人事檔案管理現(xiàn)狀及對策的探討

魏巍

[摘 要]近年來，人事改革不斷深入，市場經(jīng)濟迅速發(fā)展，用工形式呈現(xiàn)出多元化的變化，這在一定程度上增加了人事檔案管理的難度，對此，必須要引起有關部門的重視，加強對人事檔案的管理，提高人事檔案人員的綜合素質，探索與研究社會主義市場經(jīng)濟條件下人事檔案管理的新模式。

[關鍵詞]人事檔案；管理現(xiàn)狀；對策

人事檔案是在人事管理活動中主要由人事、組織及勞資部門在培養(yǎng)、選拔及使用人員的工作過程中形成的歷史資料，主要用于記錄人們不同時期、不同階段的不同情況，一直以來都采取隨人走的模式，是人行為的一種客觀記錄，將人的社會關系、家庭情況等相關資料記錄下來，便于后期的查閱及使用。

1.當前形勢下人事檔案管理的問題

1.1對重要性認識不夠。首先，領導對其不夠重視很多領導在認識上對人事檔案不夠重視，認為檔案只要不丟失、不泄密，可以應付上級的檢查及調研即可，這使得各單位的人事檔案工作進展緩慢，水平受到限制。其次，人員配置不足，受到當前我國事業(yè)單位的人員編制影響，導致檔案管理人員較少，而且兼職情況較多，管理不夠專業(yè)，人員流動過于頻繁，嚴重制約檔案管理水平的提高。再次，管理手段較為落后，沒有專業(yè)人事檔案管理軟件，仍然在采用手工編輯的方式，導致人事檔案管理工作較為繁瑣，資料非常容易丟失。

1.2保密意識較差。我國對人事檔案管理作出了明確規(guī)定，“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。人事檔案對當事人保密的目的一般認為是安全的需求及方便管理，但這種保密性卻影響了檔案的真實性與可靠性，增加了檔案材料的主觀性。

1.3弄虛作假情況嚴重。近年來，人事檔案“弄虛作假”情況較為嚴重，而且有增長的趨勢，高考、就業(yè)、考研中都有人事檔案造假的情況。也有單位個別領導利用檔案打擊報復職工，造成諸多負面影響，影響檔案的準確性與嚴肅性。

1.4材料不夠完備.當前我國人事檔案材料不夠完整，例如：年度考核表、學歷、職稱、表彰、處分等材料不夠完整情況頗為常見，從其原因來看，主要有以下幾點：首先，檔案管理部門工作人員的責任意識較差，對所負責的工作不夠重視，導致檔案材料混亂，丟失、破損情況嚴重，沒有及時將材料進行歸檔處理，對材料沒有進行認真審核。其次，干部對人事檔案的認識不夠充分.很多人都認為檔案的作用不大，因此在工作中常會敷衍了事，保持能省則省的心態(tài)，如果材料讓人保存則常會不交還給單位，導致資料丟失。

1.5管理制度無法滿足發(fā)展需求。人事制度改革腳步不斷加快，人才流動更加頻繁，各單位在人才選拔及使用上的手續(xù)都得到了簡化，但人事檔案管理制度則沒有相應的做出調整，很多單位甚至采取扣留檔案的方式留住人才，導致檔案資料不完整，審批工作難度大的問題。

2.改進人事檔案管理問題的有效對策

2.1提高領導對檔案工作的重視程度。各單位要在現(xiàn)有的基礎上建立檔案管理領導小組，定期對檔案工作進行審核、監(jiān)督、指導，一旦發(fā)現(xiàn)問題立即解決，同時建立與人事改革相適應的整體規(guī)劃，使檔案管理工作順利進行。

2.2加大硬件的投入力度，為檔案工作奠定基礎。首先，根據(jù)現(xiàn)有的人事檔案管理規(guī)定標準，配置足夠面積的檔案室、閱檔室與辦公室及微機室，同時要增加現(xiàn)代化的設備，包括溫度計、空調、電腦等設備，做好辦公室的通風處理工作，為檔案工作人員創(chuàng)建良好的環(huán)境。

其次，引進現(xiàn)代化的設備監(jiān)理人事檔案的信息存儲系統(tǒng)。要想做好人事檔案的管理工作，人力資源問題是關鍵，唯有合理配備人力資源，方可確保工作的順利進行，實現(xiàn)人盡其才，才盡其用，促進檔案管理水平的提高。

2.3提高檔案管理人員的綜合素質。首先，加大對檔案管理人員綜合素質及業(yè)務素質的培訓，提高其政策水平及專業(yè)培養(yǎng)出更多復合型、協(xié)作型與創(chuàng)造型的人才。其次，增強檔案人員愛崗敬業(yè)、求真務實的精神。加強檔案人員的業(yè)務水平，強化繼續(xù)教育、堅持學以致用、重視實效，使其可以對檔案的新知識有更加全面的認識，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。最后，引入人才競爭機制，擇優(yōu)錄用，實現(xiàn)人才配備的合理性，發(fā)揮專業(yè)人才的優(yōu)勢，促進檔案管理水平的提高。

2.4收集人事檔案管理材料。首先，建立并完善檔案管理制度。對產生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室實行統(tǒng)一管理，同時要針對檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度，并根據(jù)工作情況逐漸完善。其次，建立暢通的材料收集渠道。人事檔案管理材料的收集工作是管理工作的基礎，如對業(yè)績的考核、考察材料、學歷與專業(yè)的培訓，任免、工資待遇、專業(yè)技術晉升、出國考察學習、業(yè)務能力、技術專長、發(fā)明創(chuàng)造、科研成果評定評價材料等需要入檔的材料不斷增多，這都對人事檔案管理材料提出了更高的要求。最后，強化管理人員的責任意識，提高其積極性，檔案管理人員必須要有良好的責任意識與職業(yè)素養(yǎng)，及時收集檔案及相關的材料，做好檔案的處理及鑒別工作。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，保證材料的完整性，提高手續(xù)的完備性，增強人事檔案管理的權威性及準確性與真實性。

2.5提高人事檔案管理的現(xiàn)代化與信息化建設水平。首先，要想發(fā)揮人事檔案的服務功能，就必須要注重人事檔案管理的現(xiàn)代化建設，改善人事檔案材料的完整性。其次，運用計算機設備提高人事檔案信息的完整性，通過信息統(tǒng)計對個人人事檔案完整、準確與動態(tài)進行總結，進而促進人事部門工作效率的提高。最后，提高資源的利用率，實現(xiàn)信息共享。在管理中建立以人事檔案信息系統(tǒng)為中心，以計算機網(wǎng)絡為中心，人事上的工資變動可以直接通過網(wǎng)絡系統(tǒng)傳發(fā)給財務科發(fā)放，而其它的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中收益。

3.結束語

綜上所述，人事檔案管理工作的重要性毋庸置疑，唯有不斷提高管理水平，才能推動人事檔案管理水平的提高，為社會的發(fā)展提供有力的保障，推動我國人事事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻：

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