對高校檔案信息化建設的幾點思考

向春華

[摘 要]高校檔案信息化是高校檔案工作的發展趨勢和重點，也是高校檔案部門所面臨的重大課題。文章總結提出了目前高校檔案信息化建設的現狀，并針對不足之處提出了改進的方向。

[關鍵詞]高校；檔案；信息化

1.高校檔案信息化的重要性

在新的社會環境下，強化檔案信息化建設已成為提高高校檔案管理水平的重要途徑。作為高校檔案部門，怎樣利用現代化的技術，實現檔案管理的信息化，從而更好地為高校教學、科研、黨政管理等工作創造良好的條件，是高校檔案部門面臨的重要課題。

所謂高校檔案信息化，就是“以檔案資源建設為核心，以紙質檔案數字化及現行電子文件管理為重點，以計算機網絡建設為基礎，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，確保館藏重要檔案、照片、底片及錄像檔案數字化的一項重要的檔案建設。通過信息化管理，積極推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化進程，以需求為導向，以應用促發展，以檔案信息資源開發利用為核心，建設檔案信息網絡，可以提高工作效率，促進公共服務，最大限度地實現檔案信息資源共享。

2.高校檔案管理信息化的現狀

雖然檔案管理信息化是信息社會發展的必然趨勢，但是由于各種因素，檔案信息化進程緩慢，地區發展也極不平衡，全國高校檔案信息化建設也是舉步維艱。檔案信息化建設在高校啟動比較難，這涉及檔案管理者的思想觀念、管理手段、硬件設施和網絡環境等多個方面的因素。

2.1思想觀念陳舊，管理意識淡薄。

2.1.1決策層思想認識不足，支持力度不到位

在高校檔案管理的信息化建設過程中，檔案管理部門是執行主體，政府出臺政策和相關制度主要是發揮導向和激勵作用，而高校決策層掌握著財權和運轉模式選擇權，是高校檔案管理信息化建設的決策者，其態度是否積極，直接關系到高校檔案管理信息化建設的深度和廣度。目前的客觀情況是高校領導對檔案管理信息化建設重視不夠，對高校檔案實現信息化管理的重要意義和作用認識不足，沒有從根本上轉變理念，導致指導缺乏有效性，經費支持無保障，從而延緩了高校檔案信息化建設進程。

2.2.2檔案人員的思想觀念落后

高校檔案信息化需要先進的管理理念和科學的管理方法，要有與時俱進的時代感和不斷學習提高的綜合素質。在這些方面，高校檔案機構的檔案人員整體的思想觀念滯后，需要改進和提高。在信息化背景下，對高校檔案管理人員的專業技能的要求比以前更高，綜合素質指標也比以前大有擴充。但是目前來講，大多數高校檔案工作人員的意識還停留在傳統的管理理念上，只是做些日常的基礎性工作，認為只要能滿足日常的需要就可以，沒有考慮到高校檔案管理的長遠化需求。

2.2檔案管理人才匱乏，人員素質不高

2.2.1檔案管理人員嚴重不足，阻礙信息化的發展

人才資源是高校檔案部門重要的戰略資源，檔案人員素質是高校檔案工作信息化的關鍵。目前廣西高校的檔案工作人員大多是在5人以下，大多還是檔案室的規模，已經成立檔案館的高校如民大、醫科大都沒有及時補充檔案工作人員，而信息化的建設是需要大量的基礎性工作，僅僅依靠檔案部門現有的人力顯然無法順利進行。另外，在區內的大多數高校，檔案部門的工作人員缺少專業性人才，缺少專業知識，思想意識不能與時俱進，缺乏現代化的管理理念。雖然近年來引進了一批專業性人才，但是對于檔案信息化發展來說仍然是杯水車薪，難以滿足需求。

2.2.2人員結構不合理

隨著計算機的進一步普及、數據標準化的進一步規范和完善以及辦公自動化的不斷升級和廣泛應用，文獻載體形式呈現多樣化趨勢，機讀型、縮微型、視聽型檔案資源大量涌現。這些變化對檔案管理人員的知識結構、技術水平提出了更高要求。因此，檔案管理部門不僅需要專業化的人才，而且需要管理專業、計算機專業等各個專業的人才。目前高校檔案管理人員中普通操作型人員較多，系統開發、程序維護、咨詢服務和信息導航復合型人才比較匱乏，這在很大程度上制約了檔案管理信息化的進程。

2.3基礎設施投入不夠

2.3.1高校檔案信息化基礎設施配置不盡合理

高校檔案信息化基礎設施建設包括硬件設施和軟件設施兩方面。在硬件設施方面，主要有計算機、打印機、掃描儀、復印機、存儲器及其他必備的組件等等。有了這些設備，才能夠開展檔案信息化建設。尤其是電子文件產生以后，如果高校檔案機構沒有生產和接受電子文件的工具和網絡，那么高校檔案的信息化建設便無從談起。軟件方面主要包括檔案信息處理系統、檔案信息數據庫以及相關軟件和程序等。目前，廣西高校檔案機構信息化基礎設施建設參差不齊，有的高校檔案機構僅僅是擺設幾臺電腦，有的高校檔案機構對軟硬件配置不管是否需要而統統購置，造成了財力的浪費，有的高校檔案機構購置和安裝了軟硬件，但是卻不會用。

2.3.2信息化建設的資金投入不足

高校檔案工作信息化，設備、軟件系統、人員技術等方面的配套，需要大量的資金作為建設的保障。但是高校檔案管理不是學校工作的主要戰線，與教學、科研等工作比起來，顯得不是那么受重視，所以檔案部門很難爭取到足夠的資金支持信息化的建設，因此，高校檔案室的建設工作相對滯后，無法適應當前新形勢下檔案管理工作。特別是作為少數民族的廣西地區，經濟相對落后，基礎建設上況且缺乏資金，就更難顧及對檔案方面的建設投入了。

2.3.3檔案信息化工作中技術標準不一

雖然在《高等學校檔案管理辦法》上對檔案信息化做了相關的要求，區檔案局也對檔案數字化作了具體規定，但是從細節上來看，還是無法做到統一的標準。區內的高校檔案信息化建設基本上都是處于起步階段，有的高校檔案信息化還處于零狀態。從對區內高校檔案工作的初步了解來看，目前紙質檔案的歸檔尚還存在差別，信息化建設方面的標準就更是不一樣了，大多都是按照本校的實際情況去做，這樣很難做到標準統一，信息共享。

2.3.4檔案管理軟件的適用性不強

高校檔案管理實現信息化，須以規范統一的管理軟件為前提和必要條件。但目前高校檔案管理軟件品種繁多，這些軟件雖都具有公文管理、檔案立卷、編目、檢索、查詢和統計等一般性功能，但缺乏規范統一的管理方法和技術標準，尚未開發出可以適應不同性質、特點行業需要的通用型管理軟件，從而直接影響高校檔案管理信息化的推廣和全面實現。

2.4管理體制不合理

目前，高校檔案管理部門雖都制定了各種規章制度，但在執行上不嚴格，這給立卷工作帶來很大的麻煩，嚴重地影響了檔案的完整性。不合理的管理體制，不利于檔案資源的開發利用，也嚴重影響高校檔案工作的管理質量和服務效益，對檔案信息化建設也有很大的阻礙作用。

2.4.1高校檔案信息化建設工作缺乏統一的協調機構，各自為政

高校在推進檔案信息化建設的過程中，沒有統一的規劃與協調機構，大都根據實際情況選擇適合自己的管理模式，不僅高校之間的資源共享較難實現，就是在高校內部，各部門也是自主購買和使用相關管理軟件，致使相互之間的數據接口不能交換，系統不能兼容，無法實現資源共享。

2.4.2高校檔案部門缺乏自主性

目前在廣大的高校檔案部門，一般規模不大，大多是成立了檔案室，檔案館很少。在廣西的高校中，檔案館的數量屈指可數。有些檔案館雖然已經成立，但是在行政體制上還沒有完全獨立，仍然掛靠在黨校辦名下，這對檔案館的業務開展和長遠發展帶來一定得牽制。在行政上沒有獨立決策權令檔案部門的改革和發展有一定的牽制作用。

2.5檔案信息化建設中的相關制度與法律不健全

我國是法制國家，提倡依法治國。檔案信息化建設也一樣如此。但是，目前雖已有一些關于電子文件的法律法規，但不是很全面，檔案信息化標準建設也不是很完善。雖然有《計算機病毒防治的辦法》《電子文件歸檔及管理規范》《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等法律法規，但是，關于電子檔案真實性界定的法律等仍然沒有或者不盡完善。這些配置不夠合理的因素將導致高校檔案信息化建設漫長而坎坷。

3.檔案信息化管理的促進措施

3.1轉變觀念，樹立信息化意識

從高校檔案工作的主管領導，到高校檔案管理者，再到檔案利用者，都要扭轉對檔案性質的認識，樹立檔案文化觀，增強社會的檔案利用意識，把高校檔案由機密文件變成可用文化資源，把高校檔案工作者由傳統的“機要人員”變成現代的校園“文化使者”；要把反映高校教學、管理、服務特色的檔案信息及時向全校公布、向社會公開；把學校的品牌專業、品牌成就全方位、多角度傳播到全校教職工、全體學生中，乃至傳播到社會。

3.2加大宣傳力度

俗話說：“酒香也怕巷子深。”對于檔案部門，本來就是一個不那么引人注目的地方，大多數人對其了解不深，知之甚少，更不懂得檔案管理也要進行信息化建設，這樣就需要在信息化建設的宣傳方面多下功夫。對于高校而言，應該多通過學校的媒體來宣傳檔案工作及其發展。如通過學校的宣傳部、電視臺、網站等，進行檔案管理工作的宣傳。另外，也可以和學校的其他部門進行業務合作，在師生員工中間進行檔案知識的講座等活動，使檔案深入師生的心。

3.3加強人力資源開發，建立專業化的檔案管理團隊

3.3.1優化高校檔案人才的隊伍

針對高校檔案機構檔案人員年齡結構偏大和人員結構不合理的問題，高校檔案機構可以通過檔案人力資源的更新和績效考評來調整。選聘檔案人員的時候，檔案機構不應把招聘人員鎖定在檔案學專業人才上，計算機方面的人才、管理方面的人才甚至銷售和統計方面的人才也都是我們需要的。這樣不僅能適應檔案信息化建設的潮流，還能夠在機遇中有所創新和發展，有利于高校檔案信息資源的開發和利用。

3.3.2開展檔案業務培訓

面對檔案信息化，高校檔案機構的領導人員首先應該積極鼓勵員工進行相關知識的學習，以適應未來信息化的需要。高校檔案機構可以聘請檔案信息化方面的專家來給員工進行檔案信息化背景下的電子文件管理系統以及其他自動化辦公系統的培訓。開展業務培訓的方式有多種，如座談會、沙龍、專家輔導、專家講座等，同時要鼓勵檔案人員自我學習。在日常的檔案工作中，通過開展知識競賽、技能競賽等活動來營造良好的高校檔案文化。另外，還要熟練地掌握相關法律、法規、公共管理、檔案技術與保護，特別是計算機技術應用及外語等方面的知識，提高檔案管理人員的綜合素質，使高校檔案管理水平邁上新臺階。

3.4加強檔案信息化建設的基礎建設

3.4.1加強信息化管理的基礎設施建設

檔案信息化管理基礎設施建設包括硬件平臺和網絡平臺的建設。硬件平臺建設包括購置計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機、縮微設備、打印、復印等設備，進行信息安全防護等等，這些都需要較大的經費投入。同時，由于電子產品更新換代速度快，生命周期短，不可能一次投入定終身，其后續維修、更換、升級費用也不少。因此，要實現檔案信息化管理，領導部門必須加強重視，加大經費投入力度。

3.4.2注重信息管理軟件開發，不斷優化信息存儲手段

檔案管理軟件的先進性和適用性直接制約著檔案管理工作質量和使用者的滿意程度，各高校應從實際出發，開發和推廣適應本單位性質、特點和職能需要的檔案信息管理軟件，創建新的工作模式，以提高工作效率和服務層次。另外，配置高標準的磁介質檔案存儲設備，才能滿足電子文件和電子檔案管理的需要，才能保證檔案信息的安全，也才能通過規范數字檔案收集手段，及時準確將電子文件歸檔存儲，進行科學的后續管理，形成完整、準確的信息化檔案資源，從而也為檔案信息共享奠定基礎。

3.5促進檔案管理的體制建設

從制度層面來說，政府制定相關的制度和法律法規是保證高校檔案信息化建設的重要方面，也是保障高校檔案信息資源安全和檔案人員權益的主要措施。21世紀是科學技術的年代，也是法制的年代。倘若沒有法制的保障，高校檔案信息化建設必將混亂和危機重重。尤其在政務信息公開的背景下，電子文件的真實性和憑證性是電子檔案管理的一個重要方面，制定電子檔案的鑒定標準以及建立健全電子檔案管理法是不可或缺的。

另外，檔案工作是高校全局工作的重要組成部分，是高校改革與發展不能缺少的重要管理工作。為了對檔案工作科學管理、高效服務、便捷利用，可考慮對高校現有的檔案部門進行整合重組。即機構整合、人員整合，改革管理體制，理順工作流程；改善檔案管理條件和工作環境，建立指揮靈活的檔案管理信息網絡，消除工作死角，盡快使高校檔案管理利用工作步入規范化、科學化軌道，使檔案工作與學校其它各項管理工作同步發展。

3.6健全信息安全保障體系

高校檔案信息安全易受載體損害、設備故障或破壞、操作失誤、程序缺陷、病毒入侵、網上竊聽與篡改等因素的威脅，決定了其在網絡環境中存儲、傳輸的安全性要求高于其他信息。而目前電子文件的安全問題亟待解決。一是隨著高科技的飛速發展，諸如多媒體技術、傳真技術、信息網絡技術、光盤技術等在運用過程中存在著一系列安全問題。二是在數字化信息的輸入、存儲、傳輸和提供利用等方面，存在著信息失控、信息污染、信息干擾、信息丟失、信息竊取及病毒侵犯、人為破壞等不安全因素。三是電子文件的易改性、竊取手段的隱蔽性和電子終端的多樣性，給網絡監督部門對電子文件真實性的查證工作帶來了一定難度。四是由于對網絡身份難以鑒別，使電子文件合法操作者的權限受到了限制。高校要嚴格執行國家有關信息安全的法律、規章，建立信息資源安全保障體系，采取有效措施對數字化的電子文檔進行安全管理和維護，有效地應用身份認證、識別、文件加密、安全審計、病毒防護、權限控制、防火墻、安全備份等安全技術，確保檔案信息資源的安全、有效和網絡系統的正常運行。

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