檔案管理信息化建設研究

趙海漪

[摘 要]計算機應用于企業檔案管理，無疑是一次檔案管理的革命，企業檔案的管理經歷了從純手工的目錄檢索方式，到目前的計算機目錄檢索，把檔案管理人員從繁重的查找工作中解脫出來，提高了檔案的查找速度和工作效率，使檔案工作不再費時費力。近幾年，隨著我國企業信息化建設進程迅速發展，檔案信息建設也成為檔案界普遍關注的問題。應當說，信息化為檔案事業發展帶來了前所未有的挑戰和發展機遇，加強檔案信息化建設成為檔案事業適應時代發展的必然選擇和提高檔案信息服務水平的必由之路。

[關鍵詞]檔案；信息化；管理

一、檔案信息化建設是單位可持續發展的必然要求

（一）檔案是單位重要信息資源。從信息資源角度來說，檔案是單位在管理活動中形成的對國家、社會或企業具有保存價值的各種形式的文件材料，它是企業內生的最真實、最可靠、最權威的原生信息，是企業重要的信息資源；從知識資源角度來說，檔案不僅記錄了單位發展的歷史，而且記載了單位所形成和積累的知識，記錄了單位在管理活動中形成的對單位有保存和利用價值的各種形式的文件、圖紙、報表等材料，是單位重要的知識資源。數字檔案信息出現以后，突破了時間和空間的限制，不論是文書部門形成的電子文件還是館藏檔案數字化后形成的檔案信息，其產生都是在計算機環境中進行的。信息技術的應用改變了現代組織機構中的工作方式，在信息時代，幾乎所有的組織機構都使用計算機和網絡技術來管理自己需要的信息資源。

（二）信息化建設提升檔案資源價值和檔案綜合管理水平。傳統的檔案管理給檢索、保管和利用帶來了一系列問題。由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔憂。由于檔案需反復查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。因此，信息化管理成為最佳技術手段。檔案管理部門應規劃并實施檔案管理的組織體系建設策略、基礎業務建設策略和信息化建設策略，在實踐中落實信息資源管理理念，構建與單位發展同步的檔案管理最佳模式。

（三）信息化是深化檔案服務，促進檔案工作發展的必然趨勢。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢，是當今新技術革命的先導技術。信息技術的進步和網絡經濟的興起為我國檔案館利用后發優勢實現跨越式發展提供了機遇，同時，信息技術在檔案中的應用已得到廣泛認可。信息化檔案為檔案管理人員提供了全面、權威的專業資料以及相關檔案法規等各項知識，拓寬了管理人員的行業視角和知識面，在日常實施檔案管理過程中能起到很好的幫助、指導作用，有效地促進了企業生產力的發展。無論是從社會各個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術無不彰顯其獨特的魅力，也成為現代社會和現代生活不可缺少的工具。可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。

二、現代檔案管理信息化建設實現策略

（一）各級領導都要重視檔案資源信息化建設工作。檔案信息化是國家信息化的重要組成部分，也是推動檔案事業發展的火車頭。抓住檔案信息化就是抓住了加快檔案事業發展的戰略機遇。單位領導要真正把檔案資源信息化建設作為公共財富加以開發利用，樹立全新的檔案資源信息化理念，有與時俱進、開拓創新的管理思路，加大經費投入，大力推動檔案資源信息化建設。檔案管理模式必須向網絡化、計算機化方向發展，通過網絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲及其他存儲模式等先進手段，對數字檔案進行集中統一管理。

（二）加強檔案部門基礎設施建設。在當前迅猛發展的信息社會，檔案信息化建設已成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。加快檔案信息系統化建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案系統整體功能的基礎和手段。由于電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，因此在文件的管理上，應運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。按照國家規定的數據標準，統一著錄項目，統一檢索語言，規范制作數據，規范檢索標識，以保證檔案數據檢索的準確與完整，對于過渡時期的傳統文檔不能及時處理的不能隨便堆放，必須進行整理、分類、編號，并注意妥善保存，防止損壞丟失。

（三）檔案部門要做好對計算機系統及數字設備中形成的電子文件（數據）的采集、歸檔、存儲和管理工作。檔案工作是對歷史負責，為現實服務，替未來著想的工作。就歷史而言，檔案工作始終承擔著珍存記憶的職責。檔案從本質上而言是一種歷史記錄，珍存記憶是檔案工作的最基本職能，也是檔案工作實現其他功能的基礎。因此，在檔案信息化建設的設計過程中要充分考慮到檔案信息的數據流程、數據存儲方式、安全性，充分利用計算機的網絡技術，以網站的形式來管理和利用檔案，實現檔案信息的共享，同時，要做好對已有紙質、照片及聲像檔案進行數字化處理的工作，為單位提供可靠的檔案信息網絡化服務。

三、結束語

檔案信息化建設是信息化建設的重要組成部分，是檔案管理工作中前所未有的一場技術革新，是知識經濟時代的必然產物，是現代檔案管理的方向，更是單位發展提供信息來源和決策依據的支持。

參考文獻：

[1]梁秀瑜；杜絕不穩定因素確保企業數字化檔案信息安全[J]；中國檔案；2013年07期

[2]鄧斐蔚；高校檔案信息化建設的優勢及實踐[J]；辦公自動化；2012年10期

[3]馮建周；關于我國檔案信息化標準體系框架的思考[J]；北京檔案；2012年10期