大學(xué)英語四、六級考試考務(wù)流程精細(xì)化管理的實(shí)踐與探索

杜 娟 周 光

（長春理工大學(xué)，吉林 長春 130022）

一、引言

全國大學(xué)英語四、六級考試是教育部主管的一項(xiàng)全國性的教學(xué)考試，自1987年首次開考至今，報(bào)考人數(shù)逐年增加，近年來，為滿足當(dāng)前形勢下大規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)化考試的要求，四、六級考試無論是從考試內(nèi)容還是報(bào)考形式上都在不斷改革與調(diào)整，這就對考試組織工作提出了更高的要求。如何確保考試公平公正、平穩(wěn)有序地組織實(shí)施，成為廣大高校四、六級考試考務(wù)管理人員面臨的重要課題。長春理工大學(xué)每次參加四、六級筆試的考生在13000人上下，從組織報(bào)名、考場編排、準(zhǔn)備工作到實(shí)施考試都由教務(wù)處統(tǒng)一管理，考務(wù)管理工作具有整體性和一貫性的特點(diǎn)，數(shù)據(jù)管理、資源調(diào)配全校一盤棋，更便于考試各環(huán)節(jié)的銜接，也為考務(wù)工作精細(xì)化管理提供了條件。

二、四、六級考試考務(wù)流程精細(xì)化管理的意義

全國大學(xué)英語四、六級考試作為一項(xiàng)國家級考試，其社會關(guān)注度高，影響力大，具有特殊性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性。為確保考試規(guī)范有序、高效精確地開展，考務(wù)管理人員應(yīng)站在整體和全局的高度，把握規(guī)律性，明確目的性，強(qiáng)化流程意識，落實(shí)各方面要求，使各個(gè)環(huán)節(jié)無縫銜接；應(yīng)樹立精細(xì)化管理的理念，合理分配時(shí)間和精力，將考試順利圓滿實(shí)施的終極目標(biāo)分解為不同的階段目標(biāo)，化繁為簡，分散難點(diǎn)，使考試準(zhǔn)備階段的工作更系統(tǒng)、更科學(xué)、更規(guī)范、更細(xì)致。

三、規(guī)范考務(wù)流程，在實(shí)踐中探索精細(xì)化管理的道路

全國大學(xué)英語四、六級考試考務(wù)組織工作雖然繁瑣，千頭萬緒，但規(guī)律性強(qiáng)，考試各個(gè)方面目的性明確，如果把各個(gè)環(huán)節(jié)加以量化，進(jìn)行精細(xì)化管理，就會使組織管理更具可操作性。

1、制訂詳盡的工作計(jì)劃，整體把握考務(wù)流程

四、六級考務(wù)管理工作周期長且具有階段性，每一階段的工作都承接前一階段，并以前一階段的工作結(jié)果為基礎(chǔ)遞進(jìn)展開，因此，工作的每個(gè)環(huán)節(jié)都不容有疏漏。而對于負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的管理人員而言，四、六級考試可能僅是其擔(dān)負(fù)的多項(xiàng)工作之一，其間還會穿插學(xué)校的其他工作，為使考務(wù)工作具有延續(xù)性，制訂一個(gè)切實(shí)可行的工作計(jì)劃，來明確不同時(shí)間段需要完成的工作和任務(wù)，就顯得尤為重要和必要。結(jié)合不同的考次，把每個(gè)任務(wù)落實(shí)到具體日期并逐一完成，細(xì)瑣的工作就會從容應(yīng)對了。（見表1）：

2、考試報(bào)名階段的精細(xì)化管理

報(bào)名階段的工作直接面向?qū)W生，考務(wù)管理人員除要有高度的責(zé)任心，還要樹立服務(wù)意識，耐心解答學(xué)生提出的各種問題，熱心幫助學(xué)生解決遇到的實(shí)際困難，這階段的精細(xì)化管理更多地體現(xiàn)了以人為本的人性化管理。

（1）整理導(dǎo)入考生數(shù)據(jù)

按照吉林省考辦統(tǒng)一部署，長春理工大學(xué)英語四、六級考試實(shí)行網(wǎng)上報(bào)名。在正式報(bào)名開始前，先要整理出符合當(dāng)次報(bào)考條件的學(xué)生數(shù)據(jù)，導(dǎo)入報(bào)名系統(tǒng)，并進(jìn)行專業(yè)設(shè)置。這一步驟中最重要的是要保證所有上傳數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，它是決定報(bào)名系統(tǒng)打開后，考生能否順利進(jìn)行網(wǎng)上報(bào)名和最后生成的報(bào)考信息是否準(zhǔn)確的關(guān)鍵要素。

(2)下發(fā)報(bào)名通知

報(bào)名通知環(huán)節(jié)要做到多渠道、全方位，保證讓每一名學(xué)生能夠及時(shí)收到報(bào)名通知，以免錯(cuò)失考試機(jī)會。首先由教務(wù)處在校園網(wǎng)和教務(wù)管理系統(tǒng)中發(fā)布通知，同時(shí)以紙質(zhì)文件形式把通知下發(fā)到各學(xué)院，再由學(xué)院以飛信等方式通知到學(xué)生。為防止學(xué)生漏報(bào)，在報(bào)名過程中還會進(jìn)行二次通知，以保證有報(bào)名需求的學(xué)生能夠順利補(bǔ)報(bào)。

(3)網(wǎng)上報(bào)名和現(xiàn)場確認(rèn)

考生首先訪問省考辦的網(wǎng)站進(jìn)行網(wǎng)上報(bào)名，填寫報(bào)考信息并上傳照片；然后由班級負(fù)責(zé)人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)以班級為單位到教務(wù)科現(xiàn)場確認(rèn)班級報(bào)名信息，同時(shí)繳費(fèi)；教務(wù)科打印網(wǎng)上報(bào)名學(xué)生名單一式兩份，一份由負(fù)責(zé)人簽字后教務(wù)科留存，另一份帶回本班組織報(bào)名學(xué)生進(jìn)行報(bào)名確認(rèn)簽字。此階段，遇到最多就是報(bào)名信息更正的問題。由于學(xué)生誤操作或忘記密碼等多種原因，造成部分學(xué)生的報(bào)考信息出現(xiàn)錯(cuò)誤或無法登錄系統(tǒng)，為了幫助學(xué)生及時(shí)修改信息，同時(shí)又不影響正常報(bào)名工作，要先對這部分學(xué)生進(jìn)行登記，在當(dāng)天統(tǒng)一時(shí)間進(jìn)行電話或現(xiàn)場修改。

(4)比對數(shù)據(jù)，完成報(bào)名

為防有些考生因讓其他人代報(bào)名或沒及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤信息等問題出現(xiàn)而影響報(bào)考，把報(bào)考數(shù)據(jù)與學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)進(jìn)行比對是十分必要的。運(yùn)用excel的比對功能，就可以在短時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)姓名、身份證號及其他信息錯(cuò)誤的情況，之后聯(lián)系學(xué)生本人進(jìn)行信息修改，并重新確認(rèn)簽字。至此，能夠保證報(bào)名數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤，完成報(bào)名。

3、考試準(zhǔn)備階段的精細(xì)化管理

（1）編排考場

根據(jù)當(dāng)次報(bào)考人數(shù)和學(xué)校教學(xué)樓實(shí)際情況來編排考場。上報(bào)考場數(shù)之前，要對所有考場進(jìn)行逐一檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)隱患，并向相關(guān)部門了解，近期是否有進(jìn)行教室改造的計(jì)劃，以確保所選教室能夠正常投入考試。同時(shí)，每個(gè)教學(xué)樓要準(zhǔn)備2個(gè)備用考場，以防考試進(jìn)行中考場、電力方面的突發(fā)情況。

（2）安排工作人員和監(jiān)考

四、六級考試是個(gè)復(fù)雜且縝密的系統(tǒng)工程，僅靠幾個(gè)人的努力是不可能面面俱到，順利完成的，這就需要在長期的考試實(shí)踐中培養(yǎng)出一支懂業(yè)務(wù)、擅組織、聽指揮、團(tuán)結(jié)協(xié)作的工作人員團(tuán)隊(duì)，成員由教務(wù)處各科室的干部和各學(xué)院責(zé)任心強(qiáng)的教學(xué)秘書組成，他們是考務(wù)工作的骨干和主力軍，考試過程中的許多具體工作，如組織監(jiān)考教師抽簽確定考場，發(fā)放回收試卷、備品，進(jìn)行缺考統(tǒng)計(jì)，處理違紀(jì)考生，上報(bào)突發(fā)情況等等都是由他們完成，所以，調(diào)動這支團(tuán)隊(duì)積極性，是保證考試順利進(jìn)行的關(guān)鍵。把工作人員按實(shí)際需要分成若干考務(wù)組，每組負(fù)責(zé)30個(gè)左右的考場，組內(nèi)具體分工由組長負(fù)責(zé)。

監(jiān)考要選聘責(zé)任心強(qiáng)、有監(jiān)考經(jīng)驗(yàn)的教師擔(dān)任，由教務(wù)處按比例向各學(xué)院分配名額，教學(xué)院長負(fù)責(zé)在本院教師中進(jìn)行選聘，名單按時(shí)上報(bào)教務(wù)處；教務(wù)處按男女教師搭配的原則把監(jiān)考教師安排至各分考務(wù)室，具體的考場安排，考試當(dāng)天在工作人員組織下抽簽確定；教務(wù)處制作監(jiān)考安排表，在考試前兩天，連同《操作規(guī)程》下發(fā)到學(xué)院，由學(xué)院發(fā)放到每個(gè)監(jiān)考教師手中。

安排備用監(jiān)考也是這一環(huán)節(jié)中必不可少的工作。在實(shí)際考試過程中，備用監(jiān)考發(fā)揮了積極的作用，成為為考試保駕護(hù)航的后備軍。

（3）調(diào)動各部門資源，全面落實(shí)具體任務(wù)

隨著CET考試規(guī)模的擴(kuò)大，考試組織工作人員分工逐漸細(xì)化，CET考試已成為以教務(wù)處為主導(dǎo)，學(xué)生處、保衛(wèi)處、后勤處、校醫(yī)院、車隊(duì)及各學(xué)院等多個(gè)部門共同協(xié)作完成的一項(xiàng)團(tuán)隊(duì)工作。合理規(guī)劃，協(xié)調(diào)各部門職能，量化具體工作，明確職責(zé)任務(wù)，整合資源，提高工作效率成為保證CET考試順利完成的關(guān)鍵。

在近幾次考試中，長春理工大學(xué)嘗試爭取了更廣泛的力量投入到考試宣傳當(dāng)中，如通過校團(tuán)委發(fā)動青年志愿者在考前一周協(xié)助保衛(wèi)處清理校園小廣告，這一舉動帶動了更多的學(xué)生加入到“反作弊，揚(yáng)正氣”的行列中；請校信息中心介入，利用校園內(nèi)網(wǎng)絡(luò)信息平臺以視頻形式向?qū)W生宣傳公平考試的內(nèi)容。以上舉措為營造公平公正的考試環(huán)境起到了重要的積極作用。

（4）準(zhǔn)備考試材料

書面材料在考試過程中起到指導(dǎo)作用，要花大氣力精心準(zhǔn)備。除常規(guī)的考試材料，如條幅、舉報(bào)箱、教學(xué)樓標(biāo)志、考場對照表等等，還要分別準(zhǔn)備工作人員材料和監(jiān)考教師材料。工作人員使用的材料，如缺考統(tǒng)計(jì)表，應(yīng)急預(yù)案、各考務(wù)室材料清單及備品要按考務(wù)室分放在不同的考務(wù)箱中；監(jiān)考教師使用的材料統(tǒng)一裝入考務(wù)袋中，包括桌貼、門貼、考生照片、胸卡、考務(wù)規(guī)程、違紀(jì)記錄單等常規(guī)物品，此外，為幫助監(jiān)考教師能指揮考生有序落座，長春理工大學(xué)還為每個(gè)教室制作了座位圖，標(biāo)明考生位置（見圖1），座位圖的使用使考試進(jìn)行更規(guī)范有序。

圖1

（5）召開工作人員考前會和監(jiān)考教師培訓(xùn)會

考前1至2天，教務(wù)處召開各部門工作人員考務(wù)會，落實(shí)考試當(dāng)日安保、醫(yī)療、車輛、施鈴、后勤等具體事宜，明確所有工作人員工作職責(zé)，學(xué)習(xí)“突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案”等相關(guān)材料；

考試前要對監(jiān)考教師進(jìn)行培訓(xùn)，讓監(jiān)考教師明確當(dāng)次考試的變化，熟悉考試工作流程，掌握關(guān)鍵環(huán)節(jié)的操作要領(lǐng)，了解考試突發(fā)事件的處理方法。會議使用的材料決定了培訓(xùn)能否高效、有序進(jìn)行，講解和PPT演示是瞬間材料，直觀但不利于長時(shí)間記憶，在此基礎(chǔ)上，紙質(zhì)材料的準(zhǔn)備更顯實(shí)用，但篇幅不宜過長，要直擊重點(diǎn)，有的放矢。如2013年上半年，四、六級考務(wù)工作發(fā)生調(diào)整，根據(jù)文件精神，重點(diǎn)整理了調(diào)整部分內(nèi)容（見表2）。

這樣一張表格，再配合幻燈片演示，監(jiān)考教師就能在短時(shí)間內(nèi)掌握調(diào)整部分的要點(diǎn)。

2013年上半年全國大學(xué)英語四、六級考試考務(wù)工作調(diào)整內(nèi)容

4、考試過程中的精細(xì)化管理

四、六級考試的實(shí)施過程有詳細(xì)流程，每個(gè)時(shí)間點(diǎn)和操作內(nèi)容都很明確，在整個(gè)考試過程中，工作人員和監(jiān)考教師只需嚴(yán)格按照程序進(jìn)行即可。此外還有一些細(xì)節(jié)問題仍要引起重視。

（1）缺考統(tǒng)計(jì)

四、六級考試缺考率一直很高，一般在16%左右，這是一個(gè)龐大的數(shù)字，要一個(gè)不漏地把這部分?jǐn)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)上來，需要工作人員細(xì)致認(rèn)真地對待。為方便各考務(wù)組工作人員統(tǒng)計(jì)缺考，首先要設(shè)計(jì)一份實(shí)用的“缺考統(tǒng)計(jì)表”，包含每個(gè)考場的考生信息，還有應(yīng)考、實(shí)考、缺考人數(shù)，監(jiān)考教師和工作人員簽字這幾部分內(nèi)容。開考30分鐘后，各樓層工作人員開始統(tǒng)計(jì)各考場缺考考生情況，監(jiān)考教師如實(shí)記錄簽字，然后工作人員復(fù)核考生出席情況和考生在照片表上的簽字情況無誤后簽字確認(rèn)。考試結(jié)束后，考務(wù)管理員把匯總上來的“缺考統(tǒng)計(jì)表”與考生簽字的照片表再次核對，如發(fā)現(xiàn)不一致，及時(shí)與監(jiān)考教師和工作人員聯(lián)系核實(shí)，確認(rèn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。最后錄入缺考數(shù)據(jù)，檢查后上報(bào)。經(jīng)過上面的程序，能夠保證缺考統(tǒng)計(jì)工作準(zhǔn)確無誤。

（2）防范作弊

為嚴(yán)肅考風(fēng)考紀(jì)，創(chuàng)造公平公正的和諧考試環(huán)境，除考前開展各種形式的宣傳教育外，考試過程中對于作弊行為的防范也必不可少。針對近些年使用電子設(shè)備作弊增多這一情況，除要強(qiáng)化對證件的檢查，還要加強(qiáng)對手機(jī)的管理，監(jiān)考教師和考生的手機(jī)均不能帶入考場，對于已帶入的，要關(guān)機(jī)密封，并放置統(tǒng)一地點(diǎn)管理；同時(shí)，為每個(gè)考場配備屏蔽儀和金屬探測器，每個(gè)樓層工作人員都備有作弊克；最后校保衛(wèi)處配合省無委辦使用專業(yè)設(shè)備對考場周邊信號進(jìn)行攔截跟蹤，力爭做到全方位的防范監(jiān)督。

（3）關(guān)注考生情緒

考試過程中可能會出現(xiàn)各種意想不到的情況，比如聽力設(shè)備出現(xiàn)故障，有考生作弊，有考生突發(fā)疾病等等，工作人員和監(jiān)考老師一方面要積極處理這些突發(fā)情況，另一方面還要注意觀察和安撫考生的情緒，避免激化矛盾。

5、考試總結(jié)

考試結(jié)束并不意味著考務(wù)管理工作的告一段落，針對此次考試進(jìn)行總結(jié)，認(rèn)真分析報(bào)名、考場安排、考務(wù)工作各時(shí)間節(jié)點(diǎn)安排、人員培訓(xùn)、考試過程、試卷保密等各個(gè)方面出現(xiàn)的問題及解決措施，把匯總的問題形成文字，更好地完善精細(xì)化管理程序，從而形成更科學(xué)、更符合實(shí)際的精細(xì)化管理方案。

四、結(jié)束語

全國大學(xué)英語四、六級考試的考務(wù)工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，考務(wù)管理既要遵循管理科學(xué)的一般原理，又要遵照考務(wù)工作程序化、規(guī)范化的自身規(guī)律。考務(wù)管理人員更像是這個(gè)工程的總設(shè)計(jì)師，要對整個(gè)工程進(jìn)行設(shè)計(jì)、規(guī)劃，并具體實(shí)施，保證如期完成。精細(xì)化管理理念就是這個(gè)系統(tǒng)工作的安全保障，它不僅使考務(wù)流程中各個(gè)環(huán)節(jié)有條不紊地進(jìn)行，更保證了考試獲得圓滿的結(jié)果。“細(xì)節(jié)決定成敗”，考務(wù)流程的精細(xì)化管理，可以使考試的組織更加科學(xué)化、高效化，同時(shí)也起到了傳承與創(chuàng)新的作用，降低了因考試管理人員臨時(shí)變更而產(chǎn)生的對考務(wù)工作的影響。

[1]許克祥，黃慧芬，黃國輝等.創(chuàng)新大學(xué)英語四、六級考試考務(wù)管理工作的研究［J］.中醫(yī)藥管理雜志，2012，（1）.

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[3]李潔.淺談大學(xué)英語四、六級考試考務(wù)管理工作中的“以人為本”［J］.中國輕工教育，2013，（3）.