煤炭企業(yè)設(shè)備管理和采購管理信息化平臺研究

張慶玲

(包頭輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院信息工程學(xué)院，內(nèi)蒙古自治區(qū)包頭市，014035)

長久以來，設(shè)備管理和采購管理在煤炭企業(yè)中得不到應(yīng)有的重視，管理混亂，沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，甚至有的企業(yè)還停留在手工處理的水平上。煤炭企業(yè)所涉及的設(shè)備數(shù)量龐大且設(shè)備分散，極易導(dǎo)致由于人為的失誤而發(fā)生的生產(chǎn)事故。由于煤炭企業(yè)的應(yīng)用水平和開發(fā)商的專業(yè)水平等因素的制約，煤炭企業(yè)設(shè)備管理和采購管理的信息化建設(shè)還相對比較落后，多數(shù)系統(tǒng)還停留在低水平層次上，并且對企業(yè)的變化適應(yīng)性也不夠。因此，傳統(tǒng)的煤炭企業(yè)設(shè)備管理和采購方式已不能適應(yīng)當(dāng)前的形勢，建立一套穩(wěn)定可靠并能為決策者提供支持的集采購功能于一體的設(shè)備管理和采購管理的平臺顯得尤為重要和緊迫。

1 平臺建設(shè)思路及平臺架構(gòu)

1.1 建設(shè)思路

煤炭企業(yè)所涉及的生產(chǎn)設(shè)備及其相關(guān)配件存在種類繁多、價(jià)格昂貴、供應(yīng)商數(shù)量多以及采購及庫存管理的控制環(huán)節(jié)多等諸多特點(diǎn)，在這種形勢下，全面、及時(shí)和準(zhǔn)確地掌握設(shè)備信息、庫存信息、供應(yīng)商信息和采購信息是煤炭企業(yè)設(shè)備管理和采購管理高效運(yùn)行的關(guān)鍵。

由于煤炭設(shè)備管理和采購管理系統(tǒng)的復(fù)雜性和繁瑣性，其所涉及的設(shè)備及其配件種類繁多，要想將煤炭企業(yè)的設(shè)備管理水平提高到一個(gè)新的臺階，必須依托于當(dāng)前發(fā)達(dá)的信息網(wǎng)絡(luò)，將設(shè)備管理和設(shè)備采購納入到信息化的建設(shè)中，建立與外部市場聯(lián)通的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使內(nèi)部設(shè)備管理系統(tǒng)和外部市場信息有機(jī)地結(jié)合，這樣才能提高煤炭企業(yè)的設(shè)備管理和采購管理水平，為企業(yè)帶來可觀的效益。煤炭企業(yè)設(shè)備管理和采購管理信息化平臺流程示意圖如圖1所示。

從圖1中可以看出，煤炭企業(yè)的設(shè)備管理和采購管理平臺按照設(shè)備的流轉(zhuǎn)次序大體可以分為供應(yīng)商管理層、設(shè)備管理和采購管理層以及廢舊設(shè)備管理層。

(1)供應(yīng)商管理層。供應(yīng)商管理層負(fù)責(zé)管理供應(yīng)商及其相關(guān)信息，包括供應(yīng)商的注冊信息、產(chǎn)品信息以及資質(zhì)認(rèn)證等。

(2)設(shè)備管理和采購管理層。設(shè)備管理和采購管理層負(fù)責(zé)設(shè)備及其相關(guān)的配件的管理、維護(hù)和采購，該層通過采購管理連接供應(yīng)商管理層，通過設(shè)備管理連接廢舊設(shè)備管理層。

(3)廢舊設(shè)備管理層。廢舊設(shè)備管理層負(fù)責(zé)對廢舊的設(shè)備或配件進(jìn)行處理，盡可能地為企業(yè)節(jié)約資源。

圖1 煤炭企業(yè)設(shè)備管理和采購管理信息化平臺流程示意圖

1.2 平臺架構(gòu)

進(jìn)一步對三層結(jié)構(gòu)進(jìn)行細(xì)化后，煤炭企業(yè)設(shè)備管理和采購管理信息化平臺可分為設(shè)備管理系統(tǒng)、供應(yīng)商管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)、備件管理系統(tǒng)和廢舊設(shè)備管理系統(tǒng)5個(gè)子系統(tǒng)。該平臺在實(shí)現(xiàn)對設(shè)備安全管理的同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了設(shè)備采購的信息化，從而使得煤炭企業(yè)在安全生產(chǎn)的同時(shí)大大提高了企業(yè)連續(xù)生產(chǎn)的能力，同時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)競標(biāo)的方式采購設(shè)備或配件，在保證設(shè)備或者配件質(zhì)量的同時(shí)也大大地節(jié)省企業(yè)的采購成本。煤炭企業(yè)設(shè)備管理和采購管理信息化平臺架構(gòu)圖如圖2所示。

圖2 煤炭企業(yè)設(shè)備管理和采購管理信息化平臺架構(gòu)圖

2 平臺功能模塊設(shè)計(jì)

2.1 設(shè)備管理系統(tǒng)

設(shè)備管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)對煤炭企業(yè)的生產(chǎn)設(shè)備及其相關(guān)配件進(jìn)行管理，生產(chǎn)設(shè)備的相關(guān)負(fù)責(zé)人注冊所負(fù)責(zé)的相關(guān)設(shè)備及其相關(guān)配件，檢修人員按照設(shè)定的檢修時(shí)間對設(shè)備及其配件進(jìn)行檢修。系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)控設(shè)備及其配件的使用情況，并將快要到期的設(shè)備或配件的相關(guān)信息發(fā)送到負(fù)責(zé)人的移動終端和系統(tǒng)郵箱，負(fù)責(zé)人接到消息后對這些設(shè)備或配件進(jìn)行更換，并將換下的設(shè)備或配件進(jìn)行登記，本系統(tǒng)包括以下5個(gè)功能模塊:

(1)設(shè)備注冊模塊。該模塊負(fù)責(zé)對設(shè)備和設(shè)備所使用配件的注冊，包括生產(chǎn)廠家、供應(yīng)商、計(jì)劃使用壽命 (或有效期)、設(shè)備銘牌信息等重要信息以及為該設(shè)備設(shè)定的檢修周期，新上的設(shè)備或者更換的新配件都需要通過該模塊進(jìn)行注冊。

(2)設(shè)備檢修模塊。該模塊按照設(shè)定的時(shí)間提前將需要檢修的設(shè)備信息發(fā)送到相關(guān)檢修人員的移動終端和系統(tǒng)郵箱，以便檢修人員隨時(shí)能夠接收信息，防止檢修人員由于人為疏忽而錯(cuò)過對設(shè)備的檢修。

(3)預(yù)警管理模塊。該模塊自動計(jì)算設(shè)備或配件的剩余使用壽命時(shí)間，當(dāng)?shù)竭_(dá)設(shè)定的預(yù)警時(shí)間時(shí)，將需要更換的設(shè)備或配件的相關(guān)信息發(fā)送到相關(guān)負(fù)責(zé)人的移動終端或者系統(tǒng)郵箱，通知負(fù)責(zé)人盡快更換預(yù)警設(shè)備或配件，以避免安全事故的發(fā)生，從而保證煤炭企業(yè)的安全高效生產(chǎn)。

(4)配件更換模塊。該模塊能夠查詢備件庫中是否有所需的備用設(shè)備或配件，如果有則向備件管理系統(tǒng)發(fā)送配件更換信息 (信息包含配件名稱、型號等相關(guān)信息)，并接收來自備用配件庫發(fā)來的配件，維修人員更換配件并檢驗(yàn)配件能正常工作后，將新配件信息注冊到系統(tǒng)中。如果備件庫中沒有最需要的配件，則直接向采購管理系統(tǒng)提交采購信息，并根據(jù)實(shí)際生產(chǎn)情況決定是否需要走采購綠色通道。

(5)廢件處理模塊。該模塊負(fù)責(zé)將更換下的設(shè)備或者配件從系統(tǒng)中注銷，并將相關(guān)信息發(fā)送到采購管理系統(tǒng)。

2.2 供應(yīng)商管理系統(tǒng)

供應(yīng)商管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)對所注冊的供應(yīng)商進(jìn)行管理，供應(yīng)商通過該系統(tǒng)注冊公司信息及其所售產(chǎn)品的相關(guān)詳細(xì)信息，煤炭企業(yè)審核這些注冊的供應(yīng)商信息，通過審核的供應(yīng)商可以查看到采購平臺發(fā)布的采購信息，供應(yīng)商對感興趣的采購信息可以發(fā)起供貨申請，如果供貨申請被煤炭企業(yè)接受后，雙方可以簽署在線合同，合同簽署后供應(yīng)商就可以為煤炭企業(yè)發(fā)送所需要的設(shè)備。本系統(tǒng)包括以下7個(gè)功能模塊:

(1)供應(yīng)商注冊。供應(yīng)商通過該模塊注冊自己的詳細(xì)信息，包括地址、主營范圍、資質(zhì)認(rèn)證證書以及聯(lián)系方式等信息。供應(yīng)商可以在注冊的同時(shí)訂閱來自采購管理系統(tǒng)的采購信息，以便供應(yīng)商能在第一時(shí)間獲取相關(guān)的企業(yè)采購信息。

(2)產(chǎn)品注冊。供應(yīng)商通過該模塊注冊自己所銷售設(shè)備或配件的詳細(xì)信息，包括生產(chǎn)廠家、設(shè)備或配件特性、型號等信息。

(3)供應(yīng)商資質(zhì)認(rèn)證。供應(yīng)商通過該模塊上傳資質(zhì)認(rèn)證證書等相關(guān)材料的原件掃描件，煤炭企業(yè)通過該模塊可以對供應(yīng)商的每次服務(wù)質(zhì)量和產(chǎn)品質(zhì)量打分，結(jié)合每次得分計(jì)算出供應(yīng)商當(dāng)前的平均分?jǐn)?shù)，煤炭企業(yè)通過供應(yīng)商的資質(zhì)認(rèn)證證書等相關(guān)材料對供應(yīng)商進(jìn)行審核，并結(jié)合當(dāng)前的平均分?jǐn)?shù)對符合條件的供應(yīng)商給予相應(yīng)的權(quán)限，使其可以查看采購信息并對感興趣的采購信息提交供貨申請。

(4)即時(shí)通信。供應(yīng)商通過該模塊與煤炭企業(yè)建立虛擬面對面交流 (Virtual Face-to-Face Communication)，即時(shí)通信模塊能夠?yàn)楣?yīng)商和煤炭企業(yè)提供即時(shí)的溝通平臺，從而有效避免了由于交流不足而導(dǎo)致的產(chǎn)品性能及產(chǎn)品交易上的偏差。

(5)供貨申請。供應(yīng)商通過該模塊對感興趣的采購信息提交供貨申請，申請信息中包括產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品價(jià)格、生產(chǎn)廠家及型號等信息。

(6)網(wǎng)簽合同。煤炭企業(yè)和供應(yīng)商通過該模塊簽署合同，為了保證網(wǎng)簽合同的法律效力，本模塊加掛我國現(xiàn)有能提供網(wǎng)簽服務(wù)的第三方電子締約平臺。該模塊能擺脫繁雜的傳統(tǒng)紙質(zhì)合同，讓企業(yè)交易過程便捷、高效和低成本，不再受時(shí)間和地域的限制。網(wǎng)簽合同還可以在電腦中原樣歸檔和檢索，方便企業(yè)查找信息。

(7)訂單出庫。供應(yīng)商接到煤炭企業(yè)的訂單并核實(shí)后，就可以將訂單中的設(shè)備或配件及時(shí)發(fā)送給煤炭企業(yè)。為了提高服務(wù)質(zhì)量，供應(yīng)商還可以定時(shí)更新訂單的進(jìn)度，幫助煤炭企業(yè)及時(shí)獲取訂單信息，從而方便煤炭企業(yè)安排后續(xù)的生產(chǎn)計(jì)劃。

2.3 采購管理系統(tǒng)

采購管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)接收各部門發(fā)來的采購申請，審核這些采購申請是否符合企業(yè)的采購要求，并將其發(fā)布在采購信息發(fā)布平臺上，同時(shí)接收供應(yīng)商針對采購信息所發(fā)出的供貨申請。本系統(tǒng)能夠自動分析供應(yīng)商及其相關(guān)的信息，并給出建議的供貨申請，相關(guān)負(fù)責(zé)人選擇合適的供貨申請予以接受，并按照合同和企業(yè)的要求結(jié)算由供貨申請所產(chǎn)生的訂單。本系統(tǒng)還為易損、易耗以及急需的設(shè)備或配件開辟了綠色通道，在大大提高煤炭企業(yè)的采購效率的同時(shí)，也為企業(yè)降低了采購成本。本系統(tǒng)包括以下6個(gè)功能模塊:

(1)備件采購。本模塊接收來自煤炭企業(yè)各部門的采購申請，相關(guān)負(fù)責(zé)人通過該模塊審核這些申請，并將符合要求的申請發(fā)布到采購信息發(fā)布平臺上。

(2)采購綠色通道。本模塊負(fù)責(zé)處理來自各部門的急需設(shè)備或配件的采購申請，對符合要求的申請，相關(guān)負(fù)責(zé)人可以直接聯(lián)系指定的廠家或供應(yīng)商，盡可能地簡化采購流程。

(3)采購信息發(fā)布。本模塊負(fù)責(zé)發(fā)布相關(guān)的采購信息，并將這些采購信息發(fā)送到訂閱了采購信息的供應(yīng)商的移動終端和系統(tǒng)郵箱。

(4)供應(yīng)商分析。本模塊負(fù)責(zé)分析煤炭企業(yè)和每個(gè)供應(yīng)商的交易信息，并按照一定的規(guī)則為相關(guān)負(fù)責(zé)人提供最佳的供應(yīng)商選擇方案，同時(shí)這也是供應(yīng)商資質(zhì)認(rèn)證的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)之一。

(5)申請接受。采購負(fù)責(zé)人根據(jù)供應(yīng)商分析給出的評判結(jié)果，同時(shí)結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況選擇當(dāng)前最合適的供應(yīng)商。

(6)訂單結(jié)算。該模塊按照煤炭企業(yè)的規(guī)定和網(wǎng)簽合同的條款向供應(yīng)商支付貨款。

2.4 備件管理系統(tǒng)

備件管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)對備用配件和備用設(shè)備進(jìn)行管理和維護(hù)，企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人通過該系統(tǒng)可以了解當(dāng)前備用配件和備用設(shè)備的維護(hù)狀況。該系統(tǒng)接收來自設(shè)備管理系統(tǒng)發(fā)來的配件更換請求，并將請求信息發(fā)送到相關(guān)負(fù)責(zé)人的移動終端和系統(tǒng)郵箱。本系統(tǒng)包括以下5個(gè)功能模塊:

(1)備件入庫。該模塊對所采購的備用設(shè)備或配件登記注冊，包括設(shè)備的供應(yīng)商、生產(chǎn)廠家、設(shè)備或配件的名稱和型號等信息。

(2)備件出庫。該模塊接收來自設(shè)備管理系統(tǒng)發(fā)來的配件更換請求信息，并按要求將配件送達(dá)指定的部門，同時(shí)注銷該備件信息。

(3)備件預(yù)警。當(dāng)備件數(shù)量低于某一指定數(shù)據(jù)時(shí)，該模塊自動向相關(guān)負(fù)責(zé)人的移動終端和系統(tǒng)電子郵箱發(fā)送備件告急預(yù)警信息，信息內(nèi)容涵蓋當(dāng)前備件的名稱、型號、數(shù)量以及應(yīng)該保持的數(shù)量等信息。

(4)備件維護(hù)。該模塊對備用配件進(jìn)行維護(hù)，并實(shí)時(shí)監(jiān)控備用設(shè)備或配件的數(shù)量和狀態(tài)，當(dāng)某一設(shè)備或配件的數(shù)量低于要求的最小值時(shí)，則向采購管理系統(tǒng)發(fā)送采購請求。

(5)備件庫存分析。該模塊分析備用設(shè)備或配件的使用情況，并按照一定的規(guī)則對每年或每月設(shè)備或配件的使用數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并以報(bào)表的形式生成報(bào)告信息，同時(shí)基于分析結(jié)果統(tǒng)籌考慮給出一個(gè)合理的建議，相關(guān)負(fù)責(zé)人可根據(jù)這些建議對備用設(shè)備或配件進(jìn)行采購，這樣既能節(jié)省維護(hù)備用設(shè)備或配件的成本，又能提高更換設(shè)備或配件的效率，從而保證了生產(chǎn)的連續(xù)性。

2.5 廢舊設(shè)備管理系統(tǒng)

廢舊設(shè)備管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)對退役或失效的設(shè)備或配件進(jìn)行處理，為了給企業(yè)節(jié)約成本，同時(shí)響應(yīng)“資源回收利用”的號召，本系統(tǒng)首先對廢舊設(shè)備或配件在一定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行網(wǎng)上拍賣，超過網(wǎng)上拍賣時(shí)間則將其直接送到指定的回收站。本系統(tǒng)包括以下3個(gè)功能模塊:

(1)廢舊設(shè)備入庫。該模塊負(fù)責(zé)將廢舊的設(shè)備或配件登記入庫。

(2)廢舊設(shè)備拍賣。該模塊負(fù)責(zé)發(fā)布廢舊設(shè)備或配件的相關(guān)信息，如果在一定時(shí)間內(nèi)廢舊設(shè)備或配件拍賣成功，則將其信息從廢舊設(shè)備管理系統(tǒng)中注銷。

(3)廢舊設(shè)備處理。該模塊對一定時(shí)間沒有拍賣成功的廢舊設(shè)備或配件做最后的處理，將其直接送往指定的廢品回收站，并將其信息從廢舊設(shè)備管理系統(tǒng)中注銷。

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