企業檔案管理模式探索

楊赫

[摘 要]自我國改革開放以來，企業的管理模式也在積極轉變，其中鐵路運營模式的轉變尤為突出。筆者就對鐵路企業檔案的管理模式重要性進行了分析，并提出了提高檔案管理水平的方式。

[關鍵詞]鐵路運營；檔案管理；信息化管理模式

企業檔案管理工作是一門科學性很強的系統工程，同時企業檔案管理的內容豐富，并且管理過程較為復雜，需要企業檔案管理人員的共同配合。鐵路企業需要有效管理企業檔案，以順應社會對企業檔案管理發展要求，創建新型企業檔案管理模式，將管理信息化，只有這樣才可以使企業檔案成為鐵路企業的有效資源，從而促進鐵路企業的蓬勃發展。

1.鐵路企業檔案管理的特點

1.1管理對象范圍廣

檔案管理的對象是檔案，服務對象則是檔案利用者。但鐵路企業檔案管理與傳統的企業檔案管理不同，鐵路企業檔案更加的分散，并且檔案數量較多，與社會利用檔案聯系較大。對檔案需求的不斷增加，在一定程度上促進了鐵路企業檔案管理水平的提高，鐵路企業檔案管理的對象范圍的更加廣泛使鐵路檔案管理工作不斷向前發展，由過去的分散管理變為今天統一管理。

1.2管理理念新穎

信息時代促進了鐵路企業檔案管理模式的轉變，管理理念更加新穎，運用領域也更加深廣。鐵路企業檔案管理工作者需要有善于接受新事物、新知識的態度，適應時代變化，適時改變工作方法與策略，科學合理地進行企業檔案管理，使企業檔案工作更加高效、有序地進行，保證檔案管理工作的規范化。

2.鐵路企業檔案管理的重要性

企業檔案在鐵路企業發展中占有重要地位，因此檔案管理也就成為了鐵路企業管理的重要環節，成為影響鐵路企業在市場競爭的因素之一。鐵路企業檔案記錄著鐵路企業經營活動，真實有效地反映了鐵路企業的發展歷程，其中的知識信息和科技資源切實地反映了鐵路企業的發展過程，同時也成為了鐵路企業發展的催化劑。鐵路企業如果可以對檔案信息進行有效管理，抓住機遇就可以加快鐵路企業檔案的管理進程，從而發揮鐵路企業檔案的實用價值，促進鐵路企業發展。

2.1提高信息組織的工作效能

目前，網絡技術與檔案管理結合已經成為了必然趨勢，在鐵路企業的檔案管理工作中廣泛應用，由此鐵路企業的檔案管理有效地提高了信息組織的工作效能。信息服務是企業國際化戰略的重要組成部分，在加強企業的信息服務工作的過程中，鐵路企業需要發揮檔案信息的價值，通過建立網上檔案管理系統，為鐵路企業管理上提供有效的依據，保證鐵路企業持續、快速發展。

2.2保證企業檔案的安全

鐵路企業檔案管理采用信息化的技術將檔案信息儲存到計算機中，然后以電子文件的方式分類、管理和保存。信息化的手段有效避免了檔案信息丟失的危險，保證了鐵路企業檔案的安全。

由于多數的檔案管理都采用了信息化手段，鐵路企業需要高度重視，并利用多種信息化手段保護確保進行檔案管理時網絡的足夠安全。通過防火墻等技術保證企業檔案的安全，避免外部因素對企業檔案造成的不利影響。

3.提高鐵路企業檔案管理的方式

3.1構建知識平臺

隨著科學技術的不斷發展，鐵路企業檔案管理也面臨著環境變化的難題，管理環境變化多樣改變了企業檔案信息的收集方式。一方面，鐵路企業的檔案可以通過網絡傳送到檔案管理部門，檔案管理部門統一進行收集整理。除此之外，鐵路企業也可以將檔案信息直接錄入到檔案數據庫中，免去了中間環節。由于鐵路企業檔案管理變化多樣，檔案管理人員可以通過網絡進行實時跟進，從而隨時對存入系統的檔案進行采集核對。

鐵路企業檔案管理部門可以對企業檔案進行調整和完善，結合實際情況，以企業自身的檔案管理特點為依據，構建知識平臺，提高鐵路企業檔案管理效率。鐵路企業應積極借鑒相關企業的檔案管理模式，從中吸取經驗，構建出符合鐵路企業特點的知識管理平臺。另外，鐵路企業也可以構建企業日常運行的檔案檢索目錄，通過企業檔案信息高效傳輸交流，使鐵路企業的檔案信息可以永久性地保存。

鐵路企業也應該加強企業內部的檔案安全管理，同時根據實際需要不斷調整鐵路企業內部檔案利用的機制，有效利用檔案信息的高效傳輸，最大限度地發揮檔案在鐵路企業發展中的價值，從而實現鐵路企業的長遠發展。

3.2適應市場環境的需要

隨著社會發展的需求不斷增加，鐵路企業檔案管理也應該適應市場環境的需要，采取文檔一體化的管理模式。將過去的文件與檔案統一地進行管理，使之形成一個有機整體。文檔一體化的管理模式可以使鐵路企業檔案管理適應市場環境的需要，從而使鐵路企業檔案能夠得到有效的控制。

3.3提高工作效率

企業檔案管理方式需要適應現代化的發展要求，充分利用現代化技術，促進鐵路企業檔案管理工作效率的提高，因此鐵路企業檔案管理工作模式必須順應時代變化進行相應的改革。

利用網絡技術對鐵路企業檔案進行系統整理，應用信息化、現代化手段進行企業人力資源管理。鐵路企業需要緊隨時代發展的潮流，適應社會發展的需要，掌握先進的企業檔案管理技術，同時鐵路企業也可以適引進現代化技術，學習國外檔案管理的新技術，不斷提高自身的檔案管理水平，從而實現檔案管理現代化與信息化相結合的目標。

4.結語

鐵路企業檔案管理工作需要適應時代需要，對檔案管理要給予重視，對企業檔案管理中存在的問題能夠及時發現、及時解決。鐵路企業只有充分重視檔案管理，才可以充分利用企業檔案，為鐵路企業提供更為人性化的服務。因此，鐵路企業需要不斷優化自身的檔案管理工作，從而促進企業檔案工作迅速的發展。企業檔案管理信息化模式探索。

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