中專學校檔案管理工作亟待達標升級

文/陳彩燕

中專學校檔案管理工作亟待達標升級

文/陳彩燕

學校的檔案工作是學校行政管理和教學工作的重要組成部分，是學校各項工作過程的真實歷史記錄，是搞好教學和管理不可缺少的依據(jù)。自1987年《檔案法》頒布以來，檔案綜合管理升級活動就成為檔案工作的重點任務，檔案目標管理是使檔案工作走向規(guī)范化、制度化的手段，達標和升級是對檔案管理綜合水平的全面評價和認定。翻開1997年湛江檔案工作的一頁至今，湛江市的中專學校做到檔案工作管理達標升級的寥寥無幾，這表明，我市絕大部分中專學校檔案目標管理仍停留在基礎階段，甚至是一片空白。

一、中專學校檔案工作現(xiàn)狀

目前，大部分中專學校都將文書檔案集中辦公室管理，而把專門檔案分散于各業(yè)務部門管理，如學生科管理學生檔案，人事科管理教職員工人事檔案，教務科管理教師、教學管理檔案，后勤科管理基建檔案等。長時間的分散管理不僅造成檔案管理難以集中、統(tǒng)一，不利于檔案的管理利用，且分散了人力、物力。另外，檔案管理呈現(xiàn)分散、零亂的現(xiàn)狀。如大部分中專學校未能健全文件立卷的程序，批閱完的文件未能及時得到催還，易致文件流失，造成歸檔困難。其次，沒有成立專用室?guī)鞂n案進行有效的保存，批閱完的文件只存放在木柜或鐵柜中，保存檔案的環(huán)境差，庫房的溫、濕度得不到控制，使文件變黃變脆，且招致鼠蟲咬蝕，使文件殘缺不齊。再次，由于檔案管理不好，使檔案無法有效地發(fā)揮作用，無法及時主動地向有關科室或部門提供信息參考。

造成以上狀況的原因是多方面的，既有客觀因素，也有人為因素。

第一，領導不重視。檔案管理是否規(guī)范化，檔案能否發(fā)揮作用取決于人們對檔案的認識水平。據(jù)筆者了解，大部分中專學校的領導對檔案工作認識不深，對檔案和檔案的作用還存在各種糊涂的認識甚至誤解。有的同志甚至認為成立檔案室是沒用的，認為不需要投入資金、人力、物力去實現(xiàn)檔案目標管理。認識上的不重視是中專學校檔案目標管理的主要障礙，也是使檔案管理水平受到限制的關鍵所在。檔案管理水平的高低，直接影響到檔案管理部門提供檔案服務的能力，如果工作得好，作用就大；如果檔案管理不好，檔案便無法有效地發(fā)揮作用，檔案管理的水平低又會使人們無法提高對檔案的認識水平，二者互相影響和制約，使檔案工作管理未能實現(xiàn)規(guī)范化和目標化。

第二，“巧婦難為無米之炊”。有的中專學校苦于沒有場地建設庫房，而建設規(guī)范的檔案室還需要投入大筆資金，目前大部分中專學校資金運轉(zhuǎn)困難，學校要投入大量資金用于檔案管理和建設難度很大，這也導致檔案管理無法正常化。

第三，對檔案工作的宣傳力度不夠。中專學校很少面向師生宣傳檔案工作的重要性和必要性，教職員工參與意識薄弱。很多教師對檔案不了解，對檔案利用與服務認識不深，無法感受到檔案利用與服務的價值。

二、開展檔案管理工作達標升級的必要性

“不論什么單位，檔案工作與其他各項工作聯(lián)系在一起，并積極開展利用工作，不斷提供檔案為各項工作服務，這個單位的檔案工作就能迅速發(fā)展，檔案工作的地位和影響也就相應地提高和擴大。”開展中專學校檔案綜合管理升級活動，是促進檔案工作全面發(fā)展的一項措施，目的是通過實行檔案的綜合管理加強檔案基礎業(yè)務建設，改善檔案工作的條件，提高檔案開發(fā)利用水平。早在建國初期，周恩來同志就指出：“檔案工作的目的是為現(xiàn)實的革命服務的。”黨的十一屆三中全會后，鄧小平同志又指出：“開發(fā)信息資源，服務四化建設。”這不僅闡明檔案服務的重要性，也從一個側(cè)面闡明檔案作為一種信息資源的重要性。

中專學校開展檔案管理達標升級是促進各項管理水平提高的手段之一。檔案是學校各項管理的依據(jù)，對各類檔案規(guī)范化管理能檢驗學校各項工作的質(zhì)量，從而形成有效的管理。

中專學校檔案管理達標升級是提高行政工作效率及保證工作質(zhì)量的必要條件。檔案是行政工作的決策依據(jù)。檔案管理的達標升級能充分發(fā)揮檔案的憑證和參考作用，為學校各項工作的開展提供依據(jù)。文書檔案，會計檔案，人事檔案，基建檔案是一個單位行政管理的重要依據(jù)，對這些方面的檔案實行有效地管理，能及時協(xié)調(diào)各部門的關系，為行政工作的正常運轉(zhuǎn)奠定基礎。

最后，檔案的達標升級對建立完整、有效的檔案管理具有重要意義。檔案工作從狹義上說是檔案室、檔案館對檔案進行的具體管理，其主要內(nèi)容包括檔案的收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、編目與檢索，利用服務，編輯和研究等。檔案管理一旦升級達標，就能將上述程序相互聯(lián)系，使檔案工作的整體得到正常運轉(zhuǎn)，充分體現(xiàn)檔案工作的管理性、服務性的和諧統(tǒng)一，為學校的全面工作奠定良好的基礎。

為使檔案工作規(guī)范化、制度化和科學化，中專學校應加大力度提高檔案管理達標升級工作。

一是提高認識，更新思想觀念。

學校檔案是整個學校工作的一部分，處處為中心工作、重點工作服務，不搞好學校檔案工作，會給其他工作帶來不利影響。因此，我們必須正確認識學校檔案工作的地位和作用，充分認識檔案的憑證價值和情報價值，把檔案工作列入議事日程，與其他工作同布置，同檢查。

領導階層要增強檔案意識，抓基礎建設，保障資金的投入，為檔案工作創(chuàng)造良好的硬件環(huán)境，為檔案工作打下堅實的硬件基礎。學校領導要像重視行政及教學管理般重視檔案管理工作，把它放到應有的位置，下決心抓落實，爭取達標升級。

二是深入貫徹以《檔案法》為核心的檔案法規(guī)，認認真真開展目標管理達標升級。1987年《檔案法》頒布，1996年第八屆全國人民代表大會常務委員會第十二次會議通過《關于修改〈中華人民共和國檔案法〉的決定》，對《檔案法》進行修正，我們要認真學習《檔案法》，切實認識《檔案法》的意義，以《檔案法》為依據(jù)，加強檔案基礎業(yè)務與設施建設，總體要求應按《廣東省機關檔案綜合管理升級考核標準》的考核內(nèi)容，認真做好檔案管理的“軟件”與“硬件”建設。“軟件”建設就是按考核標準中檔案管理制度化、規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化的要求抓好落實工作，“硬件”建設就是檔案基礎設施，基礎設備的建設，各中專學校應結合實際，采取相應措施，全面開展檔案綜合管理升級活動。

中專學校應該自覺按照《考核標準》進行自我考核及評審，成立“檔案升級領導小組”進行專門指導和監(jiān)督，抓好“行政管理”“基礎業(yè)務”“室?guī)煸O施”“開發(fā)利用”四大項建設，逐條落實，爭取早日達標升級。

三是要加強學校檔案的利用與服務工作。“檔案的利用與服務是檔案工作為中國特色社會主義事業(yè)服務的直接體現(xiàn)，它是秉承檔案工作內(nèi)外關系的一個重要環(huán)節(jié)，是檔案工作聯(lián)系社會各方面的一個窗口，也是檢驗衡量檔案工作好壞的最重要指標。”檔案的利用與服務是檔案管理的出發(fā)點和歸宿點，是檔案工作服務性的體現(xiàn)。學校檔案部門根據(jù)現(xiàn)存可利用的檔案資料，通過收集、分類、加工、整理成為信息資料，為師生所利用，實現(xiàn)其使用價值。例如可開放檔案閱覽、檔案外借，及時向教職員工提供信息咨詢服務，加強學校檔案的利用開發(fā)工作能促進教學及其他各項管理的質(zhì)量提高，并能使行政管理工作高效率地運轉(zhuǎn)。

隨著社會的發(fā)展，檔案管理工作越來越引起企業(yè)、事業(yè)單位的高度重視，李鵬總理在1997年召開的第13次國際檔案工作會議上的講話指出：“檔案作為人類社會活動的真實記錄，是人類文明進步的階梯，保護和開發(fā)檔案是各國政府的共同職責，也是檔案工作的神圣使命”。中專學校檔案是學校各項工作的重要依據(jù)和真實記錄，隨著檔案的持續(xù)增加，我們面臨著檔案管理的繁重任務，更應從自我實際出發(fā)，以檔案工作目標管理為手段，全面提高學校檔案的管理水平，將檔案開發(fā)利用與學校工作緊密聯(lián)系起來，以基礎業(yè)務建設為重點，逐步實施，逐步規(guī)范，我們期待在21世紀的檔案事業(yè)中，中專學校的檔案管理工作將翻開新的一頁，實現(xiàn)規(guī)范化、制度化和科學化管理。

（作者單位：湛江財貿(mào)學校）