網絡環境下區域性檔案信息資源共享探析

方雯　何琛　茆葉青

[摘 要]檔案信息資源共享建設是檔案事業適應時代和社會發展的必然趨勢。整合檔案信息資源實現社會化共享是新時期加強國家檔案資源建設的一項重要舉措。 本文探討了區域性檔案信息資源的整合，通過共享數據實現為公眾提供多種形式的利用服務，并通過利用需求的反饋信息，改進和完善共享數據平臺的建設，更好地服務于社會各領域。

[關鍵詞]檔案信息資源；數據整合；共享；利用

、隨著信息技術的迅速發展，檔案管理也步入信息化時代。檔案作為人們工作、學習、生活及各項活動的原始記錄，其參考依據和憑證價值越來越為人們所重視。網絡技術的發展，使得人們對信息資源的獲取不再受時空限制，可以直接對信息源檢索而獲取信息。《政府信息公開條例》的頒布以及“五位一體”公共檔案館的提出，將檔案信息資源的開發利用，提到了重要的地位。面對這種發展趨勢，如何加強網絡環境下檔案信息資源的共享建設，從而更好地為社會各領域服務，成為我國檔案信息化建設的重點。本文就網絡環境下區域性檔案信息資源的共享建設進行了探討，提出了自己的建議。

1、加強區域性檔案信息資源的整合

要實現一定區域內檔案信息資源的共享，首先要實現將分散在區域內的各級綜合檔案館和專門檔案館的館藏檔案信息資源進行整合，檔案信息資源的整合是共享的基礎。

區域性檔案信息資源的整合，首先需要確定公開檔案信息數據的范圍，制定統一的整合規范和標準，建立統一的元數據字段格式，然后由各館依據公開范圍、整合的規范以及數據庫的統一格式，建立檔案信息目錄數據庫。考慮數據庫的可擴充性、來源的多樣化以及檢索的多途徑，字段的設置尤為重要，是整個數據庫的核心和基礎。一個高質量的數據庫，既要保證其數據的準確性、內容的完整性，還要考慮數據的規范化、穩定性以及可擴充性，因此，共享數據庫的建立必須從數據的整合開始，嚴格按照統一的元數據標準進行。由于整合涉及的部門和范圍比較廣，因此共享數據庫的建立，可分批、分階段地實現，并優先考慮整合利用率高、使用面廣的檔案信息資源。數據是共享的基礎，只有充分整合的數據，才能為區域內公眾利用檔案信息提供便捷的全方位的服務。

2、充分運用多種技術手段

檔案信息資源的整合與共享是以計算機、網絡及信息技術為主要手段的系統工程。因此，它的實現依賴于各方面技術的成熟和普及狀況。在檔案信息資源共享建設過程中，我們要綜合運用多種技術手段，實現檔案信息資源的共享，方便、快捷地滿足各類用戶的利用需求。

運用多種技術手段實現檔案信息資源的共享，首先是硬件技術的運用。硬件技術主要指使用配置較高的硬件設施，如高配置的計算機、掃描儀、存儲設備等，這些硬件設施為檔案信息資源的共享創造了良好的硬件環境。其次是軟件技術的運用。既包括共享軟件平臺管理系統，也包括共享平臺運行的網絡環境。對于軟件平臺的選擇，不僅要考慮軟件的先進性，還要考慮其兼容性，要根據區域內檔案信息資源的實際建設及應用情況，選擇和開發合適的軟件平臺；而對于共享平臺運行的網絡環境，保障其安全是重中之重。網絡環境安全的保障主要需做好基礎防護工作，具體有服務器及時打上補丁、防病毒軟件的安裝與升級更新、防火墻設置以及數據庫系統的安全防護，另外還需要做好數據的備份。檔案信息數據的整合花費了大量人力物力，如果因安全問題造成數據丟失必將造成重大的損失，因此，需要及時做好對檔案數據的異地異質多套備份，以確保信息資源的安全。

3、開展多種形式的利用服務

我們實現區域內檔案信息資源共享的目的，就是為了整合現有檔案信息資源，為社會各領域提供方便、實用、有效的檔案信息利用服務。檔案人員要拓展思路，改變傳統的服務模式，充分利用區域內檔案信息資源共享平臺，開展多種形式的網絡服務。各級各類檔案館將特色館藏通過共享平臺向公眾展示、宣傳，通過共享數據庫，提供多字段、多種方式的信息檢索服務，并依托共享網絡平臺為社會公眾提供論壇、E-mail、表單式以及在線實時咨詢服務。同時，區域內各級各類檔案館可以指定專人負責，根據具體的咨詢要求，有針對性地及時向利用者提供相關的檔案信息或查找線索，實現區域內檔案利用的聯合咨詢服務網絡。網絡環境下多種形式的利用服務的開展，更好地增強了檔案信息資源服務社會的能力，也提升了區域內各檔案部門檔案資源的利用率。

4、利用需求反饋信息的收集與分析

檔案信息資源共享的目的就是為了利用，而檔案的利用除了為利用者提供檔案信息，還包括檔案信息利用情況反饋效果的收集。檔案利用需求的反饋也是檔案信息資源共享數據建設和完善的一個重要依據。區域內共享數據的整合，是依據各級檔案館的館藏優勢確定整合的范圍，而在提供利用的過程中及時了解公眾的需求，對利用反饋信息進行有效分析，及時發現整合數據不完善的地方，再對檔案信息資源進行深層次的挖掘和補充，不斷加強和完善共享數據的建設，從而提高共享檔案信息資源的質量和針對性，并改變以往傳統的“坐等用戶上門”的被動服務為以用戶需求為導向、深入挖掘信息的主動服務。

檔案信息資源共享建設是一項復雜的系統工程。我們應以信息化為依托，不斷運用現代化的技術手段裝備檔案部門，更新理念，以檔案信息資源的共建共享積極推進檔案事業的改革與創新，從而實現檔案信息資源的社會化共享。

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基金項目：本文為2013年度江蘇省檔案局資助科技項目“公眾需求導向的區域性檔案文化傳播平臺構建研究”（項目編號為2013-8）研究成果之一。