民政檔案信息化建設芻議

姜旭穎

民政部門作為政府重要的行政職能部門，在保障人民群眾基本生活權益，維護社會穩定，促進經濟社會發展與社會和諧進步等方面都發揮這重要作用。民政檔案管理是民政部門的基礎工作，也是整個民政行政業務工作的核心內容之一。它包括民政文件資料的受理、錄入、整理、歸檔、管理、借閱、銷毀等環節。科學規范的民政檔案管理，對運用現代化手段維護民政工作文件資料的完整和安全，充分發揮民政行政職能，具有十分重要的意義。民政部門必須加快民政工作檔案管理、使用、創新，大力推進民政檔案信息化建設，檔案信息化建設是國民經濟和社會信息化的重要內容，在新的形勢和機遇面前，我們必須運用現代高新技術手段，全面提升民政檔案工作水平，以更好地適應信息社會對民政檔案工作的需求。

從民政部門檔案信息化建設工作的現狀看，目前主要存在以下幾個方面的問題：

一是對民政檔案信息化工作重要性認識不到位。當前，一些民政部門工作人員，甚至部分檔案工作人員也對抓民政檔案信息化重視不夠，簡單地認為民政工作信息化建設只要完成民政工作任務就可以了，對檔案主管部門的工作部署和檢查存在應付心理；而民政部門檔案工作人員往往又身兼數職，承擔著繁重的民政工作任務，不能專心做好檔案工作，致使民政檔案管理工作是“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”，造成有的基層民政檔案管理工作做完了，卻沒有將文件材料及時歸檔，亂丟亂放，出現人走檔丟的現象。

二是檔案工作人員信息化管理水平不高。從目前基層民政檔案專業人員隊伍的整體狀況看，普遍存在專業理論水平、信息化管理素質偏低等問題，與現時民政工作檔案信息化的發展要求存在較大差距。許多民政工作檔案管理人員的管理水平停留在傳統工作經驗上，信息化管理經驗不足，思想觀念和管理水平跟不上時代發展，缺乏創新和活力。

三是電子文件管理不健全。雖然當前的電子文件應用與管理越來越普遍，各級工作人員應用計算機開展工作越來越廣泛，但是，由于當前計算機技術開發、推廣與使用上的制約，以及民政工作法律政策規定的要求，民政部門對民政工作文件的管理和利用仍然采用"雙軌制"，即文件電子版與紙質文件實物載體同時并存，特別是針對電子文件修改、銷毀的隨意性的不確定性認知，人們還是對紙質文本的信任度較強，因此，電子文件的整理、歸檔并沒有被廣泛地重視起來，而且，有的部門的專門檔案室、檔案柜并未很好地建立起來或很好地使用，每個民政工作人員所使用的計算機里面都有電子文件，沒有按規定收集整理立卷歸檔，銷毀隨意性大，電子檔案管理很混亂。

四是民政檔案信息化基礎設施不足。由于對民政檔案工作信息化經費投入的不足、民政檔案信息化管理軟硬件設施還相對缺乏，使得民政檔案信息化管理相對滯后，不能適應民政工作信息化建設的需要，不能及時、迅速、準確、全面地為民政工作科學化、規范化推進提高提供有價值的信息資源。而且，目前部分民政文件資料仍然是人工歸檔、管理，計算機在檔案管理上的使用、保護水平較低，使民政工作檔案信息不能共享，查閱不方便。往往是要“沉入”檔案室的卷宗中，逐卷、逐頁尋找，不能適應民政檔案信息化發展的要求。

針對民政部門檔案信息化管理工作中存在的上述問題，結合檔案信息化工作實際，要實現民政檔案規范化管理，應從以下幾個方面采取對策：

首先，要加強民政檔案信息化基礎建設。一方面各級民政部門應充分認識到做好民政檔案信息化工作的重要意義，適應民政工作信息化建設和檔案事業發展的要求，把檔案信息化納入民政信息化建設的總體發展格局中，以促進民政檔案事業持續快速健康發展，為民政事業發展服務。另一方面，要提高檔案人員的業務素質。把檔案信息化建設相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識等列入民政檔案工作人員知識更新和繼續教育工作計劃；采取請進來與走出去相結合、專家授課與個人自學相結合等培訓方式，加強對檔案業務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，普及信息技術知識，提高檔案業務人員掌握和運用現代化技術的技能，不斷拓寬民政檔案管理人員的知識面，準確掌握《檔案法》、民政部關于文書檔案工作的有關規定和要求，促進基層民政檔案信息化管理水平的不斷提高。并且，民政檔案工作人員要堅持在工作中學習和掌握民政工作信息化的有關知識，努力自主提高自身的業務素質，適應當前和今后一個時期的工作需要。

其次，要加強民政檔案信息資源和應用系統建設。一是要加強電子文件歸檔管理。民政部門要根據民政工作檔案管理的要求，加強對本部門電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導，保證各單位產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。及時總結、推廣經驗，引導、規范機關電子文件的歸檔管理。二是要盡快實現民政檔案的信息化與民政工作的信息化同步。民政檔案必須適應民政工作信息化要求，把電子文件妥善保管起來。民政工作信息化的迫切要求及快速發展，對民政檔案管理提出了更高的要求。隨著計算機技術的發展，數據存儲技術的成熟、數據安全問題的解決，電子文件將不斷增加，紙質載體的文件數量將不斷萎縮，電子文檔的應用是檔案發展的必然。民政工作電子文件不止是日常工作形成的方案、總結之類的文稿，更多的會是越來越多的每個工作日里形成的婚姻登記文書檔案、正式的文件，低保救助、五保管理、民間組織等申報審批形成的數據資料，地名管理、勘界協議、退役士兵安置等工作中形成的文件資料及各類電子版的影像檔案，都要越來越多地作為電子檔案保存、應用，使民政檔案現代化與民政工作信息化有機結合，同步發展。

再次，要加強民政檔案信息安全體系建設。按照《檔案法》和民政工作的相關法律法規的要求，在上級檔案工作主管部門的指導下，民政部門要建立健全與檔案法律法規及民政工作相關法律法規相配套的一系列內部管理制度，建立民政檔案信息安全保障體系，逐步完善檔案信息安全管理體制，進一步規范民政工作電子文件檔案管理工作，加強對計算機檔案管理系統的管理，確保檔案數據庫安全；加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效。

信息化條件下，文檔一體化已經成為普遍共識，電子文件管理工作做得如何將直接影響電子檔案的真實、完整、長期可讀，推進民政工作檔案信息化建設是檔案工作的必然選擇。民政工作檔案是民政工作的記載，是工作中形成的文件材料的歸宿，以民政檔案信息化建設作為推進民政工作，推進民政檔案事業發展的杠桿，以此推動民政工作及民政檔案工作的規范化、制度化建設，為構建社會主義和諧社會服務。