醫院文書檔案管理工作出現的種種狀況，筆者結合管理標準和醫院對文書檔案管理的新要求提出以下幾種較好的管理途徑：

（一）取得院領導重視。文書檔案管理工作離不開院領導的大力支持，文書檔案管理人員需向領導闡述自己的工作性質，證明這項工作的重要性，及時向領導匯報工作情況，取得領導重視。

（二）完善文書檔案管理基礎設施。文書檔案管理離不開打印機、復印機和掃描儀等基礎設施，醫院應加大對文書檔案管理工作的資金投入，完善管理設施，提高辦公自動化水平，進而提高員工工作效率。

（三）創新管理理念。信息化發展迅猛，具有便于信息檢索、更新、維護的優勢，醫院應建立自己的網絡信息管理系統，并將文書檔案信息管理納入其中。把以前紙質的文件都分類錄入到數據庫中，此后的每份文書檔案信息按照規范的分類方式分別存入不同的數據庫。醫院工作人員在借閱檔案資料時，可以先征詢信息管理員的同意，通過網絡快速查找。采用這種管理方式可以節約紙張，防止信息因紙張損毀而丟失，更具安全性。此外它還具有管理方便、查詢快捷的優勢。

（四）注重文書檔案信息的安全性。對于紙質檔案，要注意保存在安全位置，既要防止信息泄露，還要預防紙張損壞。可以定期將文書檔案資料裝訂在一起放入保險柜中。

如果采用信息化手段管理醫院文書檔案資料，必須重視醫院網絡信息系統的安全性，通過及時更改密碼，設多重密碼，及時更新系統、更新病毒庫等方式保障信息安全。對于十分重要的信息，醫院可以選擇不聯網保存，以防黑客入侵。

（五）加強文書檔案管理的監督工作。做好文書檔案的監督工作要從兩方面入手：文書檔案管理部門，醫院各科室。

1.監督文書檔案管理部門。建立科學的監管方案，設立獨立的監管人員，督促文書檔案管理工作者及時完成接收到的任務，不得隨意拖延或將任務轉交他人，不得隨意透露醫院文書檔案信息，檔案歸檔要嚴格按照歸檔標準，注意檔案信息錄入的準確性。

2.監督醫院各科室。文書檔案管理部門要委派專人定期要求各科室匯報檔案信息，不允許各科室出現文件資料大量堆積情況，從源頭掐斷檔案信息遺失的苗頭，確保檔案信息完整無誤，保證文書檔案管理部門年終不會出現工作大量積壓。

（六）重視文書檔案管理隊伍建設。文書檔案管理工作雖不能為醫院創造直接的經濟利益，但它卻是醫院長遠發展的保障。因此，醫院要提高管理隊伍綜合素質，建設一批思想端正、技術過硬的文書檔案管理工作者。

重視對文書檔案管理隊伍的建設，引進專業管理人才，對現有工作者展開培訓，提高管理人員對管理工作的重視程度，傳授專業管理技能。此外還要對文書檔案管理人員定期開展思想政治教育，提高他們的保密意識，確保醫院重要信息不會泄露。鼓勵員工開拓思維，尋求更好的管理手段，提高工作效率和工作質量。

（七）采用激勵機制。醫院可以在文書檔案管理部門采取激勵機制，對于工作效率高、工作質量高的工作人員給予物質獎勵，以此提高大家的工作熱情，讓管理人員更重視自己的工作。

重視文書檔案管理，就是對醫院信息安全的重視，是對醫院長遠發展的重視。我們應積極學習先進技術，創新管理理念，改善管理方式，在發展中不斷彌補不足，適應醫院對文書檔案管理提出的新要求。