論高校科研檔案數據庫的建設問題

文/李麗環

論高校科研檔案數據庫的建設問題

文/李麗環

面對迅猛增長的科研成果和科研資料，傳統的檔案管理方式已不再滿足高校科研檔案管理工作的需要，也不能適應高校發展各方面工作的需求。因此，改變傳統的科研檔案管理方式，利用先進的計算機技術，按照科研檔案的類別建立科研檔案專題數據庫，實現科研檔案數據的計算機存儲、查詢與統計, 提高工作效率，滿足高校各項工作的需要，成為當前高校科研檔案管理工作的當務之急。

一、科研檔案數據庫的建立

檔案數據庫是在檔案實體管理的基礎上，考慮數據庫設計和應用發展的需要，將包括檔案實體信息、管理信息、應用環境信息等在內的各種類型數據按照特定的數據模型進行有序化組織管理起來的數據集合，是檔案信息資源的高級組織形式。它出現在早期偏重于記錄技術的零散組織形式、紙質環境下的傳統線性組織形式之后，把各類檔案資源信息以電子數據的形式保存起來，實現隨時查詢利用，更適應當前檔案管理的技術現狀和管理需求。利用數據庫的形式來管理檔案信息資源，可以有效地拓展檔案的信息記錄能力，獲得更強大的信息組織和管理能力，同時為檔案管理活動提供強大的基礎保障，滿足其日益嚴格的精細化管理需求。

科研檔案是指在學校教學、科學技術活動中直接形成的具有保存價值的文字材料、計算材料、圖紙、影片、錄音帶、錄像帶、標本等科技文件材料。主要包括上級主管部門的科研文件與科研計劃、本單位科研課題的立項與結題、科研成果鑒定與獎勵、科研機構建設、科研成果統計、學術交流等材料。當前，高校科研檔案主要是按照科研文件、科研項目、科研成果和科研專利進行分類管理的。因此，我校檔案館按照科研檔案管理的二級目錄分別建立了科研檔案專題數據庫。

（一）科研項目檔案數據庫。對學校承擔的科研項目，檔案館按照項目的名稱、負責人、項目級別、批準文號、立項時間、結題時間和存放位置等內容，建立了科研項目檔案數據庫。項目名稱、項目負責人、項目級別、批準文號、立項時間、結題時間等檢索條件可以基本滿足學校一些統計或者粗略查詢工作的需求，附上存放位置則便于滿足一些需要具體內容人員的查詢利用。

（二）科研成果獎勵檔案數據庫。

學校檔案館保存的科研成果獎勵主要有三種：發明獎勵、自然科學獎勵和科學技術進步獎勵，因此，按照獎勵名稱、負責人、獎勵類別、獲獎時間和存放位置建立了科研成果獎勵檔案數據庫。

（三）科研專利檔案數據庫。學校的專利檔案根據專利申請與授權情況，將專利申請紙質材料和電子材料一并歸檔，按專利名稱、第一發明人、專利號、專利類型、申請時間、批準時間、存放位置等內容，建立了齊全的專利數據庫。

二、科研檔案數據庫的維護

各個科研檔案數據庫建立起來之后，由專人負責其維護工作，及時、隨時地進行學校新近完成科研情況數據的錄入和補充工作，做到庫中數據完整無遺漏，并且，要保證錄入數據的絕對準確。錄入數據準確，一方面要求確保錄入數據的準確無誤，這就要求錄入者在輸入時要特別認真仔細。如果數據錄入時不準確，比如在輸入立項時間時，輸錯了年份，那么就可能給日后的查詢利用工作帶來麻煩。在統計年度科研成果時，也可能導致兩年科研成果統計數據都出現誤差的情況；另一方面要求錄入格式的前后一致。以輸入立項時間為例，如果一開始選擇的輸入模式為“2012-03-12”，那么，在后期的補充錄入工作中就不能又輸入“2012年 03月12日”的模式。因為這種格式上的不一致，極有可能導致在日后的數據統計時漏掉該項成果。此外，還要杜絕錄入時候錯字、別字現象的出現，一旦發現有錯字、別字現象要及時地進行修改、更正。誠然，在計算機上修改某項數據非常方便、快捷，這是計算機處理數據的優勢，也是手工修改數據所無法比擬的地方。

三、科研檔案數據庫的利用

在建設各類科研檔案數據庫時，就要考慮到其提供利用的問題，強化其檢索查詢功能，保證數據庫在提供利益時不僅能夠進行單項查詢，還能夠進行多項的組合查詢。只有保證數據庫收集錄入的檔案信息能夠進行任意條件的查詢，才能真正有效地提高工作效率，保障檔案的查全率。目前，學校科研檔案數據的利用主要體現在以下幾方面：

（一）查詢。利用科研檔案數據庫，可以很方便快捷地實現對相關數據的查詢工作。

1.按教師個人查詢。如需查詢某位老師歷年來完成的科研成果，只需在數據庫設計視圖中創建個人查詢項，然后輸入該位老師的姓名，該老師歷年來的科研成果信息就會以表格的形式羅列出來，這就相當于為學校的每位老師都建立了一個歷年科研成果檔案。該類查詢一般主要用于教師個人職稱評審、申報課題等工作的需要，另一方面，也可為領導了解教師個人科研情況提供了準確的數據。

2.按完成年份查詢。建立好科研專題數據庫后，可以很方便地對每年的科研成果進行統計和查詢。比如要查詢學校2008年完成的科研成果，只需要在查詢欄輸入2008即可。該類查詢一般主要用于統計每年的科研成果及其科研目錄匯編等工作。

3.按成果類別查詢。如需查詢歷年來學校教師發明專利的情況，只需在數據庫中創建成果類別查詢項,在成果類別查詢中輸入專利或發明即可。如想知道具體某年學校教師的發明專利情況，那么再設定一個時間段的限制即可。該類查詢一般主要用于各種申報材料及評估匯報材料所需數據的填寫以及科研成果匯編等工作。

（二）統計。為提供更加方便快捷的服務，專職檔案管理人員可通過利用科研數據庫事先把每年的科研情況分門別類列出目錄。如學校教職工每年申報完成各級課題情況目錄，發明專利情況目錄，獲得科研獎勵情況目錄等，從數據庫中導出，然后以Excel文檔形式另外保存，以便日后的查詢利用。還可根據這些目錄做出詳細的數據統計表，便于統計學校某年的科學研究情況以及對歷年科研情況進行縱向對比分析，方便領導把握全局。

總而言之，滿足高校管理工作的需要是高校科研檔案管理的重心，高校科研檔案管理工作的收集、整理、鑒定、保管、統計和利用等都是圍繞高校內部需求展開的。而科研檔案專題數據庫的建立既滿足了檔案數據的管理、查詢和統計等需求，又確保了檔案數據的安全。它是隨著現代科學技術的飛速發展，為檔案管理者提供的更加便捷的管理手段，能夠有效地提高檔案服務的效率和水平。將來，隨著科研檔案管理網絡組織的建立和健全，科研檔案管理還將逐漸實現網絡化，只要是授權的用戶均可以實現遠程數據庫訪問，科研檔案管理人員也可以通過網絡將提交或記載的科研檔案信息進行分類、整理，實現科研檔案信息共享的最大化。

（作者單位：燕山大學）