醫院檔案管理現代化建設淺析

文/李海珍

醫院檔案管理現代化建設淺析

文/李海珍

檔案是人類活動的真實記錄，是各單位在工作中各種文件的組成，包括基建、會議、人事、財務等，是各項工作的原始憑證。醫院檔案還包括病歷、藥品檔案、醫療設備、醫療法定文書檔案等重要檔案，是衡量醫院管理水平、決策和計劃的重要依據。社會在不斷進步，醫學也在不斷地發展，醫院需要不斷地進步以跟上現代化進程，同時醫院內檔案管理工作也要求創新。醫院檔案管理的現代化建設需要從分析目前醫院檔案管理現狀入手，對目前尚存在的問題進行逐一解決，后對現代化檔案管理措施進行分析，選擇適合醫院的部分，最后進行醫院檔案管理的現代化建設。本文對醫院檔案管理現代化建設進行如下分析。

一、醫院檔案管理現狀

（一）現代化檔案管理意識缺乏。

現代許多普通醫院甚至綜合性醫院對檔案工作重視程度不夠，檔案意識薄弱，忽視檔案工作可能產生的作用以及可能帶來的問題。管理人員進行檔案收集時也極少加入主動思想，接觸現代化檔案管理方法較少，并且交流也僅限于院內，信息十分閉塞，先進技術、方法也未能得到及時的應用，對檔案管理現代化建設不利。

（二）檔案工作人員問題。目前國內醫院檔案工作人員自身水平素質參差不齊，其中不乏工作能力、創新思維較為低下的檔案人員，因此難以做到檔案管理工作與時俱進。同時相當一部分從事檔案管理工作的人員工齡較長，對于檔案管理的經驗以及方法更加趨向于傳統，對先進的計算機管理等方法不太熟練。

（三）檔案制度存在問題。我國對檔案管理制度的相關規定較多，并且比較健全，但受地域差異、人員等因素影響，施行情況并不容樂觀。《檔案法》等規范的宣傳力度不足。而醫院自身的檔案管理制度完善程度有限，相關檔案借閱、鑒別、銷毀等制度尚不全面，限制了自身的發展，并且由于一些醫院對檔案管理的重視程度不高，因此，導致檔案管理制度的遵循成為目前需要解決的問題之一。

（四）檔案管理信息化進程緩慢。隨著電子計算機的蓬勃發展和普及，運用在各領域均顯示出了其顯著優勢，為人類社會的進步作出了巨大貢獻。而信息化建設在醫院內推廣速度也較快，但醫院信息系統資源通常向人員管理、工作效率、財務管理、物品管理等方面傾斜，真正在檔案管理中運用的信息技術并不多，功能不夠全面，并且信息化進程緩慢，可以說我國醫院檔案信息化管理進程尚處在起步階段，后期還有很長的路要走。

二、醫院檔案管理現代化建設

（一）數字化檔案資料。計算機可以將傳統的紙質圖像、文字等轉化為數字信息進行統一保存，并進行識別。因此可儲存的檔案資料數量有了很大的提升，且利用計算機整理數字化檔案資料十分方面，信息分類全程自動化，檢索快速等，對工作效率有著很大的提升，并且可大大節省資源。

（二）網絡化檔案傳輸途徑。互聯網的發展進一步為數據流通提供了便利，醫院的檔案傳輸、歸檔、調用均可以利用網絡實現，并且通過現代化技術加密處理的資料也更具有安全性，可以有效地保護患者隱私，避免第三方截獲。同時利用網絡進行檔案傳輸也增加了檔案的利用價值與利用率，遠程信息共享對醫院診療水平，疑難雜癥的處理技術均有不小的提升。

（三）智能化檢索。傳統紙質檔案僅可保存于專門的檔案室，不僅占用空間，并且儲存量有限。同時還需要專人定期整理，最大的問題在于紙質檔案的檢索并不方便，需要人力查找，浪費許多時間，并且會不可避免地產生檔案丟失情況。而通過計算機數據庫對檔案進行儲存，并建立備份，檔案丟失率減少，且在先進搜索引擎的支持下，檢閱非常方便，提高工作效率。

（四）檔案收集與管理的信息化。

現代化檔案管理使得檔案收集更加便利，歸檔更快，出錯率更小，中途節省了許多人力。并且管理人員可以通過直觀的檔案管理界面對信息檔案進行整理、編輯，避免了檔案管理人員在眾多紙質文件中大海撈針。

三、醫院檔案管理現代化建設措施

（一）檔案價值開發。醫院檔案管理的現代化建設進程與檔案的價值密不可分，檔案價值提高，檔案管理會更加受到重視。因此醫院檔案管理現代化建設的第一步是檔案的價值開發。醫院可通過現有的檔案進行研究，提高現有技術，并累積經驗。同時通過檔案共享拓寬自身視野，通過檔案中反映的信息來提高臨床診療水平，預防治療護理差錯時間的產生，從而產生良好的社會效益，樹立更佳的醫院形象。

（二）檔案管理部門人員意識。檔案管理現代化建設并非先進的計算機設備、完善的系統便可完成，一切的起源在于檔案管理人員的自身水平以及現代化管理意識。因此對檔案管理認識水平進行整體提升，使檔案管理人員意識到信息化建設的優越性，并且使其體驗到現代化檔案管理帶來的確切工作效率提升以及其它便利，得到他們的充分支持，并自發進行，使檔案管理現代化建設徹底落到實處。

（三）檔案管理人員素質。檔案管理人員單方面具有良好的現代化檔案管理意識是不夠的，還需要從其實際操作水平方面入手，進行檔案管理現代化建設。大部分醫院檔案信息化管理依托電子計算機硬件設備以及其配套的軟件系統完成。因此管理人員的計算機操作水平和實際工作情況密切相關。因此可以對檔案管理人員進行定期的計算機培訓，同時利用多媒體、網絡等促進計算機技術宣傳與普及。并鼓勵參加各種計算機等級考試。同時對檔案管理人員的總體水平進行提升，包括知識的革新、業務水平的提升等。

（四）醫院檔案管理現代化建設制度。醫院檔案管理的現代化建設制度應根據相關的法律法規，結合醫院實際進行指定，對管理人員開展教育講座，使相關法規以及措施得到普及，明確各職員職責，完善現有檔案管理措施。

（五）醫院檔案管理現代化建設技術。醫院檔案管理現代化進程離不開先進的軟、硬件設施以及技術，因此醫院內部的信息化管理系統應隨時進行更新，并與世界接軌，引進先進技術，積極地推動檔案管理現代化進程，盡可能廣地進行資源共享，這樣才能保證醫院檔案管理技術始終處于不斷進步狀態。

醫院檔案管理的現代化建設是當代醫院所必須經歷的一步，從表面上看，醫院檔案管理現代化可進一步提高檔案管理的工作效率，提高檔案利用率，可以為醫院作出貢獻。深入進行分析，醫院實現檔案管理現代化進程改革好處并不僅于此，更加方便的檔案管理，更加全面的資源共享，更加便捷快速的檢索速度帶來的是從改革中發現的更多信息化檔案價值，并為醫院作出更大的貢獻，可推動醫院診療水平的進一步提高。

（作者單位：廣西南寧市第九人民醫院）