中外電子檔案管理比較

徐薇

[摘 要] 本文通過對中外電子檔案在管理理念、管理模式方面的比較分析，找出我國在電子檔案管理方面的不足，并提出積極的改進措施，提高我國電子檔案管理水平。

[關鍵詞]電子檔案；檔案管理；管理理念；管理模式

隨著電子計算機及網絡技術的應用，電子檔案在提高工作效率與工作質量方面起著重要作用。因此，電子檔案的管理已成為當代檔案界關注的重點問題。隨著我國電子政務的不斷推進和電子檔案管理與國際的接軌，我國應借鑒國外先進經驗，提高電子檔案管理水平。

1.中外電子檔案管理理念比較

1.1國外電子檔案管理理念

目前，歐美一些信息技術比較發達的國家大多采用前端控制和全過程管理的理念指導電子檔案的管理[1]。

1.1.1電子檔案前端控制，即檔案管理工作提前介入電子檔案的形成、運行和歸檔管理，建立起統一標準、互為保證、相對獨立的運行模式，從而形成電子檔案嚴密、完整、原始性、真實性保障體系。實施電子檔案前端控制有以下環節：

1.1.1.1提前或實時歸檔。電子檔案一經形成，即刻賦予歸檔標記，納入保存范圍和檔案部門的監控之中，防止刪除與流失，保證齊全和完整。

1.1.1.2提前鑒定。電子環境下，對檔案的鑒定不僅要在文件轉化為檔案之前進行，而且還要將鑒定環節大大提前，在文件生成之際乃至生成之前就進行鑒定。

1.1.1.3提前著錄。將檔案著錄嵌入文件登記環節，將著錄數據一并納入統一的數據庫中，提高著錄效率。

1.1.1.4提前接收。檔案工作人員通過網絡時刻關注文件生命周期的各個工作程序，一旦文件的生命期結束，便立即接收進館，進行整理后完成文件向檔案的轉化。

1.1.2全過程管理

電子檔案管理涉及到電子檔案的流程、管理規則、管理方法、質量要求以及各項管理內容的相應系統軟硬件的共享，還包括對電子檔案的生成、流轉、利用、保管等每一項具體管理內容的實施過程進行監控等。

1.2我國電子檔案管理理念

電子檔案管理的發展歷程分為三個階段：一是依存于紙質檔案的管理階段；二是紙質檔案與電子檔案“齊頭并進”的管理階段；三是脫離紙質檔案上升為獨立的管理系統。目前我國多數機構處于電子檔案管理的第二階段，少數機構正在積極探索向第三階段邁進。

1.2.1理念基本觀點

理念基本觀點：電子檔案與紙質檔案即有共同的特點，又有不同之處，各存優缺點，兩者之間有互補的作用。因此電子檔案與紙質檔案應長期并存，這樣既可以保存反映歷史原始記錄的紙質檔案，又可以發揮電子檔案在檢索、利用等方面的優越性，應施行兩者整合管理。

1.2.2理念具體要求

1.2.2.1同步歸檔。將制發、收到的紙質文件核對完整齊全后即時歸檔；保存到指定的計算機硬盤或檔案數據庫中并加上歸檔標志。

1.2.2.2同步鑒定。電子檔案的鑒定應是由計算機自動鑒定，指定管理期限表并納入管理系統，由系統依照預定的保管期限表判斷保管期限；紙質檔案的鑒定可隨時鑒定以便即時歸檔。

1.2.2.3同步整理。把紙質檔案和電子檔案采用“合二為一”的整理方法，二者擁有相同的檔號和著錄信息，應在整理歸檔紙質檔案的同時電子檔案也可整理完成。

1.2.2.4同步利用。在查閱檔案時，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時以電子檔案為主，在需要用紙質檔案時，可按同一檔號提供紙質檔案。

1.2.3相比之下，我國應借鑒國外先進理念

我國目前所采用的電子檔案管理理念已不能適應日益發展的電子檔案管理需求，急需改進。相比之下，歐美等國的電子檔案管理理念比較先進，符合電子檔案發展的客觀規律，值得我國學習的幾點優勢：

1.2.3.1可保障電子檔案信息內容真實。實施前端控制和全程管理，就是對電子檔案的管理從文件運轉的全過程著眼通盤規劃，在文件形成和維護階段實施監督，在電子檔案的形成階段就鑒定其檔案價值，根據需要加上歸檔標識，以防文件被修改或刪除。

1.2.3.2可保障電子檔案信息安全。為了確保電子檔案信息的安全性，在電子檔案產生之前和設計階段就應明確其歸檔范圍、保存價值、采集時間和方式等事項。

1.2.3.3可保障電子檔案利用的安全和便利。為了確保電子檔案的長期可存取性和可利用性，確保電子檔案在提供利用時的安全和便利，需事先設定某些技術指標，如記錄載體、記錄方式、加密等級、使用權限的控制措施等。

2.中外電子檔案管理模式的比較

2.1國外電子檔案管理模式

對于電子檔案的管理模式，目前國外主要存在兩種，即機構自行分散管理模式和檔案館集中管理模式[2]。

2.1.1機構自行分散管理模式

機構自行分散管理模式是指由檔案的形成機構自行保管具有保存價值的電子檔案。這種管理模式的目的是要摒棄集中模式將文件管理和檔案管理相互分離的致命弱點，把文件管理與檔案管理合并到一個連續的過程中。

2.1.2檔案館集中管理模式

檔案館集中管理模式是指將應歸檔的電子檔案及其載體集中保管到檔案館。如美國是檔案館集中管理典范，開展了美國電子檔案檔案館項目（ERA）。由美國國家檔案與文件管理署（NARA）組織的、經過6年研究、耗資3億美元的大型研發項目。在此模式中，國家檔案館作為集中永久保管文件的專門機構，協調全國電子檔案管理系統的互聯互通作用。

2.2我國電子檔案管理模式

迄今為止，我國對于使用何種電子檔案管理模式還未有定論。我國主要關注的是機構內部電子檔案的管理，尚未深入研究一個地區乃至全國電子檔案的管理模式。當前存在的管理模式有機構自行分散管理模式，大多被企業所采用；也有檔案館集中管理模式主要面向政府部門和事業單位。

2.3中外電子檔案管理模式的比較分析

通過對美國電子檔案管理的了解，以及對我國電子檔案管理模式情況的闡述，上述兩種管理模式都有自己的發展空間，具有一定優勢，但也存在著弊端。

2.3.1機構自行分散管理模式的利弊

機構自行分散管理模式的優點首先表現在其有利于保證電子檔案的可識讀性和完整性。其次，機構自行分散管理模式有利于緩解檔案館在資金和技術方面的困難。

2.3.2檔案館集中管理模式的利弊

檔案館集中管理模式是將檔案館作為電子檔案的保護傘和集中管理機構。由于檔案館具有較好的技術條件和高素質的業務人員，一方面可以保證電子檔案實體得到妥善保管，從而實現檔案保存歷史原貌的職責；另一方面，可以有效防止檔案被刪改和隨意銷毀，保證了電子檔案的真實性和可靠性。但是，檔案館為了保證電子檔案的長期可讀性，要花巨資來轉換電子檔案的格式。資金和技術問題仍將是我國對電子檔案實行檔案館集中管理最大問題。

3.結合國外經驗，我國電子檔案改進措失

3.1開發功能完善的電子檔案管理系統

由于電子檔案特殊性，管理標準及管理方法要依賴軟件系統來實現，因此電子檔案的科學管理應采取以軟件系統為中心的綜合管理方法。在系統設計階段，應充分綜合文件檔案管理部門、業務部門、技術研發部門的意見，統籌協調，把相關的管理措施納入其中，通過技術手段來實現。

3.2加強硬件系統的管理

要選擇性能穩定功能齊全的硬件設備，進一步完善設備的保管設施和環境，保證適宜的溫濕度；強化防磁設施的完善和維護；合理配置存儲設備，采用多種介質備份，滿足電子檔案長期保存的需要。

3.3確保網絡環境的安全

制定和完善規章制度，加強權限管理，做到合理分配和有效監督；采用物理隔離、防火墻、入侵檢測、病毒防范等技術保證網絡運行安全并及時修補漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級；采用安全認證、數據加密、信息隱藏等技術保證電子檔案在傳輸過程中的安全。

參考文獻：

[1]李銘.檔案化管理前端控制和全程管理的核心.浙江檔案[J].2005（ll）

[2]張寧編譯.電子文件保管模式之爭.檔案學通訊[J].2000（8）