淺論事業單位檔案管理信息化建設的途徑

張少丹

[摘 要]為了體現在事業單位檔案管理方面的改善以及體制的進步，檔案信息化建設已成為大部分企業的重點發展項目。與以往相比，信息化管理的優勢更多的體現在了工作流程和工作效率等方面?？梢姍n案管理在對事業單位科學管理的一層保障，使得各方面的效率有了明顯的提升效果。

[關鍵詞]信息化；檔案管理機制的轉型；事業單位發展趨勢

檔案資源和檔案各項管理過程數字化是檔案信息化建設的重要組成部分，需通過信息系統和計算機網絡共同協作完成信息傳送，從而使得檔案資源更合理有效并有序的被整合，達到了檔案信息共享的目的。檔案信息化建設逐步走向數字化存儲和利用，充分體現出檔案工作的標準化進程。在2012年11月25日頒布的《全國檔案信息化建設實施綱要》指出，應把在統籌兼顧的同時并推進信息化的速度作為工作目標和主要任務。

一、什么是檔案管理信息化

從定義來看，由實體文檔的保管轉變為電子信息文件來提供服務的形式被通稱為檔案管理信息化管理形式。通過在對檔案信息的分類、分析、提取和加工可以提高檔案管理信息化的工作效益。相比舊的管理形式，這類新形式更易于保存與操作，在運用網絡的同時，既節約了檔案管理成本，也有利于效率的提高。使得電子文件更加規范化和數字化，并在部分中心城市發展數據庫，為公眾在網上查詢信息提供便利條件，同時也構建了完整的檔案信息化體制。

二、實施事業單位檔案管理信息化面臨的問題

事業單位現階段檔案管理方面的問題有以下幾個：

1、缺乏通用性

由于現階段工作部門的計算機配置與所用軟件的差異，文件檢索與軟件系統方面鉗制住了檔案信息管理的普及進度。

2、信息共享上的弊端

部分企業現階段的數據交換系統不能夠達到規范性、開發性、服務性等多層次發展的標準。

3、規范性

其次由于歷史因素導致的管理規范性差也是一大問題。這一問題在各檔案明細間尤為突出，不規范的工作標準使得在檔案管理信息化普及進程上成為一大障礙。

4、事業單位在檔案管理方面缺乏創新性

在越來越多的檔案存儲與整理途徑中，更應該考慮新技術的發展與計算機處理信息能力的提升，可見檔案管理在創新方面需要得到重視。

5、管理人員的素質問題

由原來實體檔案文件轉變為電子信息化檔案，對管理人員的素質條件必須嚴格。就目前形式來說，大多事業單位在管理人員工作水平與知識儲備上都有欠缺，要想使檔案信息更好的保管，提高工作人員的素質有利于資源的優化配置。

三、事業單位如何達到檔案管理信息化

第一，檢索方式與存儲模式的優化與革新。通過提高計算機的利用率，擴大存儲信息量并優化檢索配置對事業單位檔案管理信息化是一種方式。既要保證技術，又要監督管理，二者共同對檔案的安全問題形成保障。同樣也需要紙質檔案與電子檔案的備份查閱管理，在檔案查找方面提供很大便利。在完善電子檔案的過程中，讓分散的信息點通過整合，有順序的排列處理，也可以共享檔案信息資源。

第二，推進管理人員綜合素質的提升。對管理人員的素質可以通過培訓的方式來提高，以便建立更復雜的管理知識構架。建立復合型人才的高尖端團隊也是對檔案管理團隊綜合能力的提高，同時也能有效的解決資源配置上的一些弊端。

第三，運行有效的檔案管理安全與保密機制。事業單位在檔案管理方面可以把安全與保密機制作為管理工作的重點。檔案信息的管理在運作、傳播與共享的過程中可能產生一些疏漏，導致檔案產生安全問題。通過運行安全與保密機制，可以保證信息對指定人員公開的安全性。此外，不僅保障了日常辦公的安全性，也對整個檔案管理信息系統的安全問題構建起了一層壁壘。

第四，改進檔案信息管理走向標準化與規范化。在檔案信息管理中，規范與標準起著重要的制衡作用。在構建檔案信息管理的同時也應該多參考國家管理機制的標準，因地制宜，結合優秀的管理機制成果并形成符合本單位的管理標準。在建立管理數據庫的時候，標準化與規范化更是有著不可小覷的作用。對各形式的檔案數據形成有層次的劃分管理，并在統一規定下進行數據與文檔間的轉化與共享操作。這種方法有利于解決數據在轉化與共享過程中的一些不足，也對日后數據庫的更新與發展有著正規與標準的導向作用。

第五，促使檔案信息向數字化的轉型。推進數字化是檔案管理由實質性像信息化的前提，在推進數字化進程中，也是對檔案管理自身的一種保護形式。在實質檔案向數字化的轉變過程中，有關部門可以通過各種形式的載體把原有信息進行整合，建立健全的數字化檔案信息管理機制，在資源的配置與共享中發揮出檔案管理信息化的更大優勢。

在現今的事業單位發展過程中，檔案管理由實質化到信息化的轉型是當下的發展趨勢與必然結果，同樣也需要得到各事業單位的重視。在制定具體的檔案管理體制的過程中，信息化已成為各界人士關注的重點。不僅如此，在事業單位檔案管理的不斷轉型中，促進人力資源與工作效率的提升，與檔案管理工作相輔相成。事業單位檔案管理的信息化程度也代表著本單位內在的實力，也是適應現代企業發展的大形勢與源動力，