文書檔案的信息化管理工作探析

王麗艷

[摘 要]隨著信息化技術的發展，改變了傳統檔案的管理方式，尤其是文書檔案的管理，本文就對當代文書檔案管理的結構設計及功能進行分析，并對當前形勢下如何實現文書檔案的信息化進行探討。

[關鍵詞]文書檔案；信息化；管理；問題；對策

前言

作為新時期檔案管理不可或缺的重要部分，我國文書檔案的管理也迎來了新的機遇，從傳統的手工方式實現了信息化的管理，本文主要介紹信息化建設的構成與功能，提高信息化管理水平。

1.傳統文書檔案管理工作中存在的問題

受到傳統思想的影響，很多企事業單位仍然采用傳統的方法進行管理，采用傳統方法進行檔案的收集、整理與歸檔，導致管理中的問題頗為突出，除了借閱的實效性較差，還有管理的難度較為復雜，每次都要進行登記，同時，文檔非常容易破損，尤其是多次被借閱的文檔，常會導致文檔損壞，很多珍貴材料流失。

2.實現文書檔案信息化管理的優勢

2.1改善了辦公的效率

從計算機出現至今，大大改進了信息處理水平，改善了傳統手工操作的弊端，強化了資料的完整性與齊全性。運用計算機軟件后，文件的資料收集、儲存與分類等工作都更加完整且整齊，工作變得更加簡單，大大提高了辦公的效率。

2.2實現了新信息的共享

傳統的手工操作無法實現信息共享，導致大量信息被閑置，導致資金浪費，獲取信息難度增加。計算機技術運用后，傳統的檔案管理從案卷級深入到文件級，實現體系化管理。同時，網絡技術的快速進步，檔案信息與載體被分離開來，與其他信息系統建立合作關系，改進了工作的效率與質量。同時，也改進了信息的查準率，降低了空間的制約。同時，網絡平臺的建設也可以在第一時間了解到檔案部門的工作狀況，實現動態化的控制管理。

2.3保存文件的穩定性有了明顯提升

電子文件的優勢在于保存壽命長，這是與傳統紙質檔案最大的區別，受外界環境的影響較小，尤其是近年來科學技術水平不斷提高，電子技術水平不斷提高，電子載體設備日益完善，可以根據需求選擇合適的載體，便于傳遞，易于存儲，穩定性有了明顯的提高。

2.4改善了文件傳遞的便捷性與安全性

過去，在傳遞文件的過程中常會受到不同因素的影響出現破損或丟失的問題，過于依賴傳統的郵政速遞方式，受到距離影響較大。同時，受到環境等因素的影響，也常會導致文件丟失或延誤，造成檔案人員工作的困擾，而計算機技術的應用則徹底改變了這一問題，實現了網絡傳輸，提高了傳遞的速度與安全性。

3.文書檔案信息化管理中存在的問題

3.1降低了文件的保密性

受到信息化特征的影響，電子文件的保密性要低于傳統文件，形式多變，常會被別有用心的人更改，而且沒有痕跡，盡管防偽造的技術在不斷提高，但其內容的變動仍要大于紙質文件，應用的人無法了解檔案的原貌，對其原始性認識不夠，而且無法為每份電子文件蓋章、簽字處理，無法憑借這一媒介判斷文件的真偽，這都給電子文件的保密工作者提出了新的要求。

3.2對檔案管理人員提出了更高的要求

隨著電子技術的應用，傳統紙質檔案的管理方式無法滿足需求，因此，在當前形勢下要加強檔案管理人員對計算機技術或數據通信技術的應用水平。因此，新時期的管理人員要不斷地豐富自身的知識水平，不能固步自封。這是當前制約我國檔案管理水平提升的首要問題，尤其缺乏復合型的檔案管理人員，影響檔案管理的信息化技術水平，盡管現代化設備在不斷增多，但利用水平低，實現信息化成為一種口號。

4.應對文書檔案管理信息化問題的對策

從上文的分析中我們不難看到，實現文書檔案管理的信息化后，利弊共存，從其對現代檔案管理工作的影響來說，仍然是利大于弊，下面就針對上文中提到的問題，制定出有效的解決對策。

4.1將信息化系統內外網隔離

隔離內部的信息化網絡與外網，建立物理的隔離層，這是當前保護網絡最為直接且有效的方法，同時從經濟性的角度來看，也十分可行。在當前形勢下，我們主要采取路由器的隔離方法，由路由器濾掉被屏蔽的IP地址與服務。可以先將所有的IP地址屏蔽，然后將需要的地址允許通過。如果第一層的防護隔離無法達到隔離的目標，可以運用防火墻的隔離方式，當前采用的防火墻多數都有認證機制，不論是哪一種，都具備過濾進、出網絡數據的功能；具有管理進、出網絡的訪問的能力；嚴禁某些禁止的業務進入；記錄通過防火墻的信息內容與活動，對網絡攻擊進行檢測并給予警告的功能，方可確保系統的安全。

4.2改進檔案管理人員的綜合素質

首先，增加硬件設施的投入力度

硬環境是做好檔案建設的重要基礎，唯有創建良好的硬環境，工作人員才有工作的信心，業務人員的水平才能得到提升。從具體的實踐來看，唯有強化管理部門的硬件設施，檔案人員方可通過這些設備才能實現管理水平的提高，增強業務水平，提高檔案管理的效率。

其次，豐富檔案管理人員的知識水平

在日常的教育中要采取“自學為主、培訓為輔”的方式進行檔案人員的培訓，建立終身教育機制，促進檔案人員知識能力的提高，與時代發展相適應。在日常工作中不斷學習，豐富專業知識，提高自身知識能力，在單位內部建立激勵約束機制，將檔案的專業水平作為業績考核的一項指標，激發員工的積極性。

最后，增加檔案部門與區域間的合作

要想提高檔案管理的水平，必須要加強系統間與區域間的合作，互相學習，揚長避短，運用現有的資源進行知識的更新，同時采用現代化的科技手段促進檔案人員專業水平的提升。

5.結束語

作為人類實踐活動記錄的重要組成部分，檔案可以還原歷史真實，是信息家族的重要組成部分，因此，在新時期強化檔案信息化建設迫在眉睫，是社會進步的重要組成部分。

參考文獻：

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