企業人事檔案管理社會化研究

李冬敏

隨著我國社會主義市場經濟的不斷發展，企業之間的競爭也越來越激烈，因此殘酷的市場環境，對各企業的發展提出了更高的要求。企業若想獲得利潤贏得發展，加強管理，降低成本，提高企業競爭力是最基本的公司戰略。目前隨著管理水平逐步完善，成本價格信息逐漸公開的情況下，企業為了進一步降低管理成本，提高管理水平，在檔案管理方面開始實行了新型的管理模式——檔案管理社會化。

一、概念的界定

社會化本是社會學的專業名詞，目前社會學家普遍認同的社會化概念是“指個體在與社會互動的過程中，逐漸養成獨特的個性和人格，從生物人轉變為社會人，并通過社會文化的內化和角色知識的學習，逐漸適應社會生活的過程”。社會學的社會化概念是指人作為個體融入社會的過程。

目前社會化一詞被人們廣泛提及，如生產社會化，社會化分工，社會化營銷等，社會化的主體不再僅僅是個人，而是延伸到各個領域，由此可見社會化已經不再局限原有內涵，已經被人們賦予廣闊的外延。現如今檔案管理社會化在檔案界已經形成共識：檔案管理作為一個個體融入社會的過程。雖然目前眾多學者對檔案管理社會化都給出了定義，但是筆者認為最為詳細和具體的解釋應為——所謂企業檔案管理社會化協作就是在企業檔案管理過程中，將某一部分檔案的管理職能委托給企業外部特定的組織機構（如檔案事務所、檔案咨詢服務中心、檔案寄存中心等），由這些機構利用其專業優勢，對這些檔案信息進行有償地管理和開發利用。

二、檔案管理社會化的必然趨勢

企業人事檔案管理社會化是當今檔案管理的一種新型模式，就目前來看，雖然這種模式的提出時間不長，卻已經逐步在各大城市開始實行，許多檔案管理中介機構不斷出現，并取得了較好的經濟和社會效益。筆者認為檔案管理社會化發展如此迅速并逐漸成為一種新的模式有著深刻的社會、市場和技術原因：

（一）社會根源

隨著社會的發展和科技的創新，社會分工日益細化，社會機構的發展也日益專業化。而原先企業中相對完整的職能機構勢必會造成企業的成本過高，負擔過重，影響其在市場中的競爭力。在市場經濟中，企業的目標是實現利潤最大化，促進企業的發展，而取消企業一部分職能機構，把這部分業務投放到社會專門機構中，是檔案管理社會化的社會根源之一。另外，目前國家對檔案管理加大了重視力度，近期出臺了許多關于檔案中介機構的政策和規定，為檔案中介服務市場營造出了良好的市場秩序和市場環境，也為檔案中介服務市場的發展提供了法律依據。

（二）市場需求

首先，企業為了減少管理成本，提高管理效率，急需把自身內部的檔案管理機構精簡掉，把檔案業務外包出去，由此催生了檔案管理中介機構。其次，隨著現代企業制度的建立和完善，企業對檔案信息的重視程度也在不斷加強，特別是在當今信息社會，知識產權，企業人事等信息對企業來說具有很大的價值，但是目前一些中小企業對自身檔案沒有能力進行專業化管理，因此需要專業的檔案服務機構能夠代替其進行管理。最后，目前經濟快速發展，企業的重組、兼并和破產已經屢見不鮮。但這個過程中，會產生大量的無人管理的檔案文件，這些檔案的保管不利會給企業和社會造成極大的損失。正是這些迫切的需求的驅動下，使得企業檔案管理社會化的實現有了實踐動力，成為了可能。

（三）技術支持

當今社會是是信息化社會，信息技術被應用到各個行業領域中，自然也為檔案管理社會化提供了技術保證和支持。當企業內部檔案管理機構無法滿足檔案管理需求的情況下，依靠外界專業的管理團隊和服務機構提供服務。這些社會機構通過先進的科學技術，先進的信息管理手段一方面能夠保證高效的管理水平，形成企業內外在社會范圍內的有效協作，降低企業檔案管理的成本，提高企業的經營管理效益；另一方面還可以通過先進的科學技術隨時與企業進行交流，保證了企業能夠及時的掌握其檔案信息及最新動態，提高工作效率。

三、措施及建議

通過上文可知，檔案管理社會化能夠有效地實現企業檔案管理的各項職能，創造出良好的社會、經濟效益，從而能夠有力的促進企業的發展，同時越來越多的企業開始重視而且已經投入檔案的社會化管理中去，檔案管理的社會機構也開始遍地開花的運行起來。因此如何更好地實現企業檔案管理的社會化就成為目前檔案部門急需解決的問題。筆者認為應該從以下兩個方面入手：

（一）健全中介機構，加強管理規范

首先加強對檔案中介機構的行政管理。目前我國的檔案中介結構包括檔案事務所、咨詢服務中心、事務服務中心等。雖然目前我國對于這些機構有一些法律法規進行約束，但是檔案中介服務市場比較龐大，秩序還是比較混亂，不排除一些機構為了個人私利，損害客戶權益的行為。因此，要加強對中介服務機構的管理和規范，不僅需要政府的法律法規的約束，還需要檔案行政管理部門對其的監督指導。其次要加強中介機構自身建設。檔案中介機構作為一個服務機構，提高服務質量是機構的戰略核心，只有提高了服務質量，健全了機構業務，才能使企業放心的把檔案管理的職能委托給機構。提高服務質量除了加強管理，積極拓展業務外，還需要有先進的技術設備和高素質的從業人員。

（二）加強市場的引導作用，轉變傳統觀念

雖然目前檔案管理外包已經成為檔案管理界的一種趨勢，但是在一些中小城市和中小企業還是保留原有的傳統觀念，對檔案管理工作不太重視，缺乏新的消費觀念。我們知道消費觀念不是自發形成的，而都是源于市場的培育和引導，所以加強市場秩序管理，嚴格市場準入門檻，保證檔案市場的健康繁榮的發展是轉變企業觀念的主要手段。隨著檔案中介服務市場的不斷發展和完善，市場的繁榮會逐步地引導企業對于檔案中介服務的消費觀念的形成和完善。這位企業才會積極主動地將其檔案管理職能委托給檔案中介機構，由檔案中介機構對其進行有償的服務，同時這樣又反過來促進了市場的進一步發展。這樣，就給企業檔案管理社會化協作的有效實現提供了動力源泉。

此外，加強建立行之有效的保障體制，借鑒國外先進的經驗都是檔案管理社會化正常運行的重要保證。既然社會化是我國企業檔案管理工作的新模式、新趨勢，因此如何做好檔案管理工作的社會化進程的推動工作，是目前我國檔案工作的當務之急。但是檔案管理工作的社會化并不是一蹴而就的，需要動用社會各方的力量，逐步建立健全各項體制和規范，所以說企業的檔案管理社會化進程還需要很多路要走。