夯實檔案室的基礎工作是提高服務質量的關鍵

徐彤艷

[摘 要]先進的管理理念是實現檔案管理現代化的前提，現代的管理技術是實現檔案管理現代化的基礎，科學的管理機制是實現檔案管理現代化的保障；檔案管理的各項基礎工作是提高服務質量的關鍵，是檔案工作領域內的一場技術革命，必將給檔案工作帶來巨大的變革，產生深遠的影響。

[關鍵詞]新

隨著檔案資源的急劇增長和社會對檔案利用的頻繁程度，傳統的檔案利用方式和方法已越來越難以適應現代社會利用的需要和檔案信息現代化的需要。因而，作為儲存并提供利用的檔案工作，特別是檔案管理工作的現代化，其重要性日益顯現出來。檔案工作內部的重心也應從初級的檔案存放利用，上升到適應新形勢下得“檔案現代化管理”上來。檔案管理作為檔案工作的終極目的，其重要性特征在得到進一步的強化。

一、提高檔案管理人員的自身素質和業務素質，增強對檔案的意識

提高檔案管理人員的素質，不僅要提高他們自身的業務素質和知識水平，更著眼于政治素質和實際本領的提高，加大教育培訓的力度，努力培養政治強、業務精、作風硬的檔案工作人員，作為檔案工作者始終要加強政治學習，增強黨性黨風修養和思想道德素質，自覺服從黨和政府對這個工作大局，要解放思想、觀念、勤于思考、堅定信心。提高適應崗位要求的實際本領，珍惜檔案工作崗位。要深入進行調查研究，提高新時期對檔案信息的認識和要求，不斷總結和探索，提高管理水平。同時也要提高檔案管理者對檔案的意識和法制觀念，認識到檔案的重要性和潛在價值，必須意識到檔案工作是全館工作的基礎之一，是重要的信息資源，

增強檔案意識，提高全員檔案認知程度，首先是加大對檔案知識的宣傳和檔案業務的培訓。檔案管理人員更多地參與到各類材料形成檔案的整個過程中，向各處室人員講解文件收集整理歸檔的每個步驟，力求不斷擴大全體人員及管理人員對檔案工作的了解，使每個人員認識到：科研項目結題時，如果沒能按時整理歸檔科技資料，那該項科研活動就不能算完結，只有做好歸檔工作，整個科研項目工作才算是有始有終。做好檔案歸檔工作是科研單位職工的良好素質體現。

二、健全管理制度，建立全館一體化的管理新模式

健全檔案管理制度十分重要，如建立收集制度，保管利用制度、制度保管期限，歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入我館崗位職責和考核辦法之中，在提高全員檔案意識，使他們積極主動歸檔配合檔案部門工作的同時，建立檔案傳遞、登記制度、實行動態管理，一是遺失及時查找補損，確保材料完整。

因此在貫徹檔案各項管理制度的基礎上，制定專職檔案人員的工作職責以及借閱、保管、保密、利用和檔案工作考核檢查制度，以嚴密的制度規范檔案制作程序，保證檔案質量，確保各種類別、各種載體的檔案集中統一管理，做到從立卷歸檔到保管統計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲等每個環節都有據可依，為規范、高效地開展檔案管理工作奠定基礎。

三、多渠道、多途徑收集文件材料，加強檔案利用反饋信息的管理

檔案管理的最終目的就是利用，發揮它潛在的經濟效益和社會效益。因此單位檔案工作要多渠道、多途徑地開發檔案信息資源，使檔案為單位各項工作，特別是提高管理水平和開發利用檔案信息，為館內決策服務。收集利用反饋信息，了解和研究檔案的反饋信息，可以了解檔案信息發揮作用的情況，總結經驗教訓，提高檔案利用率。

服務對象的差異，需求不同，形成了各自的特有的材料，因此收集材料的多少，價值的大小，直接影響現代檔案材料的利用率。

為從源頭上保證館檔案室收藏資源，我館反復多次修改歸檔范圍，保管期限，使之更加合理化，同時檔案的載體也實行多樣化，除紙質外還包含了照片、錄音、錄像、實物等。

四、實現新形勢下檔案管理現代化，工作標準化

檔案管理工作現代化不僅是先進設備的配置，還包括管理技術和管理思想的現代化，工作標準化。轉貼于233網新時期現代化的管理離不開現代化的設備，但是工作標準化、規范化是實現現代化管理的前提。檔案工作標準化規范化的內容包括案卷組織的方式、格式、分類規則、著錄和索引規則，文獻編纂規則等。

這些標準化，規范化的管理都離不開先進的技術，尤其是現代化管理中計算機的技術，光盤技術等先進技術的應用，更少不了懂得先進技術的人才。只有先進的設備，先進的技術，懂得先進技術的人才和先進的思想并有機結合起來，才能真正實現新時期檔案管理的現代化。

五、加快數據準備，推進檔案現代化管理進程？

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2.分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3.分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

六、加強檔案人員計算機知識和技能的培訓

新的歸檔方法是以檔案工作的現代管理為前提的，沒有現代化的計算機設備，不具備操作計算機的能力也是不能勝任工作的。對文件級檔案管理，業務人員要加以正確認識，不僅要加強新的檔案整理辦法，而且要學習和掌握計算機知識和操作技能。努力創造條件，爭取早日實現檔案的現代化管理。

要促進檔案信息化管理，除了計算機及其配套設施必須跟上外，首先必須強化信息意識和信息觀念，變靜態檔案信息為動態信息，搞好信息資源的開發和利用。其次，要加快開發和利用現有信息資源。同時，要通過現代信息處理技術對現有的各種檔案進行數字化處理和存儲，加強檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設。當然加強電子檔案歸檔管理和人才建設是不可或缺的一條。

所以說，抓好檔案管理的現代化人才隊伍建設是做好檔案工作的關鍵，建設一支高素質的檔案隊伍是奠定檔案事業長足進步的根基。要加強人才專業培訓，吸收各方面人才，善于發現人才，壯大充實檔案信息服務的人才隊伍。

參考文獻：

[1]冼漢聰.《文書檔案管理的辦公自動化應用》[J].商情（教育經濟研究），2008，（06）

[2]劉一力.《檔案管理職能的理論探索》[A].回顧與展望：2010年全國檔案工作者年會論文集