探討在信息時代背景下我國檔案管理體制

姜安民

[摘 要]本篇文章主要針對信息時代我國的檔案管理體制進行了全面詳細的探討，并且提出了相應的創(chuàng)新、改革措施，以期為我國相關部門檔案改革過程中提供參考。

[關鍵詞]信息時代；檔案管理；檔案制度；思考

二十一世紀，是一個信息化的經濟時代，其信息技術的廣泛應用為世界的經濟體系發(fā)展做出了巨大的貢獻，并且創(chuàng)造了大量的財富。但是在現代社會的信息技術飛速發(fā)展的過程中，人們在工作過程所產生的電子文檔數量在不斷的增大，而以往的檔案管理措施也無法再充分的滿足現代社會的檔案管理需求，所以，檔案管理體制的變革是一個必然的發(fā)展趨勢。本篇文章主要針對信息時代我國檔案管理體制的思考進行了全面詳細的探討。

1.檔案管理體制

檔案是現代企業(yè)在運行過程中極為重要的一個憑據，并且也是內部做出相應決策過程中的重要依據，無論是在企業(yè)進行管理還是營銷的過程中，都起著不可或缺的作用。但在實際執(zhí)行的過程中，要在企業(yè)的相關部門內部展開檔案管理工作，就必須要嚴格按照相應的管理制度來進行。而檔案管理過程中所涉及到的相關制度，實質上主要是形容其管理系統(tǒng)的內部，通過企業(yè)的最高管理人所制定的一整套完善的管理規(guī)章制度，而企業(yè)內部的相關工作人員，則務必要嚴格按照制度來進行工作，以此來保證企業(yè)內部的相關檔案管理工作有條不紊的進行。從本質上來說，管理體制工作中所涉及到的核心環(huán)節(jié)就在于其企業(yè)對于管理權力所進行的分配以及工作職能的正常運行。

檔案管理體制主要是形容企業(yè)內部在展開相應的檔案管理工作過程中，所構成的檔案管理體系。而這項工作的一個主要目的就是為了能夠使得企業(yè)內部的各項檔案工作環(huán)節(jié)進行掌控，從而最大限度的提高檔案管理工作的實際應用水平。

2.國內檔案管理體制的研究現狀

就我國目前的檔案管理事業(yè)發(fā)展來說，雖然說在近幾年的持續(xù)發(fā)展是過程中，取得了一定的顯著效果，但是在這方面所取得成就與其他發(fā)達國家的運行模式相比較而言，依然存在著極大的不足與缺陷。就我國目前絕大多數的是企業(yè)檔案管理工作運行模式來看，幾乎都存在著極大的相似性，其中所涉及到的管理體系都是利用分級管理，集中統(tǒng)一，企業(yè)自主，條塊結合的方式來作為運行的基本原則，這是我國絕大部分企業(yè)的檔案管理工作運行狀態(tài)。

在這其中所涉及到的集中統(tǒng)一管理形式，主要是形容企業(yè)在運行的過程中，需要建立起一個像樣的專業(yè)檔案管理部門，通過這個部門，來對整個企業(yè)內部的相關檔案管理工作進行全面的統(tǒng)一化管理。從理論上來說，在這一管理模式之下，其管理措施應當能夠切實的取得較好的管理效果，并且為企業(yè)發(fā)展提供良好的管理服務。但是對實際執(zhí)行狀況來看，該管理模式會由于企業(yè)自身技術不足、企業(yè)規(guī)模等多方面因素帶來了極大的影響。

3.檔案管理現代化的主要優(yōu)勢

在現代社會中，計算機網絡技術的應用和推廣已經越發(fā)的廣泛，并且現代化信息技術產業(yè)也在這一過程中得到了有效的發(fā)展。但在這一過程中，各個行業(yè)領域都產生了大量的信息化文檔，這類信息化文檔對于社會來說存在著較大的價值，并且由于其是利用文檔的形式存在，那么檔案管理工作人員在針對其進行工作的過程中，便能夠輕易的對其進行管理。而以往傳統(tǒng)的檔案管理形式已經無法完全滿足現代信息化發(fā)展的需要，并且其中所涉及到的各項技術需求也與傳統(tǒng)檔案管理有著較大的差異性，這就對于現代檔案管理實工作帶來了更大的挑戰(zhàn)。檔案管理過程中的相關管理人員，必須要深刻認識到現代社會對于檔案管理工作所提出的需求，才能夠最大限度的發(fā)揮出現代化檔案管理所具有的優(yōu)勢。

3.1有效的解決了傳統(tǒng)檔案管理個存在的不足

現目前，相當大一部分檔案管理工作由于認識的不深刻，還依然存在著較大的隱患和不足，這些問題主要存在著以下幾個方面：第一，在現代社會飛速發(fā)展的過程中，其檔案管理數據和內容都在不斷的增長并且發(fā)生著極大的變化，在這一發(fā)展趨勢之下，檔案工作所涉及到的數據在不斷增大，必須要將大量的新興技術應用到其中，而這也恰恰是數據檔案管理過程中所存在的一個難題。第二，在現代社會持續(xù)發(fā)展的過程中，大量數據出現了被盜以及數據損毀的現象，而如何更好的保存數據也成為了檔案工作人員所必須要加以強化的問題。并且從實際情況來看，這類問題主要存在于以下幾個方面：

3.2檔案管理現代化有利于順應時代發(fā)展潮流

首先.檔案在我國社會發(fā)展中有著收藏和保護國家各個歷史時期所形成的檔案內容與任務，這是負責保護寶貴的文化財富重任，更是一項造福子孫的宏偉事業(yè)。其次，檔案管理工作還負擔著為其他行業(yè)發(fā)展提供信息資料的重任，是為現代化社會建設提供信息資源的主要方式。檔案的開展是各項工作得以順利進行的前提和必然條件，只有充分的發(fā)揮檔案資源應有價值和效益，才能夠科學合理的為社會發(fā)展做貢獻。

3.3檔案管理現代化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢

在過去三十多年的檔案管理工作中，現代化技術與管理理念的研究取得了驚人的成績。其在發(fā)展中一方面伴隨著現代科學技術、生產工藝和管理理念形成了各種不同結構、不同內容和不同形式的檔案信息資源。另一方面在工作中隨著科學技術的發(fā)展與信息技術的引進，檔案管理制度也日趨完善，并對于各種新技術的實現發(fā)揮著重要作用。

4.結束語

綜上所述，檔案資源是現代社會運行過程中的一個重要組成部分，而對于檔案資源的開發(fā)和利用就是其檔案管理現代化管理的核心內容。因此，在我國經濟體系迅速發(fā)展的情況下，檔案管理工作也必然隨著信息技術的提高而進行創(chuàng)新、改革，只有靈活的應用現代化的信息技術來對檔案管理工作進行改革，才能夠切實有效的實現檔案管理的網絡現代化，從而最大限度的提升檔案管理效率，為我國社會的發(fā)展作出貢獻。

參考文獻：

[1]李麗敏.淺析信息時代檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展[J].價值工程.2010（33）

[2]成永付.新時期企業(yè)檔案管理體制、模式的建構[D].安徽大學2007

[3]賀凱，鍋艷玲.論新中國檔案行政管理機構的設置與改革[J].檔案與建設.2009（04）