科技檔案服務(wù)驛站模式及其運行策略

杜寶蒼　李征征

[提要] 從科技檔案功能角度出發(fā)，指明轉(zhuǎn)變科技檔案服務(wù)模式是大勢所趨。在借鑒歐盟“創(chuàng)新驛站”基礎(chǔ)上，構(gòu)建面向需求的科技檔案服務(wù)驛站模式，并提出相關(guān)運行保障策略，以期為真正滿足用戶需求、提升科技檔案潛在價值提供理論指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：科技檔案；創(chuàng)新驛站；服務(wù)驛站模式

基金項目：河北省檔案局2014年度檔案科技項目計劃“需求導(dǎo)向下的科技檔案服務(wù)驛站模式研究”（編號：2014-R-07）

中圖分類號：G275.3 文獻標識碼：A

收錄日期：2014年9月21日

科技檔案是人們從事科學(xué)研究、技術(shù)創(chuàng)新活動過程中保存下來的重要技術(shù)文件資料，是人類勞動和智慧的結(jié)晶，是一種重要的科技信息資源。隨著科技創(chuàng)新在經(jīng)濟發(fā)展中重要地位的日益凸顯，以及科技檔案在科技創(chuàng)新過程中的奠基、啟迪和激勵作用，進一步激發(fā)了社會對科技檔案的強烈需求。但科技檔案的專業(yè)性、保密性，傳統(tǒng)檔案管理模式的被動服務(wù)性，滿足用戶需求的技術(shù)手段落后等因素影響，導(dǎo)致科技檔案的服務(wù)范圍較窄，利用率偏低，功能和價值遠未得到充分發(fā)揮。本文即以滿足用戶需求為目標，將“創(chuàng)新驛站”與科技檔案服務(wù)模式相結(jié)合，構(gòu)建科技檔案服務(wù)驛站模式，以提高科技檔案的社會價值功效。

一、科技檔案功能及傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式轉(zhuǎn)變必要性分析

科技檔案是企事業(yè)單位和國家機構(gòu)、社會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動形成的，對國家和社會具有保存價值的，應(yīng)當歸檔保存的科技文件材料。科技檔案是隨著科技創(chuàng)新活動的開展逐漸形成并積累起來的。科技檔案的功能主要表現(xiàn)在：第一，科技信息的檔案化管理承擔(dān)了重要的保管功能。企業(yè)及具有創(chuàng)新功能的相關(guān)組織是科技信息產(chǎn)生的主體，但科技創(chuàng)新活動的多樣性、復(fù)雜性和動態(tài)性導(dǎo)致科技信息的形式、載體等多樣化明顯，及時準確地對相關(guān)信息收集、整理和保存，便于創(chuàng)新主體的查找和應(yīng)用；第二，科技信息檔案化管理的資料累積功能。持續(xù)、動態(tài)地收集科技信息并形成科技檔案，可為相關(guān)組織開展二次創(chuàng)新積累原始資料和技術(shù)支撐，節(jié)省二次創(chuàng)新的資料收集和處理時間；同時，在資料累積過程中，多種處理技術(shù)的應(yīng)用會激發(fā)創(chuàng)新人員的靈感，為二次創(chuàng)新提供契機；第三，科技信息檔案化管理的社會應(yīng)用性功能。科技創(chuàng)新過程中形成的科技檔案不僅可以應(yīng)用于相關(guān)組織內(nèi)部，其價值性和可復(fù)制性等因素影響，科技檔案還可以通過出售、轉(zhuǎn)讓、咨詢、拍賣、租賃和入股等方式滿足社會其他組織的需求，進一步發(fā)揮和挖掘科技信息的潛在價值。

科技檔案價值性及進一步開放利用的可行性已經(jīng)得到各界人士的廣泛認同，但科技檔案的價值遠未得到充分發(fā)揮。一方面是受科技信息自身的特點影響。科技信息的來源主體數(shù)量多、信息生成的隨機性、內(nèi)容和形式多樣性、對科技信息主觀認知差異性等因素，使得相關(guān)組織難以及時準確地分辨信息的價值性，收集和存儲困難導(dǎo)致大量有價值的科技信息不能及時歸檔；另一方面受傳統(tǒng)的檔案管理和服務(wù)模式影響。自1988年實施《中華人民共和國檔案法》以來，檔案的管理工作長期由各地檔案局承擔(dān)，模式行政化一直制約著檔案管理工作的有效開展。雖然近幾年檔案局實行權(quán)限下放，但市場化程度依然較低。工作中還存在著重收集保管、輕開發(fā)應(yīng)用的現(xiàn)象，以及相關(guān)檔案管理規(guī)范等制度建設(shè)滯后，使檔案的科學(xué)化管理成為詬病。同時，各地檔案管理組織雖然積極地開展數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作，以提高檔案服務(wù)水平和利用率，但目前相關(guān)工作還沒有完全成熟，檔案服務(wù)仍以被動查閱、復(fù)制為主，缺少主動服務(wù)的積極性。隨著科技創(chuàng)新作用的不斷顯現(xiàn)，社會各界組織對承載重要科技信息的科技檔案的需求愈加強烈。因此，科技檔案管理和服務(wù)模式的改革勢在必行。

二、科技檔案服務(wù)驛站模式構(gòu)建框架

（一）創(chuàng)新驛站運作模式及其與科技檔案服務(wù)融合的可行性。創(chuàng)新驛站的概念起源于歐洲創(chuàng)新驛站網(wǎng)絡(luò)（IRC）。該網(wǎng)絡(luò)是歐盟研發(fā)信息服務(wù)委員會于1995年根據(jù)“創(chuàng)新和中小企業(yè)計劃”資助而建立的，旨在促進歐盟各國中小企業(yè)技術(shù)合作和技術(shù)轉(zhuǎn)移，是一個跨區(qū)域的科技中介網(wǎng)絡(luò)，由各國協(xié)調(diào)機構(gòu)、創(chuàng)新驛站和內(nèi)部商業(yè)公告板系統(tǒng)（BBS）組成。其運行主要通過IRC工作人員，技術(shù)需求方和技術(shù)供應(yīng)方圍繞一個由技術(shù)需求庫、技術(shù)供應(yīng)庫、企業(yè)信息庫和合同范本庫組成的核心數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)平臺展開。IRC工作人員通過主動走訪企業(yè)進行供需洽談，并將相關(guān)信息在網(wǎng)絡(luò)平臺上發(fā)布和獲取；技術(shù)需求方和供應(yīng)方也可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺檢索供需信息，發(fā)現(xiàn)合適的信息后，向IRC工作人員尋求幫助進行供需洽談，以完成技術(shù)轉(zhuǎn)移。該創(chuàng)新驛站網(wǎng)絡(luò)目前運行良好，截至2009年4月至少促成了12，500個技術(shù)轉(zhuǎn)移協(xié)議。目前我國也在上海、青島等地建立創(chuàng)新驛站，對當?shù)刂行∑髽I(yè)發(fā)展的貢獻呈上升趨勢。

創(chuàng)新驛站的本質(zhì)是一個依托于強大數(shù)據(jù)庫的信息網(wǎng)絡(luò)中介機構(gòu)，目的是通過三方的共同努力使技術(shù)從供方向需方轉(zhuǎn)移，這與我國各級科技檔案管理部門從各創(chuàng)新主體中收集、整理科技信息并將其提供給社會相關(guān)組織，滿足他們對科技信息需求的角色定位不謀而合。創(chuàng)新驛站的主動服務(wù)和技術(shù)信息市場化理念能打破我國科技檔案的被動服務(wù)模式，提高科技檔案的市場化水平和服務(wù)質(zhì)量。同時，創(chuàng)新驛站的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式與我國檔案部門開展的數(shù)字化檔案和網(wǎng)絡(luò)化管理工作模式相一致。因此，在科技檔案面臨強大社會需求的背景下，引入創(chuàng)新驛站服務(wù)模式具有理論和實踐的可行性。

（二）科技檔案服務(wù)驛站模式。在目前用戶需求急劇增加和科技檔案重要性提升的背景下，科技檔案的服務(wù)模式必須在現(xiàn)有行政化管理模式基礎(chǔ)上向市場化服務(wù)模式轉(zhuǎn)變。鑒于歐盟創(chuàng)新驛站的成功經(jīng)驗，科技檔案服務(wù)驛站的組織框架如圖1所示。（圖1）

我們從圖1可以看出，檔案總局、館將部分權(quán)力下放給服務(wù)驛站聯(lián)盟，并在檔案收集、整理和規(guī)范制定等方面進行監(jiān)督和管理。服務(wù)驛站聯(lián)盟是由按產(chǎn)業(yè)特征劃分成立的各服務(wù)驛站中選取經(jīng)驗豐富、技術(shù)能力較強的人員組成，其對檔案總局、館負責(zé)并定期報告工作，并負責(zé)協(xié)調(diào)、規(guī)范和指導(dǎo)各產(chǎn)業(yè)科技檔案服務(wù)驛站的工作。同時，在各產(chǎn)業(yè)服務(wù)驛站無法幫助供需方進行科技信息的轉(zhuǎn)移時進行協(xié)調(diào)。各產(chǎn)業(yè)科技檔案服務(wù)驛站不僅包含相關(guān)企業(yè)組織，還包括與該產(chǎn)業(yè)科技方面相關(guān)的機關(guān)事業(yè)單位、科研院所等組織。其主要是在服務(wù)驛站聯(lián)盟的領(lǐng)導(dǎo)下由相關(guān)工作人員對科技檔案需求方和供應(yīng)方的走訪洽談，并對相關(guān)供需信息進行審核發(fā)布，維護網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)和管理，順利實現(xiàn)供需對接，同時接受本地區(qū)檔案局、館的監(jiān)督并報告工作。供需雙方都可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺進行檢索發(fā)布信息，并可與適合的對方達成合作協(xié)議，實現(xiàn)科技信息的供應(yīng)與獲取。

實質(zhì)上，該模式強調(diào)在各地檔案局、館的規(guī)范指導(dǎo)下，充分發(fā)揮各產(chǎn)業(yè)服務(wù)驛站自身的主動性和積極性，實現(xiàn)被動服務(wù)向主動服務(wù)的轉(zhuǎn)變，以滿足社會對相關(guān)產(chǎn)業(yè)科技信息的需求。同時，該模式的核心是搭建服務(wù)驛站網(wǎng)絡(luò)平臺。服務(wù)驛站網(wǎng)絡(luò)平臺的搭建必須在供需雙方初始規(guī)模較大的條件下，具備較強大的數(shù)據(jù)存儲和交互中心才能充分發(fā)揮功能。在借鑒張帥的科技檔案資源服務(wù)平臺設(shè)計的基礎(chǔ)上，將科技檔案服務(wù)驛站網(wǎng)絡(luò)平臺的設(shè)計如圖2所示。（圖2）

該網(wǎng)絡(luò)平臺主要分為門戶和后臺數(shù)據(jù)庫兩個部分。門戶由公共服務(wù)模塊和專業(yè)服務(wù)模塊組成。公共服務(wù)模塊向供需雙方和驛站管理人員提供注冊登錄、信息檢索發(fā)布討論以及相關(guān)政策法規(guī)的查詢，以幫助用戶及時了解當前科技信息。專業(yè)服務(wù)模塊主要是為了在公共服務(wù)模塊難以解決自身需求的前提下，由用戶針對某項專業(yè)科技信息與專家、供應(yīng)企業(yè)等做深層次溝通與交流，最終實現(xiàn)科技檔案的再次利用。而后臺主要由各產(chǎn)業(yè)服務(wù)驛站負責(zé)管理，由信息服務(wù)管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫兩大模塊組成。信息服務(wù)管理系統(tǒng)主要提供對用戶的審核，及時的信息發(fā)布等。而數(shù)據(jù)庫主要存儲相關(guān)數(shù)據(jù)，以便用戶針對提請的需求做到反饋。

該網(wǎng)絡(luò)平臺的核心是數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。各產(chǎn)業(yè)科技檔案服務(wù)驛站必須在確保技術(shù)信息保密和充分走訪調(diào)研的基礎(chǔ)上，及時對數(shù)據(jù)庫進行填補。同時，尤其對科技檔案的采、編、研等制定統(tǒng)一規(guī)范，及時提醒相關(guān)供方進行科技信息的保存、處理、上傳和更新操作，以維持科技檔案數(shù)據(jù)庫的及時動態(tài)更新。

三、科技檔案服務(wù)驛站模式運行機制

科技檔案服務(wù)驛站模式實質(zhì)是依托信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將科技檔案的管理工作推向市場，需要多方位的保障手段和措施來維持其正常運行。

（一）著手頂層設(shè)計，規(guī)范服務(wù)驛站的構(gòu)建與管理。科技檔案的價值性以及利用率低的現(xiàn)狀要求服務(wù)模式向市場化轉(zhuǎn)變，但轉(zhuǎn)變過程中必須重視頂層設(shè)計。各地檔案局必須轉(zhuǎn)變管理理念，充分認識市場對資源配置的重要性，敢于下放權(quán)力。出臺相應(yīng)服務(wù)驛站組織構(gòu)建和管理的法律法規(guī)，在充分調(diào)動各服務(wù)驛站積極性的同時，做好監(jiān)督管理，以指導(dǎo)服務(wù)驛站模式的創(chuàng)建和運行。

（二）盡快搭建服務(wù)驛站網(wǎng)絡(luò)平臺，并加以充分利用。政府或第三方組織在項目資金和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，及時構(gòu)建服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺，并研究平臺模塊的細化問題，使整個平臺功能豐富，界面友好。在網(wǎng)絡(luò)平臺搭建后，各地檔案局、館必須主動監(jiān)管各產(chǎn)業(yè)服務(wù)驛站，引導(dǎo)其充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺手段，縮短用戶的需求滿足時間。同時，網(wǎng)絡(luò)平臺的充分利用還需要依靠各產(chǎn)業(yè)服務(wù)驛站的市場化操作，使產(chǎn)業(yè)內(nèi)企事業(yè)單位及需求方認識到該網(wǎng)絡(luò)平臺的便利性，以使網(wǎng)絡(luò)平臺得以全面推廣并得到實際利用。

（三）以產(chǎn)業(yè)為依據(jù)，規(guī)范科技檔案的采編研。科技檔案的源頭多、內(nèi)容雜亂、載體多樣及產(chǎn)業(yè)技術(shù)相關(guān)性等，決定著服務(wù)驛站的構(gòu)建必須依托某個產(chǎn)業(yè)組建產(chǎn)業(yè)服務(wù)驛站。同時，以各產(chǎn)業(yè)中心，出臺產(chǎn)業(yè)相關(guān)科技檔案的采集、編寫及研究處理規(guī)范，以確保上傳至網(wǎng)絡(luò)平臺數(shù)據(jù)庫的相關(guān)檔案的規(guī)范性、統(tǒng)一性。

（四）制定激勵政策，調(diào)動供方企事業(yè)單位和服務(wù)驛站工作人員的積極性。該服務(wù)模式的成功運作需要企事業(yè)單位的密切配合，將自身的科技信息及時上傳共享，并進行供需協(xié)調(diào)。同時，也需要各產(chǎn)業(yè)服務(wù)驛站人員提高自身素養(yǎng)，進行主動走訪以使供需對接成功率提高。因此，政府相關(guān)部門及服務(wù)驛站聯(lián)盟需出臺相應(yīng)獎勵措施，切實提高企事業(yè)單位和驛站工作人員的思想意識，調(diào)動其積極性。

四、結(jié)論

本文在研究歐盟創(chuàng)新驛站運行模式，以及該模式與科技檔案服務(wù)社會需求一致性的基礎(chǔ)上，構(gòu)建了科技檔案服務(wù)驛站模式。該模式是以滿足用戶需求為目標，依托信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和服務(wù)驛站功能，充分挖掘和提升科技檔案的潛在價值。但本文僅給出了服務(wù)驛站模式構(gòu)建框架，并沒有考慮科技檔案信息授權(quán)等安全性問題，這將是下一個階段的研究重點。

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