財會憑證檔案利用與鑒定銷毀解析

郭鳳艷

財會憑證檔案是財會檔案的重要組成部分，真實地記錄了一個機關、團體、企事業單位在經濟活動、經濟業務中經費使用的審批程序、使用方向、使用金額、使用日期等信息。憑證檔案是保障經濟發展、維護經濟秩序最基礎的原始信息。根據國家財政部、國家檔案局一九九八第三十二號文件規定：按會計憑證類、會計賬簿類、會計報表類分別劃定保期限為永久、長期，即：25～30年不等，其中會計憑證檔案保管期限15年。

一、利用基礎

國家機關、團體、企事業單位隨著經濟的增長，使單位經費總額不斷增加（除了一些單位經濟方面的特殊情況外），經濟活動的范圍也隨之擴大、經濟業務往來更加頻繁。財會憑證檔案形成的數量較十幾年前增長了3～4倍。有形成就必然有利用，財會憑證檔案的利用與其保管期限已不相適應，必須實施滯后銷毀才能滿足利用的需求。

二、現時利用

財會憑證檔案的價值是由其自身性質決定的，凡與經濟活動有關又需查證的利用均需要依賴于財會憑證檔案。雖然各機關、團體、企事業單位的職能有所不同、利用的目的也有所不同，但是，財會憑證檔案在經費支出、收入、發放、轉帳、結算方面的原始憑證作用是相同的、不變的。在處理經濟活動的同時，可以借助其調節、控制的輔助性功能對經費進行管理，使經費的使用更加合理有效。

三、過時利用

對財會憑證檔案的過時利用，除了現時利用能達到的目的外，最突出的利用就是處理因經濟制度發生變化后出現的遺留問題，還有經濟審計的利用。在社會轉型期，我國的經濟體制發生了重大變革，由計劃經濟轉為市場經濟，與人民群眾關系最為密切的是醫療制度改革以及住房貨幣化取代了福利分房等等，在這方面對財會憑證檔案的利用顯得十分重要。有一實例可以證明財會憑證檔案過時利用的重要性：上世紀八十年代末，按國家政策規定離休干部可在異地安家，并享受適當的異地安家費。有一單位為某干部在異地購買了一套小戶型房屋，明確其只享有使用權不享有產權。十幾年過去了，其子女對房產提出了異議，認為其父親應享有該房屋產權，稱其父親向單位繳納過房款。事情顯得十分棘手，其子女經常來到單位要求解決，最終通過查找利用財會憑證檔案，證明其父親繳納的是房屋租金不是購房款。與此同時，根據當時購房的實際價格提出了一個雙方都能接受，且又不違反政策規定的解決方案。

四、鑒定銷毀

國家財政部、國家檔案局一九九八年三十二號文件明確規定，會計憑證檔案的保管期限為十五年。其中有債權債務的憑證檔案、有項目建設的憑證檔案、有未了事件的憑證檔案不得銷毀。針對以上幾條是可以準確把握，其余的財會憑證檔案基本是以滯后銷毀來應對利用。據在一個地域的調查及不完全統計，大多數機關、團體、企事業單位對已滿保管期限的財會憑證檔案基本沒有實施銷毀。

第一，是為了應對利用。只是利用的目的根據具體情況有所不同。有一個大型煤炭企業，單位遷至兩百公里以外的新址時，不惜大箱大箱地把六十年代以來形成的財會憑證檔案實施搬遷，其目的不言而喻，就是為了應對利用。據說，常有關于用工合同等方面的問題要查證利用。

第二，銷毀財會憑證檔案存在風險。檔案管理部門一般不會輕易提出對已到期的財會憑證檔案實施鑒定銷毀，即使提請鑒定銷毀，審批領導也不敢輕易批準銷毀。按規定對已滿保管期限的財會憑證檔案鑒定銷毀，不用承擔責任。但是，由于國家的經濟制度改革以來，經濟活動呈現出多樣性、復雜性，加之改革需要不斷探索、實踐、完善，一些事物存在著不確定性。對于財會憑證檔案查證利用也存在未知的因素，倘若能夠預期已滿保管期限財會憑證檔案的后續利用，盡管工作、手續繁瑣，還是可以對已滿保管期限的財會憑證檔案進行篩選、重組、保存利用。只因財會憑證檔案的后續利用特征及指向模糊、難以把握界定，一旦保管期滿就銷毀，所有的單據化為烏有，整個經濟的信息鏈條受損，再也無法應對利用。因此，財會憑證檔案十五年保管期限是不能滿足利用的需求，延長財會憑證檔案的保管期限至二十五年可以基本滿足利用需求。

五、利弊分析

按期銷毀或保管期滿后繼續利用與否，是由經濟活動來決定的。市場經濟也是法制經濟，當與經濟活動有關聯的問題出現時，需要通過規范的程序或法律的途徑來解決。法律是以證據為準，證據能使一個隱蔽的事件通向彰顯。與此同時，發展經濟、構建和諧社會不僅僅需要知識、科技、勤奮，還需要誠實、秩序、公正、守法。當一個集體或個人不能自覺遵守秩序、維護公正、法律時，就得借助于有效地監督、管理手段來達到目的，財會憑證檔案是客觀的證據，能滿足監督、管理、維護公正、法律的利用需求。目前，根據國家對財會憑證檔案已滿保管期限的銷毀規定，并非強制性的。如不實施銷毀，已滿保管期限又未銷毀的財會憑證檔案畢竟屬于“編外”檔案，一方面還存在利用價值，另一方面卻不被重視，如果實施銷毀，當出現棘手問題時，正常的工作秩序就要受到干擾。相比之下，放寬并延長財會憑證檔案的保管期限，需要的只是適當的保存空間，這樣會更有利于財會憑證檔案的有效利用、更有利于經濟的持續發展、更有利于社會的和諧及穩定。