企業檔案信息資源開發利用
——檢索工具的一點探索

文/韓麗 劉美娟 崔艷梅

企業檔案信息資源開發利用
——檢索工具的一點探索

文/韓麗 劉美娟 崔艷梅

檔案信息的開發利用就是檔案工作者把檔案信息通過多種渠道和方式開發和傳遞給利用者，從而實現檔案信息的活化與共享。只有提供利用，檔案工作的價值才能得到實現。那么如何發掘檔案中蘊藏的有利用價值的檔案信息資源，及時、準確、全面、有效地為利用者提供所需的檔案信息資源，滿足利用者的利用需要，成為檔案工作者的一項重要工作。

一、檔案信息資源開發利用的方式與途徑

檔案信息資源開發利用的方式與途徑很多，概括起來主要有以下幾種:

（一）借閱型開發利用。就是通過閱覽、外借形式為利用者提供檔案信息。這是一種最基本、最普通的方式。

（二）編研型開發利用。就是通過公布、出版、印刷檔案編研成果為利用者提供檔案信息。這是對檔案信息資源進行高層次和深度開發的一種方式。

（三）咨詢型開發利用。就是解答利用者提出的詢問，為利用者提供所需的事實、數據等結果。這是一種提供來自檔案或與檔案有關的智能服務。

（四）宣傳報道型開發利用。就是通過開展各種形式的檔案宣傳活動，為利用者提供檔案信息。這是一種最直觀的開發利用方式。

（五）網絡型開發利用。就是通過網絡為利用者提供檔案信息。這種方式將成為檔案信息開發利用的主要形式。

二、檔案信息資源開發利用中對檢索工具的探索

檔案檢索工具是聯結檔案與利用者的橋梁，借助于它，便可以開啟檔案信息寶庫之門，從數量浩瀚的檔案信息海洋中迅速準確地獲取所需檔案。那么如何編制一個效果好的檢索工具，筆者在這方面進行了一番思考和嘗試。

2012年3月，集團公司啟動了《組織史資料》叢書編纂工作。作為集團公司下屬分公司，既要負責上報總部卷內容、編纂企業卷內容，還要指導基層卷內容的編纂。在整個編纂過程中，最重要、最耗時的一個環節就是素材的查選，查找到的有用的文件材料，往往內容涉及多個單位或個人，也就是說，多個單位需要這份文件材料作為素材。為了工作方便，編纂人員將查到的有用文件材料編制成《組織史資料》領導人員任免、組織機構沿革文件資料索引表，放到組織史編纂辦公室內設服務器上，這樣許多單位可以共享需要的文件材料，節省了大量重復查檔的時間。

作為組織史編纂項目的參加者，同時又是檔案工作者，筆者認為上述索引表是一個快速準確找到檔案資料的好工具，于是把它應用到檔案開發利用工作中。在原有的企業檔案目錄中增加“文件內容”列，將企業檔案目錄加以完善，用Excel表格的形式編制成各種專題的文件索引表，比如查考利用率比較高的人事任免、機構調整、先進表彰、職稱確認、土地征用等等專題的文件索引表，形成系列的檔案檢索工具。

三、開發檔案檢索工具的可行性與優點

2009年開始，集團公司在系統內部各單位推行了統一的檔案管理系統，同時開展了歷史檔案的數字化掃描工作。2012年，歷史檔案目錄遷移到了檔案管理系統，歷史檔案的數字化掃描工作也在有條不紊推進，有些單位數字化工作已經完成，有些單位正在不斷地推進，平均數字化率達到了60%以上。這些工作的開展使得檔案檢索工具的編制變得很容易，只需將數字化掃描的圖片格式的文件內容通過漢王軟件轉化為Word文檔文件，將文件內容進行篩選、提煉復制到索引表的文件內容列，并將每一條與相應的電子文件做一個鏈接，檢索工具就完成了。該檢索工具具有如下的優點：

（一）可以提高檢準率。如利用者需要查找張三的任職文件，以前的檢索目錄，通過對文件題名進行檢索，計算機輸入“張三”，如果文件題名不包含張三，那將檢索不出檔案，就會存在漏檢現象；計算機輸入“任”或“任職”，那將檢索出許多任職文件檔案，而且大部分與張三無關。完善后的檢索目錄，通過對文件內容進行檢索，計算機輸入“張三”，那么檢索出的檔案將全部是有關張三的文件，而且文件內容可以直接看到。

（二）可以縮短檢索時間。還是上面的例子，以前的檢索目錄，通過對文件題名進行檢索，計算機輸入“任”或“任職”，那將檢索出許多任職文件檔案，檔案人員必須通過檔號逐條找到檔案，獲取文件本身信息，才能確定哪件是利用者需要的，這樣就要花費大量時間。完善后的檢索目錄，通過對文件內容進行檢索，可以做到一檢即得。

（三）可以有效保護檔案原件。檔案原件一般是孤本，頻繁地直接查找將使檔案原件受損害，影響其壽命和安全；檔案文件只靠單份和一地保管，難以千古無失。將檔案內容復制到文件索引表中，就可以減少利用者反復使用原件，從而有效地保護原件，同時起到備份的作用；如果確需查看原文，只要點擊相應的鏈接，即可查看電子原文，無需到庫房找紙質文件。

（四）可以方便利用者利用檔案。

作為檢索工具，可以使檔案工作者快速準確找到利用者所需檔案；作為一項編研成果，可以直接為利用者提供檔案信息；作為開放的檔案信息，可以直接放到檔案網站或開放的網站上，使利用者在線利用檔案，實現檔案利用網絡化。

（作者單位：華北油田采研院檔案室；華北油田勘探院資料室；北京石油管理干部學院）